Het invullen van een PDF-formulier kost tijd. Gegevens in elk veld typen, de informatie dubbel controleren en ervoor zorgen dat elk verplicht veld compleet is. Klik op Opslaan, sluit het bestand en vertrouw erop dat de gegevens zijn opgeslagen. Als u het later opent, ziet u dat elk veld leeg is, alsof de afgelopen 20 minuten typen nooit heeft plaatsgevonden. Het formulier is ingevuld. De gegevens zijn niet opgeslagen.
De meeste PDF-viewers zijn geen formulierbesparende toepassingen. Ze lieten je vullen. Ze laten je niet houden.
Om te begrijpen waarom PDF-formulieren gegevens verliezen na het invullen, moet u weten wat het verschil is tussen een invulbaar formulier en een op te slaan formulier, en welke PDF-viewers het opslaan van formuliergegevens ondersteunen. De PDF bewerken-tools van WukongPDF kunnen helpen bij het invullen van formulieren, en de onderstaande uitleg legt uit waarom gegevens verdwenen zijn en hoe u dit kunt voorkomen.
Het verschil tussen het invullen en opslaan van een PDF-formulier
Invullen betekent het typen van gegevens in formuliervelden die door de kijker worden weergegeven. De gegevens bestaan in het geheugen, maar zijn niet naar het PDF-bestand op schijf geschreven. Opslaan betekent dat de gegevens vanuit het geheugen naar de PDF worden geschreven, zodat deze blijven bestaan nadat de viewer is gesloten. Niet alle kijkers kunnen formuliergegevens opslaan. Adobe Acrobat Reader kan dat. De meeste browsergebaseerde kijkers kunnen dat niet. Apple Preview kan. Veel mobiele PDF-apps kunnen dat niet.
De opslagmogelijkheden zijn afhankelijk van het feit of de viewer door Adobe gelicentieerde formulieropslagbibliotheken of een gelijkwaardige implementatie bevat. Gratis kijkers vullen vaak formulieren in om het product nuttig te maken, maar beperken het opslaan om upgraden aan te moedigen. Het formulier wordt ingevuld. De gegevens zien er permanent uit. Het verdwijnt wanneer de kijker sluit, omdat de opslagbewerking nooit heeft plaatsgevonden.
Welke PDF-viewers kunnen formuliergegevens opslaan
Adobe Acrobat Reader DC, de gratis versie, slaat ingevulde formulieren op als basisverwachting. Adobe Acrobat Pro slaat formulieren op en kan de formuliervelden ook zelf bewerken. Apple Preview op macOS bewaart ingevulde formulieren voor de meeste standaardformulierveldtypen. Foxit Reader en PDF-XChange Editor slaan ingevulde formulieren op in hun gratis versies.
Browsergebaseerde viewers, Chrome, Edge, Firefox, Safari, kunnen over het algemeen geen formuliergegevens opslaan. Ze kunnen formulieren invullen en de ingevulde versie afdrukken, waarbij de gegevens op papier worden vastgelegd, maar niet in het bestand. Mobiele kijkers variëren. PDF Expert op iOS kan formulieren opslaan. Veel gratis mobiele PDF-apps kunnen dat niet. De mogelijkhedenmatrix is gefragmenteerd en het is een veel voorkomende, frustrerende gebruikerservaring als u ontdekt dat uw kijker het formulier niet kan opslaan nadat het formulier is ingevuld.
Afdrukken naar PDF als oplossing als opslaan niet beschikbaar is
Wanneer een kijker het formulier kan invullen maar niet kan opslaan, drukt u het ingevulde formulier af naar een nieuwe PDF. De afgedrukte uitvoer legt formuliervelden en hun inhoud vast als statische pagina-inhoud. De nieuwe PDF is niet invulbaar, de velden worden afgevlakt op de pagina, maar de gegevens blijven permanent behouden. Dit levert een alleen-lezen registratie van het ingevulde formulier op, voldoende voor de meeste indieningsdoeleinden.
De beperking: de nieuwe PDF kan niet als formulier worden bewerkt. Als u na het afdrukken een fout ontdekt, gaat u terug naar het originele formulier, vult u het opnieuw in en drukt u opnieuw af. Vul elk veld in en verifieer het voordat u het afdrukt. De afgedrukte PDF is het definitieve antwoord. Er is geen weg terug naar het bewerken van individuele velden.
| Kijker | Kan vullen? | Kan opslaan? | Oplossing als er geen opslag plaatsvindt |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader DC (gratis) | Ja | Ja | Geen nodig |
| Apple Preview (macOS) | Ja | Ja (de meeste vormen) | Afdrukken naar PDF voor formulieren die niet kunnen worden opgeslagen |
| Ingebouwde Chrome/Edge/Firefox-viewer | Ja | Nee | Afdrukken naar PDF of openen in Acrobat Reader |
| Mobiele PDF-apps (varieert) | Sommige | Sommige (PDF-expert, Xodo) | Afdrukken naar PDF of openen in een app die geschikt is voor opslaan |
| Adobe Acrobat Pro | Ja | Ja | Geen nodig |
Uitgebreide formulieren en leesfunctionaliteit
Sommige PDF-formulieren gebruiken uitgebreide functies waarvoor Adobe Acrobat nodig is om op te slaan. Deze formulieren zijn gemaakt in Acrobat Pro met Reader-extensies ingeschakeld, waardoor Acrobat Reader-gebruikers extra rechten krijgen, zoals het opslaan van formuliergegevens en het toevoegen van handtekeningen. Zonder Reader-extensies kan zelfs Acrobat Reader mogelijk niet opslaan. De formuliermaker bepaalt of het formulier buiten Acrobat Pro kan worden opgeslagen.
Het mogelijk maken van lezers is de verantwoordelijkheid van de maker van het formulier, niet van de formuliervuller. Als u een formulier ontvangt dat in geen enkele viewer kan worden opgeslagen, neem dan contact op met de afzender en vraag om een voor lezers geschikte versie. Als de afzender er geen kan leveren, gebruik dan de oplossing van printen naar PDF. Het ingevulde formulier blijft behouden, zelfs als de invulbare velden verloren gaan.
Formulieren invullen op mobiele apparaten
Mobiel formulieren invullen voegt nog een extra laag complexiteit toe. Een formulier dat correct wordt opgeslagen in een desktop PDF-viewer, wordt mogelijk niet opgeslagen in de mobiele versie van dezelfde viewer, omdat de mobiele app een andere weergave-engine met andere mogelijkheden gebruikt. Test een formulier op het specifieke apparaat en de app die u gaat gebruiken voordat u tijd besteedt aan het invullen ervan.
Voor het invullen van formulieren op verschillende apparaten, beginnend op een telefoon en eindigend op een laptop, is een viewer vereist die formuliergegevens synchroniseert via cloudopslag. De cloudsynchronisatie van Adobe Acrobat bewaart formuliergegevens op verschillende apparaten wanneer beide zijn aangemeld bij hetzelfde Adobe-account. Zonder cloudsynchronisatie blijven formuliergegevens die op het ene apparaat zijn ingevuld, op dat apparaat staan en worden ze niet naar een ander apparaat overgedragen.
Gegevensverlies op toekomstige formulieren voorkomen
Voordat u tijd investeert in het invullen van een PDF-formulier, moet u eerst testen of uw kijker het kan opslaan. Typ een testteken in één veld, sla het op, sluit het en open het opnieuw. Als het personage overblijft, kan de kijker het opslaan en kun je doorgaan. Als het veld leeg is, kan de kijker niet opslaan. Schakel over naar een viewer die geschikt is voor opslaan of plan om na het invullen de print-naar-PDF-oplossing te gebruiken.
Deze test van 10 seconden voorkomt de frustratie van het verliezen van 20 minuten aan gegevens. Voer het uit op het eerste formulier van elke nieuwe bron. Formulieren van verschillende organisaties gebruiken verschillende creatietools met verschillende mogelijkheden. Een kijker die het ene formulier opslaat, mag het andere niet opslaan.