Brede Excel-spreadsheets passen niet op staande pagina's. De kolommen lopen langs de rechterrand en verdelen een enkele logische tabel over meerdere afgedrukte vellen die aan elkaar moeten worden geplakt of mentaal opnieuw in elkaar moeten worden gezet door de lezer. Als u een Excel-spreadsheet in liggende richting naar PDF converteert, wordt de pagina negentig graden geroteerd, waardoor de horizontale ruimte ontstaat die nodig is om alle kolommen op één paginabreedte te laten passen. De conversie van Excel naar PDF in liggende modus is eenvoudig, maar om de schaling, marges en het afdrukgebied goed te krijgen, is aandacht nodig voor een paar instellingen die Excel in de pagina-indelingsdialoogvensters verbergt.
De paginarichting wijzigen in Liggend
Open de Excel-werkmap en selecteer het werkblad dat u wilt converteren. Klik op het tabblad Pagina-indeling op het lint. Klik in de groep Pagina-instelling op Oriëntatie en selecteer Liggend. Het raster op het scherm verandert niet zichtbaar, maar een onderbroken pagina-eindelijn geeft nu aan waar de paginagrenzen in de nieuwe richting vallen. De landschapsinstelling is onafhankelijk van toepassing op elk werkblad, dus het overschakelen van één blad naar liggend heeft geen invloed op de staande richting van andere bladen in dezelfde werkmap.
Nadat u naar liggend bent overgeschakeld, bladert u door de gehele breedte van het werkblad om te bevestigen dat alle kolommen binnen de grenzen van het pagina-einde vallen. Als kolommen voorbij de rechter pagina-eindelijn uitsteken, hebt u verschillende opties om ze binnen het afdrukbare gebied te brengen: verklein de kolombreedte, verklein de lettergrootte, pas de paginamarges aan zodat ze smaller zijn, of gebruik de schaaloptie om het hele werkblad passend te maken. Het PDF-paginaformaat in liggend formaat voor een standaard briefvel is 23,5 cm breed en 23,5 cm hoog, het omgekeerde van de portretafmetingen.
Het afdrukgebied voor liggende uitvoer instellen
Een Excel-werkblad kan gegevens, berekeningen en referentietabellen bevatten die niet in de PDF mogen voorkomen. Het afdrukgebied definieert precies welke cellen worden geëxporteerd. Selecteer het celbereik dat in de PDF moet verschijnen. Klik op het tabblad Pagina-indeling, kies Afdrukgebied en vervolgens Afdrukgebied instellen. Excel plaatst een stippellijn rond het geselecteerde bereik en negeert alles daarbuiten tijdens de PDF-export.
Als het werkblad meerdere afzonderlijke tabellen bevat die allemaal in de liggende PDF moeten verschijnen, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u elk bereik selecteert en stelt u vervolgens het afdrukgebied in. Excel bevat alle geselecteerde bereiken in het afdrukgebied, gescheiden door pagina-einden. Voor een schonere liggende uitvoer kunt u overwegen of de afzonderlijke tabellen vóór het exporteren op één blad moeten worden geconsolideerd of op afzonderlijke bladen moeten worden gescheiden. Een liggende PDF met meerdere tabellen die in een logische leesvolgorde zijn gerangschikt, is gemakkelijker te navigeren dan een PDF waarin de tabellen op schijnbaar willekeurige posities verschijnen.
De schaal aanpassen zodat deze in alle kolommen past
De schaalopties in het dialoogvenster Pagina-instelling bepalen hoe Excel de inhoud van het werkblad verkleint of vergroot, zodat deze op de afgedrukte pagina past. Open het dialoogvenster Pagina-instelling door op het kleine pijltje in de hoek van de groep Pagina-instelling op het tabblad Pagina-indeling te klikken. Selecteer op het tabblad Pagina onder Schalen de optie Aanpassen aan en stel de breedte in op 1 pagina en de hoogte op blanco. Dit vertelt Excel om de breedte te schalen zodat deze op één pagina past, terwijl de hoogte over zoveel pagina's kan worden uitgebreid als nodig is.
De instelling Aanpassen aan 1 pagina breed is de meest gebruikelijke instelling voor liggende Excel naar PDF-conversie, omdat het primaire doel van het overschakelen naar liggend is om te voorkomen dat kolommen overlopen naar een tweede paginabreedte. Als de tekst door het schalen te klein is om te lezen, pas dan de kolombreedtes en lettergroottes handmatig aan in plaats van alleen op schalen te vertrouwen. Een liggende PDF waarbij de tekst een vergrootglas nodig heeft om te lezen, verslaat het doel van de oriëntatieschakelaar.
Kopteksten, voetteksten en herhalende rijen configureren
Een liggende PDF profiteert van kop- en voetteksten die correct zijn georiënteerd voor de bredere pagina. Klik op het tabblad Invoegen, kies Koptekst en voettekst en ontwerp een koptekst die de volledige liggende breedte beslaat. Voeg de documenttitel aan de linkerkant, het paginanummer in het midden en de datum aan de rechterkant toe voor een professionele lay-out in rapportstijl. De kop- en voettekst roteren automatisch met de paginarichting, dus er is geen speciale landschapsspecifieke configuratie nodig.
Voor werkbladen waarbij de kolomkoppen op de eerste rij aangeven wat elke kolom bevat, configureert u die koprijen zodat deze boven aan elke afgedrukte pagina worden herhaald. Klik op het tabblad Pagina-indeling, kies Titels afdrukken en voer in het veld Te herhalen rijen bovenaan het rijbereik in, bijvoorbeeld $1:$1 voor de eerste rij. Op een liggende pagina die meerdere afgedrukte vellen in verticale richting beslaat, helpt de herhaalde kopregel de lezer om georiënteerd te blijven.
Een voorbeeld bekijken en exporteren van de liggende PDF
Voordat u overstapt op PDF, gebruikt u het afdrukvoorbeeld om te controleren hoe de liggende uitvoer er precies uit zal zien. Ga naar Bestand, Afdrukken en bekijk elke pagina in het voorbeeld. Controleer of alle kolommen op de paginabreedte passen, dat er geen gegevens terechtkomen op extra pagina's met slechts één of twee kolommen en dat de kop- en voetteksten correct zijn gepositioneerd. Schakel de printer naar Microsoft Afdrukken naar PDF of uw favoriete PDF-printer in de vervolgkeuzelijst met printers en klik vervolgens op Afdrukken om de PDF te genereren.
Voor werkmappen met meerdere bladen in liggende richting exporteert u de gehele werkmap als één PDF door 'Hele werkmap afdrukken' te kiezen in de afdrukinstellingen. Elk blad begint op een nieuwe pagina. Controleer in de resulterende PDF of de paginarichting op alle vellen consistent liggend is. Als een blad terugkeert naar staand, opent u dat blad in Excel en bevestigt u dat de individuele oriëntatie-instelling Liggend is in plaats van de standaard portretinstelling over te nemen.
Veelvoorkomende problemen met landschapsexport oplossen
Het meest voorkomende probleem met liggende Excel PDF's is dat de afgedrukte uitvoer er anders uitziet dan het afdrukvoorbeeld. Dit gebeurt wanneer het geselecteerde printerstuurprogramma andere standaardmarges gebruikt dan de voorbeeldrenderer. Stel de actieve printer altijd in op Microsoft Print to PDF of Adobe PDF voordat u de pagina-indeling configureert, omdat Excel de berekeningen voor het voorbeeld en de pagina-einden aanpast op basis van de geselecteerde printermogelijkheden.
Een ander veelvoorkomend probleem is dat bevroren vensters of gesplitste vensters in de Excel-weergave de PDF-uitvoer beïnvloeden. Excel kan vastgezette rijen of kolommen op elke afgedrukte pagina herhalen op een manier die er correct uitziet, maar onverwachte resultaten oplevert wanneer de paginarichting verandert. Voordat u gaat exporteren, moet u alle vensters deblokkeren en eventuele gesplitste vensters verwijderen. Bekijk het afdrukvoorbeeld zonder bevroren vensters om te zien hoe de daadwerkelijke uitvoer eruit zal zien.
WukongPDF kan de resulterende liggende PDF samenvoegen of comprimeren als de bestandsgrootte van een Excel-export met meerdere bladen de limieten voor e-mailbijlagen overschrijdt. Het pagina-instellingenwerk wordt gedaan in Excel. Het bestandsbeheer na de export wordt verzorgd door de PDF-tool.
Formules en celverwijzingen behouden in de PDF-uitvoer
Bij een landschapsexport van Excel naar PDF worden de zichtbare waarden in de cellen vastgelegd, niet de formules waaruit deze zijn voortgekomen. Als de PDF zowel de waarden moet tonen als hoe ze zijn berekend, voeg dan een apart blad of een tekstannotatie toe die de formules documenteert voordat u deze exporteert. De PDF behoudt het resultaat. De annotatie behoudt de methodologie.
Voor werkmappen die regelmatig worden bijgewerkt, kunt u een PDF-exportmacro maken die de pagina-instelling, richting, afdrukgebied en schaling voor elk blad standaardiseert. De macro elimineert de noodzaak om elk blad vóór elke export handmatig te configureren en zorgt voor een consistente uitvoer, ongeacht wie de export uitvoert. Een eenvoudige VBA-macro die één keer wordt opgenomen en aan een knop op het lint wordt toegewezen, bespaart minuten configuratietijd voor elke exportcyclus.
Voor terugkerende liggende exporten van Excel naar PDF slaat u de werkmap met alle configuraties voor de pagina-instellingen op als een sjabloonbestand. De sjabloon omvat de liggende oriëntatie, het afdrukgebied, de schaal, de kop- en voetteksten en de herhalende rijen. Iedereen die een nieuwe versie moet exporteren, opent de sjabloon, werkt de gegevens bij en exporteert naar PDF terwijl alle instellingen al correct zijn geconfigureerd.
Een snelle manier om te controleren of de PDF-uitvoer in liggende stand vanuit Excel correct is, is door de afmetingen van de PDF-pagina in de documenteigenschappen te controleren. Een liggende letterpagina moet afmetingen van 11 bij 8,5 inch weergeven. Als de afmetingen 8,5 bij 11 weergeven, is de pagina nog steeds staand en is de richtingsinstelling voor dat specifieke werkblad niet toegepast vóór het exporteren.
De landschapsaanpak van Excel naar PDF werkt het beste wanneer de spreadsheet is ontworpen met de uiteindelijke PDF in gedachten. Kolombreedtes, lettergroottes en diagramafmetingen die zijn gekozen voor schermweergave, vertalen zich mogelijk niet goed naar een liggend afgedrukte pagina. Ontwerp de spreadsheet vanaf het begin voor het uiteindelijke uitvoermedium.
Een laatste controle voordat u de liggende Excel naar PDF-uitvoer distribueert: open de PDF op een telefoon en controleer of de spreadsheetkolommen leesbaar zijn zonder overmatig inzoomen. Liggende pagina's die worden bekeken op staande telefoonschermen kunnen lastig zijn om te lezen.
De stap PDF Afdrukken voor liggende spreadsheets vereist speciale aandacht omdat niet alle printers op een elegante manier met de liggende afdrukstand omgaan. Controleer of de printerinstellingen overeenkomen met de PDF-oriëntatie om onverwachte portretuitvoer te voorkomen.