Google Spreadsheets heeft geen speciale functie 'Exporteren als PDF'. knop zoals desktop-spreadsheet-apps dat doen, maar u kunt er wel elk blad of elke selectie als PDF mee downloaden, met een redelijke mate van controle over hoe het eruit ziet. Het proces duurt een paar stappen meer dan je zou verwachten, maar als je eenmaal weet waar de instellingen zijn, is het eenvoudig.
Een Google-spreadsheet converteren naar PDF
Open uw Google-spreadsheet. Ga naar Bestand > Downloaden > PDF (.pdf). Hierdoor wordt het dialoogvenster met afdrukinstellingen van Google in een nieuw venster geopend. Ondanks de naam is het eigenlijk een PDF-exportdialoog, geen afdruk-naar-papier-dialoog.
Neem even de tijd om de instellingen in het rechterpaneel te bekijken voordat u op Exporteren klikt. De standaardinstellingen leveren vaak een PDF op die er niet precies zo uitziet als uw spreadsheet, vooral als uw blad breed is of veel kolommen bevat.
Sleutel PDF Instellingen exporteren in Google Spreadsheets
Het instellingenpaneel aan de rechterkant van het exportdialoogvenster bepaalt hoe uw gegevens worden ingedeeld op de PDF-pagina's. De belangrijkste opties:
- Papierformaat: Kies A4 of Letter, afhankelijk van uw publiek. Bredere vellen zien er vaak beter uit in de liggende richting.
- Schaal: "Aanpassen aan breedte" is meestal de meest betrouwbare optie voor brede spreadsheets: het perst alle kolommen op één paginabreedte. "Normaal" schaal kan kolommen aan de rechterkant afsnijden.
- Marges: Smalle marges geven meer ruimte voor gegevens. Voor delen zien normale marges er professioneler uit.
- Rasterlijnen: schakel deze in als u zichtbare randen tussen cellen wilt, zelfs als u geen expliciete randen in het blad hebt ingesteld.
- Vastgezette rijen herhalen: Als uw werkblad koptekstrijen vastzet, schakelt u dit in om ze boven aan elke PDF pagina te herhalen.
Een specifiek blad of bereik exporteren als PDF
Standaard exporteert Google Spreadsheets het momenteel actieve blad. Als uw bestand meerdere tabbladen heeft, wordt alleen het tabblad dat u bekijkt geëxporteerd. Om alle bladen te exporteren, zoekt u naar de optie "Exporteren" vervolgkeuzelijst bovenaan het dialoogvenster en schakel over van "Huidig blad" naar "Werkboek".
Als u alleen een specifiek cellenbereik wilt exporteren, bijvoorbeeld een samenvattende tabel, selecteert u die cellen in het blad voordat u het exportdialoogvenster opent. Wijzig in het dialoogvenster de exportoptie in "Geselecteerde cellen" en de PDF bevat alleen dat gedeelte van het blad.
Waarom uw Google Spreadsheets PDF er anders uitziet dan op het scherm
De meest voorkomende klacht over de PDF-export van Google Spreadsheets is dat kolommen worden afgesneden of dat de lay-out er krap uitziet. Dit gebeurt omdat de standaardschaalinstelling probeert de inhoud op standaardpaginaformaten te passen, wat niet altijd overeenkomt met de breedte van uw gegevens.
Los dit op door de oriëntatie te veranderen naar Liggend en de schaal in te stellen op "Aanpassen aan breedte." Als de gegevens er nog steeds te gecomprimeerd uitzien, kunt u overwegen minder belangrijke kolommen te verbergen voordat u deze exporteert, of het blad in meerdere exports op te splitsen als de gegevens echt te breed zijn voor één pagina.
Google Spreadsheets converteren naar PDF op mobiel
De mobiele app Google Spreadsheets ondersteunt PDF-export, maar met minder lay-outopties dan de desktopversie. Tik op het menu met drie stippen, selecteer Delen & exporteren en vervolgens Opslaan als. Kies PDF uit de lijst met formaten en tik op Opslaan.
Als de mobiele export er niet goed uitziet, opent u hetzelfde blad in een desktopbrowser en gebruikt u Bestand > Downloaden > PDF route — u heeft veel meer controle over de uitvoer.
Na het exporteren: werken met de PDF
Zodra u de PDF heeft, kunt u deze behandelen zoals elk ander document. Als u het met andere bestanden wilt combineren, bijvoorbeeld door een voorblad toe te voegen of een diagram uit een andere bron toe te voegen, kan de tool Merge PDF van WukongPDF dat snel afhandelen.
Als de geëxporteerde PDF groter is dan verwacht (dit kan gebeuren met werkbladen die veel cellen of ingesloten afbeeldingen bevatten), wordt de grootte doorgaans aanzienlijk verkleind als de PDF Compressie wordt uitgevoerd zonder dat de leesbaarheid van de gegevens wordt beïnvloed.