Na het invullen van een PDF-formulier worden de door u ingevoerde gegevens opgeslagen in interactieve formuliervelden. Iedereen die het document opent, kan uw invoer bewerken, de cijfers wijzigen of de tekst wijzigen. Door het bestand PDF Forms af te vlakken, blijven uw antwoorden op hun plaats doordat de interactieve velden worden omgezet in statische tekst. De formuliergegevens worden een permanent onderdeel van de pagina, zoals afgedrukte tekst op papier. Afvlakken is de laatste stap voordat u een ingevuld formulier verzendt en zorgt ervoor dat wat u heeft ingediend, ook is wat de ontvanger ziet. Als u deze technieken grondig begrijpt, bespaart u veel tijd en frustratie als u regelmatig met PDF-documenten werkt. De meeste gebruikers merken dat als ze deze handelingen eenmaal een paar keer hebben uitgevoerd, ze een tweede natuur worden en binnen enkele seconden in plaats van minuten kunnen worden voltooid.
Belangrijkste punten
Door een PDF af te vlakken, worden alle interactieve formuliervelden geconverteerd naar statische pagina-inhoud. De veldwaarden worden permanente tekst. De velden zelf worden verwijderd, zodat niemand de vermeldingen kan bewerken. Afvlakking is onomkeerbaar via normale PDF-bewerking. Na het afvlakken is de enige manier om de formuliergegevens te wijzigen het opnieuw invullen van het originele formulier. Bewaar altijd een niet-vette kopie als u correcties moet aanbrengen. Als u deze technieken grondig begrijpt, bespaart u veel tijd en frustratie als u regelmatig met PDF-documenten werkt. De meeste gebruikers merken dat als ze deze handelingen eenmaal een paar keer hebben uitgevoerd, ze een tweede natuur worden en binnen enkele seconden in plaats van minuten kunnen worden voltooid.
Wat er gebeurt als u een PDF-formulier plat maakt
Door afvlakking worden ook problemen met het insluiten van lettertypen met formuliervelden opgelost. Sommige PDF-formulieren slaan veldtekst op met lettertypen die niet in het document zijn ingesloten. Voordat de veldtekst wordt afgevlakt, wordt deze weergegeven door lettertypevervanging door de kijker. Na het afvlakken wordt de tekst onderdeel van de pagina-inhoud en wordt de lettertypevervanging ingebakken. De afgevlakte tekst kan er enigszins anders uitzien dan de interactieve veldtekst. Bekijk een voorbeeld van het afgevlakte resultaat voordat u het distribueert, om er zeker van te zijn dat de weergave van het lettertype acceptabel is. Als u deze technieken grondig begrijpt, bespaart u veel tijd en frustratie als u regelmatig met PDF-documenten werkt. De meeste gebruikers merken dat als ze deze handelingen eenmaal een paar keer hebben uitgevoerd, ze een tweede natuur worden en binnen enkele seconden in plaats van minuten kunnen worden voltooid.
Adobe Acrobat Pro biedt ook een Preflight-fixup genaamd 'Annotaties en formuliervelden afvlakken'. Dit is toegankelijk via het paneel Afdrukproductie onder Preflight. De fixup is een bewerking met één klik waarmee het hele document wordt verwerkt. Het is sneller dan de Flattener Preview-methode voor documenten die volledig moeten worden afgevlakt zonder selectieve opties.
Het afvlakkingsproces lost ook een veelvoorkomend probleem met het indienen van formulieren op. Sommige PDF-formulieren gebruiken lettertypen die niet in het document zijn ingesloten. De formuliervelden worden correct weergegeven omdat de kijker een vervangend lettertype gebruikt, maar de vervanging komt mogelijk niet overeen met de oorspronkelijke ontwerpbedoeling. Door afvlakking wordt de veldtekst op de pagina weergegeven met behulp van het vervangende lettertype, waardoor de weergegeven tekst permanent wordt. Als het vervangende lettertype er anders uitziet dan de omringende tekst, kunt u overwegen het formulier opnieuw te maken met ingesloten lettertypen voordat u het distribueert.
Een interactief PDF-formulier bevat voor elk veld twee lagen: de visuele weergave van de ingevoerde tekst en het onderliggende veldobject dat de gegevens opslaat en gebruikersinvoer accepteert. Door afvlakking worden deze lagen samengevoegd. Het visuele uiterlijk wordt onderdeel van de pagina-inhoudsstroom. Het veldobject wordt verwijderd. Na het afvlakken doet het klikken op de plaats waar een formulierveld zich bevond niets. De cursor verandert niet in een tekstinvoegpunt. Het veld is verdwenen en alleen de statische tekst blijft over.
Door afvlakking wordt ook alle JavaScript verwijderd dat aan de formuliervelden is gekoppeld. Berekeningen die de totalen automatisch bijwerken, validatie die invoerformaten controleerde en knoppen die de gegevens indienden, werken allemaal niet meer. Het formulier wordt een statisch document. Dit is het gewenste resultaat voor definitieve formulieren. De ontvanger mag de ingediende gegevens niet kunnen wijzigen en heeft de interactieve functies van het formulier niet nodig zodra de gegevens zijn vastgelegd.
Een PDF-formulier plat maken met Afdrukken naar PDF
De meest universele afvlakkingsmethode is om het ingevulde formulier naar een nieuwe PDF af te drukken met behulp van Microsoft Print to PDF of een gelijkwaardige virtuele printer. Open het ingevulde formulier in een willekeurige PDF-lezer, druk op Ctrl+P, selecteer Microsoft Print to PDF als printer en klik op Afdrukken. De uitvoer is een nieuwe PDF waarin alle formuliervelden in de pagina zijn ingebakken. Deze methode werkt op elke PDF-lezer en op elk besturingssysteem. Het is de meest betrouwbare afvlakkingsmethode voor gebruikers die niet over een PDF-editor beschikken.
De Print to PDF-methode heeft één beperking: alle interactieve elementen worden verwijderd, inclusief hyperlinks en bladwijzers. Als het formulier klikbare links bevat die behouden moeten blijven, gebruik dan een speciale afvlakkingstool. De tool PDF bewerken van WukongPDF bevat een functie voor het afvlakken van formulieren die velden naar statische tekst converteert, terwijl hyperlinks, bladwijzers en de documentomtrek behouden blijven. Door de selectieve afvlakkingsaanpak blijft de navigatie behouden terwijl de formuliergegevens worden vergrendeld.
Afvlakken met behulp van de afvlakkingsfunctie van een PDF-editor
Adobe Acrobat Pro bevat een speciale afvlakkingsfunctie. Open het ingevulde formulier, ga naar Extra, Afdrukproductie en selecteer Flattener Preview. Klik op Toepassen om alle formuliervelden plat te maken. De bewerking is binnen enkele seconden voltooid. De afvlakkingsfunctie van Acrobat is nauwkeuriger dan Afdrukken naar PDF, omdat deze zich alleen richt op formuliervelden en andere interactieve elementen intact laat. Na het afvlakken slaat u het document op onder een nieuwe bestandsnaam om de afgevlakte versie te onderscheiden van het niet-vetgemaakte origineel.
Voor batchverwerking van meerdere ingevulde formulieren kan de Actiewizard van Acrobat de afvlakkingsbewerking op een hele map toepassen. Maak een actie die de stap Pagina's afvlakken omvat, configureer deze om formuliervelden te targeten en voer deze uit op de map met ingevulde formulieren. De batchbewerking verwerkt elk bestand en voert afgeplatte versies uit. Dit is essentieel voor workflows waarbij honderden formulieren worden geretourneerd, beoordeeld en moeten worden vergrendeld voordat ze worden gearchiveerd.
Veelgestelde vragen
Regelmatig oefenen met deze PDF-bewerkingstechnieken vergroot het vertrouwen en de efficiëntie. Wat in eerste instantie enkele minuten duurt om door menu's te navigeren en instellingen aan te passen, wordt uiteindelijk een snel, bijna automatisch proces. Het investeren van de tijd om deze vaardigheden op de juiste manier te leren, betaalt zich uit in de dagelijkse productiviteit voor iedereen die regelmatig met PDF-documenten werkt.
De tools en methoden die in dit artikel worden beschreven, zijn beschikbaar op meerdere platforms en PDF-lezers. Hoewel de specifieke menunamen en knoplocaties per applicatie enigszins kunnen verschillen, zijn de onderliggende concepten universeel. Zodra u het principe achter een bewerking begrijpt, kunt u deze in elke PDF-software uitvoeren, of het nu een desktopapplicatie, een browsergebaseerde tool of een mobiele app is.
De technieken die in dit artikel worden beschreven, werken op alle belangrijke PDF-lezers en besturingssystemen. Of u nu Windows, macOS of een mobiel apparaat gebruikt, de kernprincipes blijven hetzelfde, hoewel de specifieke menulocaties en sneltoetsen per platform enigszins kunnen verschillen. Raadpleeg de documentatie van uw PDF-lezer voor platformspecifieke instructies als de beschreven stappen niet exact overeenkomen met uw softwareversie.
Kan ik zien of een PDF-formulier dat ik heb ontvangen al is afgevlakt? Klik op wat een formulierveld moet zijn. Als de cursor verandert in een tekstinvoegpunt en u kunt typen, wordt het formulier niet afgevlakt. Als er niets gebeurt en de tekst zich gedraagt als gewone pagina-inhoud, wordt het formulier afgevlakt. Het tabblad Beveiliging van documenteigenschappen geeft ook aan of het invullen van formulieren is toegestaan, wat een aanwijzing is dat het formulier mogelijk nog steeds interactief is.
Kan ik een formulier afvlakken dat in een andere toepassing is gemaakt, zoals een webformulier dat is opgeslagen als PDF? Ja. Het PDF-formaat standaardiseert formuliervelden, ongeacht de gemaakte applicatie. Een formulier dat is gemaakt in Adobe Acrobat, Microsoft Word, een webformulierbouwer of een ander hulpmiddel dat PDF-formulieren uitvoert, kan op dezelfde manier worden afgevlakt.
Kan een afgevlakt PDF-formulier weer worden afgevlakt?
Nee. Door afvlakking worden de interactieve veldobjecten permanent verwijderd. De gegevens bestaan alleen als statische tekst op de pagina. Standaard PDF-bewerking kan de interactieve velden niet herstellen. Daarom is het van essentieel belang dat u een niet-vette kopie bewaart. Als u na het afvlakken correcties moet aanbrengen, moet u terugkeren naar het oorspronkelijke invulbare formulier en alle gegevens opnieuw invoeren.
Verandert afvlakking het uiterlijk van het ingevulde formulier?
Het uiterlijk moet identiek zijn. De tekst die in de formuliervelden werd weergegeven, wordt als statische tekst op dezelfde positie en in hetzelfde lettertype weergegeven. Er kunnen subtiele verschillen optreden als de afvlakkingsengine een andere lettertypeweergavemethode gebruikt dan de formulierveldweergave-engine. Controleer enkele velden na het afvlakken om te bevestigen dat de tekstpositie en het uiterlijk overeenkomen met uw verwachtingen.
Kan ik slechts enkele velden plat maken en andere interactief laten?
Geavanceerde PDF-editors kunnen specifieke velden afvlakken terwijl andere actief blijven. Dit is handig voor formulieren waarbij de beheerder het ene gedeelte invult en de ontvanger een ander gedeelte. De beheerder vlakt de sectie af, waardoor de velden van de ontvanger actief blijven. Nadat de ontvanger zijn sectie heeft voltooid, maakt hij het hele formulier plat. Voor selectieve afvlakking is een PDF-editor met afvlakkingsbesturingselementen op veldniveau vereist.