Door e-mails op te slaan als PDFs ontstaan permanente, draagbare records die onafhankelijk van welk e-mailplatform dan ook bestaan. Handig voor het bewaren van belangrijke correspondentie, het maken van papieren routes voor juridische of nalevingsdoeleinden, het delen van e-mailgesprekken met mensen die er niet bij waren, of eenvoudigweg het archiveren van communicatie voordat u van e-mailprovider wisselt. Het proces is eenvoudig in elke grote e-mailclient.
Waarom PDF goed werkt voor e-mailarchivering
E-mailformaten (.eml, .msg) vereisen dat specifieke e-mailclients correct worden geopend en weergegeven. Een .msg-bestand uit Outlook wordt mogelijk niet geopend in Gmail, en omgekeerd. Een PDF archief van dezelfde e-mail wordt geopend in elke PDF-viewer op elk apparaat, nu en over twintig jaar, zonder afhankelijkheid van welk e-mailplatform dan ook operationeel blijft of uw account actief blijft.
PDF legt ook het visuele uiterlijk van de e-mail vast (opmaak, inline afbeeldingen, handtekeningen) op een manier die bij export van platte tekst niet mogelijk is. Voor juridische doeleinden is een PDF die de volledige e-mail weergeeft zoals deze verscheen, nuttiger als bewijs dan de geëxtraheerde tekst. En PDFs kunnen digitaal worden ondertekend of gecertificeerd, waarbij een integriteitslaag wordt toegevoegd die bevestigt dat de e-mailinhoud niet is gewijzigd sinds de PDF is gemaakt.
E-mails opslaan als PDF vanuit Gmail
De afdrukfunctie van Gmail is het eenvoudigste pad:
- Open de e-mail in Gmail
- Klik op het menu met drie stippen rechtsboven in de e-mail en kies Afdrukken
- Wijzig in het afdrukdialoogvenster de printer in Opslaan als PDF of Microsoft Afdrukken in PDF
- Klik op Opslaan en kies een locatie en bestandsnaam
Voor een volledige e-mailthread drukt Gmail het hele gesprek af in één PDF. Voor slechts één bericht in een thread klikt u op het uitvouwpictogram op dat bericht voordat u het afdrukt, zodat alleen dat bericht zichtbaar is.
E-mails opslaan als PDF vanuit Outlook
Microsoft Outlook heeft een directe PDF-opslagoptie:
- Open de e-mail in Outlook
- Ga naar Bestand > Afdrukken
- Selecteer Microsoft Print to PDF als printer
- Klik op Afdrukken, geef het bestand een naam en sla het op
Outlook ondersteunt ook rechtstreeks opslaan als PDF: Bestand > Opslaan als en kies vervolgens PDF in de vervolgkeuzelijst met bestandstypen. Dit levert soms een schoner resultaat op dan de afdrukmethode, waarbij meer van de opmaak en metagegevens van de e-mail in de uitvoer behouden blijven.
E-mails opslaan vanuit Apple Mail
Op Mac gebruikt Apple Mail het afdrukdialoogvenster van het systeem, dat een PDF-optie bevat:
- Open de e-mail in Mail en druk op Cmd+P
- Klik in het afdrukvenster op de vervolgkeuzelijst PDF in de linkerbenedenhoek
- Kies Opslaan als PDF, geef het bestand een naam en sla het op
Wat er gebeurt met e-mailbijlagen
Als u een e-mail opslaat als PDF, wordt de hoofdtekst van de e-mail vastgelegd (de tekst, inline-afbeeldingen en opmaak), maar niet de bestandsbijlagen. Een e-mail met een contract als bijlage produceert een PDF van de e-mailtekst waaruit blijkt dat er een contract is bijgevoegd, maar het contractbestand zelf staat niet in de PDF.
Voor een volledig overzicht slaat u de e-mail op als PDF en slaat u de bijlagen afzonderlijk op. Vervolgens Samenvoegen PDF de e-mail PDF met de bijlage PDFs om één uitgebreid bestand te maken: de e-mail wordt onmiddellijk gevolgd door de bijlagen, alles in één document. Dit is met name handig voor juridische en compliance-archivering waarbij het volledige communicatiepakket bij elkaar moet worden bewaard.
E-mail een naam geven PDFs voor vindbaarheid op lange termijn
E-mailclients suggereren vaak dat de onderwerpregel van de e-mail de bestandsnaam is, wat meestal redelijk is, maar profiteert van het toevoegen van de datum. Een bestandsnaam zoals "2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf" sorteert chronologisch, identificeert de inhoud en vermeldt de tegenpartij: alles wat u nodig heeft om het maanden later terug te vinden zonder het te openen. Pas PDF Compressie toe als de e-mail PDF groot is (inline afbeeldingen maken sommige e-mails zwaar) voordat u deze in uw archief opslaat.