Een Excel-werkmap met meerdere vellen wordt afgedrukt naar PDF en verschijnt waarbij elk werkblad pagina's met enigszins verschillende afmetingen produceert. Pagina drie is een fractie van een centimeter breder dan pagina twee. Pagina zeven heeft marges die niet overeenkomen met pagina vijf. Als u door de PDF bladert, springen de paginagrenzen zichtbaar van het ene blad naar het andere. Dit gebeurt omdat Excel paginagrootte- en marge-instellingen onafhankelijk aan elk werkblad toewijst, en deze instellingen wijken vaak uit tijdens de levensduur van de werkmap, omdat verschillende mensen verschillende werkbladen bewerken. Begrijpen waarom de niet-overeenkomende paginaformaten optreden, is de eerste stap in de richting van het corrigeren van de uitvoer van Excel naar PDF.
Hoe Excel het paginaformaat voor elk werkblad bepaalt
Elk Excel-werkblad onderhoudt zijn eigen pagina-instellingsconfiguratie, afzonderlijk van de celgegevens opgeslagen. Deze configuratie omvat het papierformaat, de richting, de margebreedtes, de kop- en voettekstinhoud en de definitie van het afdrukgebied. Wanneer u afdrukt of exporteert naar PDF, verwerkt Excel elk werkblad afzonderlijk en past het zijn eigen pagina-instelling toe. Als Blad1 is geconfigureerd voor Letter-formaat met smalle marges en Blad2 is geconfigureerd voor A4 met brede marges, zal de resulterende PDF een mix van paginaafmetingen bevatten.
De pagina-instelling voor elk blad is niet zichtbaar in de normale celrasterweergave. U moet overschakelen naar de weergave Pagina-indeling of het dialoogvenster Pagina-instelling openen om de huidige instellingen te bekijken. Deze onzichtbaarheid is de reden dat niet-overeenkomende PDF-paginagrootte-instellingen vaak onopgemerkt blijven totdat de PDF is gegenereerd en iemand de verspringende paginagrenzen opmerkt. Een werkmap die is uitgewisseld tussen collega's in verschillende landen is bijzonder kwetsbaar omdat de ene persoon zijn bladen op A4 heeft gezet, terwijl de ander Letter gebruikte.
Pagina-instelling op alle bladen controleren en standaardiseren
De meest betrouwbare manier om niet-overeenkomende pagina-instellingen te identificeren, is door elk blad afzonderlijk te controleren voordat u het exporteert. Klik met de rechtermuisknop op een bladtabblad en kies Alle bladen selecteren. Hiermee worden alle bladen gegroepeerd, zodat elke wijziging in de pagina-instelling die u aanbrengt, tegelijkertijd op elk blad van toepassing is. Open, terwijl alle bladen zijn geselecteerd, het tabblad Pagina-indeling op het lint. Klik op de vervolgkeuzelijst Formaat en bevestig dat alle vellen hetzelfde papierformaat gebruiken. Klik op de vervolgkeuzelijst Oriëntatie en stel alle bladen consistent in op Portret of Landschap. Klik op Marges en selecteer voor elk blad dezelfde margevoorinstelling.
Nadat u de pagina-instellingen hebt gestandaardiseerd met alle gegroepeerde werkbladen, kunt u de groepering ervan opheffen door met de rechtermuisknop op een werkbladtabblad te klikken en Groepering van werkbladen opheffen te kiezen. Blader vervolgens door elk blad in de weergave Pagina-indeling om visueel te bevestigen dat de pagina-einden en marges er consistent uitzien. Besteed bijzondere aandacht aan werkbladen met brede tabellen die mogelijk zijn ingesteld op Liggend, terwijl de rest van de werkmap Staand gebruikt. Deze opzettelijke oriëntatieverschillen zijn geldig, maar leiden tot andere paginaafmetingen in de PDF-uitvoer. Als een consistent paginaformaat belangrijker is dan de optimale richting voor elk vel, standaardiseer dan ook de richting.
De schaalopties gebruiken om inhoud op een uniforme pagina te passen
Het standaardiseren van het papierformaat en de marges garandeert niet dat de inhoud netjes op elke pagina past. Een brede tabel die voorheen in de liggende richting over twee vellen werd afgedrukt, kan nu in de staande modus over de paginagrenzen heen lopen. Gebruik de schaalopties in het dialoogvenster Pagina-instelling om aan te passen hoe de inhoud van elk blad wordt toegewezen aan de gestandaardiseerde pagina. Met de optie Aanpassen aan wordt het hele vel geschaald, zodat het binnen een opgegeven aantal pagina's breed en een opgegeven aantal pagina's hoog past.
Als u Aanpassen op 1 pagina breed instelt door het hoge veld leeg te laten, wordt Excel ertoe aangezet de breedte zo te schalen dat deze op één pagina past, terwijl de hoogte over zoveel pagina's kan worden uitgebreid als nodig is. Dit voorkomt het veel voorkomende probleem met PDF Printing waarbij een tabel met één extra kolom een grotendeels blanco tweede pagina oplevert met één smalle kolom met gegevens. Als de geschaalde tekst te klein wordt om te lezen, pas dan het afdrukgebied aan om niet-essentiële kolommen uit te sluiten of stel de schaal in op een minimaal leesbaar percentage in plaats van het hele blad op één pagina te forceren.
Het afdrukgebied voor elk vel instellen
Een ongedefinieerd of inconsistent afdrukgebied is een andere veelvoorkomende bron van onverwachte variaties in het paginaformaat. Als het ene blad een gedefinieerd afdrukgebied van A1 tot en met K45 heeft en een ander blad geen afdrukgebied heeft, drukt Excel het volledige gebruikte bereik van het tweede blad af, wat veel verder kan gaan dan wat u wilde opnemen. Voordat u naar PDF exporteert, stelt u het afdrukgebied voor elk vel in. Selecteer de cellen die in de uitvoer moeten verschijnen, klik op het tabblad Pagina-indeling en kies Afdrukgebied en vervolgens Afdrukgebied instellen.
Nadat u de afdrukgebieden op alle vellen hebt ingesteld, gebruikt u het scherm Afdrukvoorbeeld om de uitvoer van elk vel te verifiëren voordat u de PDF-versie gebruikt. Het voorbeeld laat precies zien wat er in de PDF zal verschijnen, inclusief eventuele pagina-einden die tabellen over werkbladen verdelen. Los lastige pagina-einden op door de rijhoogte, kolombreedte of de grenzen van het afdrukgebied aan te passen. De extra minuten die u in Afdrukvoorbeeld besteedt, besparen u de frustratie van het genereren van een PDF, het ontdekken van lay-outproblemen, het oplossen ervan en het opnieuw genereren van het bestand.
Exporteren naar PDF met consistente instellingen
Zorg ervoor dat alle vellen zijn geconfigureerd met hetzelfde paginaformaat, dezelfde afdrukstand, marges en afdrukgebied en exporteer de werkmap naar PDF. Ga in Excel naar Bestand, vervolgens naar Exporteren en kies PDF maken. Selecteer in het dialoogvenster met exportopties onder Publiceren wat de optie Volledige werkmap in plaats van Actieve werkbladen. Hierdoor zijn alle lakens inbegrepen. Klik op de knop Opties en controleer of de publicatie-instellingen overeenkomen met uw standaardisatiekeuzes. Controleer of Documenteigenschappen en Documentstructuurtags voor toegankelijkheid zijn ingeschakeld als de PDF breed wordt verspreid.
Nadat de PDF is gegenereerd, opent u deze en bladert u door elke pagina. De paginaafmetingen moeten nu consistent zijn van vel tot vel. Als een blad nog steeds andere pagina-afmetingen produceert, ga dan terug naar dat blad in Excel en controleer de individuele pagina-instellingen, die mogelijk zijn uitgesloten van de groepsselectie als het verborgen of beveiligd was. WukongPDF kan de uiteindelijke PDF comprimeren of samenvoegen als de bestandsgrootte van een werkmap met meerdere bladen de limieten voor e-mailbijlagen overschrijdt, maar het standaardiseren van de Excel-pagina-instellingen vóór het exporteren blijft de meest effectieve manier om niet-overeenkomende paginaformaten te voorkomen.
Omgaan met Excel-werkmappen die op verschillende besturingssystemen zijn gemaakt
Excel-werkmappen die op zowel Windows- als Mac-computers worden bewerkt, zijn vooral gevoelig voor inconsistenties in het paginaformaat, omdat de twee besturingssystemen verschillende standaardpapierformaten en printerstuurprogramma's gebruiken. Windows gebruikt standaard het Letter-papierformaat van 8,5 bij 11 inch. macOS gebruikt standaard ook US Letter, maar het printersubsysteem op Mac brengt de paginaafmetingen in kaart via het CUPS-afdruksysteem, dat marges en schaling mogelijk iets anders interpreteert dan het Windows GDI-afdruksubsysteem.
Deze verschillen in het besturingssysteem kunnen variaties in het paginaformaat van enkele tienden van een inch veroorzaken, die subtiel genoeg zijn om onopgemerkt te blijven op het scherm, maar duidelijk zichtbaar zijn wanneer de afgedrukte pagina's op elkaar worden gestapeld of wanneer de PDF wordt bekeken in twee pagina's, waarbij tegenover elkaar liggende pagina's perfect moeten uitgelijnd zijn. Wanneer een werkmap op meerdere besturingssystemen wordt bewerkt voordat de PDF wordt geëxporteerd, wijst u één systeem aan als de uiteindelijke exportmachine en voert u alle standaardisatie van de pagina-instellingen op die machine uit voordat u de PDF maakt.
Gebruik vóór de definitieve export WukongPDF om aanvullende pagina's samen te voegen of om de uitvoer te comprimeren als de PDF met meerdere bladen de limieten voor e-mailbijlagen overschrijdt. Door de Excel-pagina-instellingen te standaardiseren, worden niet-overeenkomende formaten voorkomen, en een speciale PDF-tool zorgt voor het bestandsbeheer na de export.
Verborgen rijen en kolommen in Excel kunnen onverwacht gedrag van de paginagrootte in PDF-uitvoer veroorzaken. Als een werkblad verborgen kolommen bevat die verder reiken dan het zichtbare afdrukgebied, kan Excel de verborgen inhoud opnemen in de berekening van de paginabreedte. Voordat u gaat exporteren, moet u alle rijen en kolommen tijdelijk zichtbaar maken om de volledige omvang van de gegevens te zien. Verwijder vervolgens de verborgen inhoud of pas het afdrukgebied aan om deze expliciet uit te sluiten.
Het in Excel geselecteerde printerstuurprogramma kan de afmetingen van PDF-pagina's beïnvloeden, omdat Excel de printer vraagt naar de ondersteunde papierformaten en standaardmarges. Als de geselecteerde printer een fysiek apparaat is met niet-standaard papierverwerking, kan de PDF-uitvoer onverwachte instellingen voor het paginaformaat overnemen. Voor consistente PDF-uitvoer stelt u de standaardprinter in op Microsoft Print to PDF voordat u het Excel-bestand opent.
Excel voor Mac en Excel voor Windows verwerken bepaalde functies voor pagina-instelling anders, met name kop- en voetteksten die afbeeldingen bevatten. Een werkblad met een bedrijfslogo in de koptekst kan op elk besturingssysteem in iets andere afmetingen worden weergegeven, omdat de algoritmen voor het schalen van afbeeldingen verschillen. Als de werkmap op beide platforms naar PDF wordt geëxporteerd, test dan de uitvoer op elk platform en bepaal welk platform het gewenste resultaat oplevert voor de uiteindelijke distributiekopie.
Wanneer u de PDF distribueert naar ontvangers die deze mogelijk afdrukken op andere papierformaten dan u voor de export hebt gebruikt, dient u in de e-mail- of documentkop een notitie op te nemen waarin het beoogde papierformaat wordt aangegeven. Een PDF die is opgemaakt voor A4-papier en die door een ontvanger in Noord-Amerika op Letter is afgedrukt, kan enigszins bijgesneden marges hebben. Door het PDF-paginaformaat zo in te stellen dat het overeenkomt met het meest voorkomende papierformaat onder uw ontvangers, wordt dit probleem geminimaliseerd.