Het lijkt alsof het eenvoudig zou moeten zijn om Excel-grafieken en grafieken naar PDF te converteren – en dat is meestal ook het geval. Maar afhankelijk van hoe je het doet, kun je eindigen met diagrammen die zijn afgesneden, legenda's die ontbreken, kleuren die niet overeenkomen met de schermversie of een bestand dat zo groot is dat het onpraktisch is om te delen. Een paar weloverwogen keuzes vóór het exporteren maken het verschil tussen een schoon resultaat en een resultaat dat moet worden gerepareerd.
Wat u feitelijk converteert
Excel-diagrammen zijn vectorobjecten als ze in Excel voorkomen: ze worden weergegeven op basis van gegevens en niet opgeslagen als vaste afbeeldingen. Wanneer u een werkmap converteert naar PDF, geeft Excel deze diagrammen op het exportpunt weer in de PDF. De kwaliteit van die weergave hangt af van de exportinstellingen en de grootte en positie van de diagrammen op het werkblad.
Dit is iets anders dan het opslaan van een diagram als afbeelding (PNG, JPG) en het vervolgens toevoegen aan een PDF; dat proces rastert het diagram met een vaste resolutie. De oorspronkelijke conversie van Excel naar PDF behoudt het diagram als een weergave van hoge kwaliteit zonder een resolutieplafond, wat een reden is om het voor de meeste doeleinden via de afbeeldingsroute te gebruiken.
Een enkel diagram exporteren als een eigen diagram PDF
Als u alleen het diagram nodig heeft (niet de omringende spreadsheetgegevens), klikt u op het diagram om het te selecteren en gaat u vervolgens naar Bestand > Afdrukken. Als het diagram is geselecteerd, toont het afdrukvoorbeeld van Excel het diagram dat de pagina vult in plaats van het volledige werkblad. Kies Opslaan als PDF of uw PDF-printer, en u krijgt een PDF met alleen het diagram, aangepast aan de paginagrootte.
Controleer het afdrukvoorbeeld zorgvuldig voordat u exporteert. Het diagram moet de pagina vullen zonder aan de randen te worden afgesneden. Als het diagram buiten het afdrukbare gebied valt, wijzig dan het formaat ervan in Excel (versleep de diagramranden) of pas de paginamarges aan voordat u het exporteert. Wat u in het voorbeeld ziet, is wat u in de PDF krijgt.
Grafieken naast gegevens exporteren
Wanneer het diagram naast de ondersteunende gegevens moet verschijnen (een grafiek met de onderliggende tabel eronder zichtbaar), stelt u eerst het afdrukgebied in. Selecteer in Excel de cellen en het diagram dat u wilt opnemen, ga naar Pagina-indeling > Afdrukgebied > Stel het afdrukgebied in en exporteer vervolgens. Alleen het geselecteerde bereik verschijnt in de PDF.
Controleer deze instellingen in Pagina-indeling voordat u gaat exporteren:
- Oriëntatie: brede diagrammen werken vaak beter in landschap. Schakel over van staand naar liggend als de kaart aan de rechterkant wordt afgesneden.
- Schaal: de "Blad op één pagina passen" De optie in Scale to Fit kan helpen als de inhoud iets te breed is, maar ga er voorzichtig mee om: te klein schalen maakt diagramlabels en gegevenspunten onleesbaar.
- Marges: kleine marges geven diagrammen meer ruimte. Pagina-indeling > Marges > Smal gebruikt marges van 0,75 inch in plaats van de standaardmarge van 1 inch, wat het verschil kan zijn tussen een diagram dat netjes past en enigszins is bijgesneden.
Als kleuren er anders uitzien in de PDF
Excel-grafieken gebruiken RGB-kleuren die zijn ontworpen voor schermweergave. Wanneer ze worden geconverteerd naar PDF en vervolgens worden afgedrukt, ondergaan deze kleuren een scherm-naar-CMYK-conversie die bepaalde tinten kan verschuiven, met name heldere blauwtinten, groentinten en oranje tinten. Als de kleurnauwkeurigheid van belang is voor de uiteindelijke uitvoer, controleer dan de PDF op een gekalibreerd scherm voordat u deze verzendt om af te drukken.
Voor diagrammen die alleen op het scherm worden bekeken (in e-mail, in een gedeelde PDF, op een presentatiescherm) is kleurverschuiving door CMYK-conversie niet relevant. Voor praktische doeleinden komen de kleuren in de PDF goed overeen met de schermversie.
Excel-bestanden converteren zonder Excel geïnstalleerd
Als Excel niet beschikbaar is (u gebruikt een computer zonder Office, of u hebt een .xlsx-bestand ontvangen en moet dit snel converteren), dan converteert de tool Excel naar PDF van WukongPDF op www.wukongpdf.com Excel-bestanden, inclusief grafieken, rechtstreeks in de browser. Upload het .xlsx-bestand en download de PDF zonder dat Excel geïnstalleerd hoeft te worden.
De uitvoerkwaliteit voor diagrammen is over het algemeen goed voor standaard diagramtypen: staaf, lijn, cirkel, spreiding. Complexe diagrammen met aangepaste opmaak, meerdere assen of gespecialiseerde diagramtypen kunnen kleine verschillen vertonen met de originele Excel-versie. Voor uitvoer met hoge inzet waarbij het exacte uiterlijk van het diagram van belang is, gebruikt u indien mogelijk de eigen export van Excel en verifieert u het resultaat voordat u het distribueert.
Bestandsgrootte beheren na conversie
Excel-werkmappen met veel diagrammen of met diagrammen die grote gegevenssets bevatten, kunnen aanzienlijke PDFs produceren. Als het resulterende bestand te groot is om gemakkelijk te delen, voer het dan na het exporteren uit met een PDF Compressie-tool. De compressie van WukongPDF kan goed omgaan met diagramzware PDFs: de vectorweergave van diagrammen wordt efficiënt gecomprimeerd zonder het kwaliteitsverlies dat je zou zien bij het comprimeren van rasterafbeeldingen. Middelmatige compressie vermindert doorgaans diagramzware PDFs met 40-60% zonder waarneembaar visueel verschil.