Waarom het converteren van Excel naar PDF meer vereist dan alleen afdrukken
Een Excel-spreadsheet ziet er georganiseerd en leesbaar uit op het scherm, omdat u horizontaal en verticaal kunt scrollen om alle gegevens te zien. Hetzelfde spreadsheet dat zonder voorbereiding wordt afgedrukt of geconverteerd naar PDF, levert vaak een gefragmenteerde puinhoop op. Kolommen lopen over de rechterrand van de pagina en gaan verder op afzonderlijke pagina's. Rijen breken de middencel af bij de paginagrenzen. De koprij verschijnt alleen op de eerste pagina, waardoor alle volgende pagina's geen kolomlabels hebben. Excel op de juiste manier naar PDF converteren betekent dat u de spreadsheet zo instelt dat elke pagina van de resulterende PDF op zichzelf leesbaar en compleet is.
Door het afdrukgebied vóór het exporteren in te stellen, worden alleen de bedoelde gegevens weergegeven in de uiteindelijke PDF-uitvoer.
Eén enkele testafdruk van één representatieve pagina bevestigt dat alle lay-outinstellingen werken zoals verwacht.
Het conversieproces van Excel naar PDF op Windows geeft u meer controle dan op welk ander platform dan ook, omdat Excel voor Windows de meest complete set functies voor paginalay-out en PDF-export bevat. U kunt afdrukgebieden instellen, herhalende koptekstrijen definiëren, de uitvoer schalen zodat deze op een specifiek aantal pagina's past en precies bepalen welke delen van de werkmap in de PDF verschijnen. Deze instellingen, waarvan de meeste zich op het tabblad Pagina-indeling in Excel bevinden, bepalen of de PDF-uitvoer er professioneel of lukraak uitziet.
Windows-gebruikers hebben ook toegang tot Microsoft Print to PDF, een ingebouwde virtuele printer waarmee elke toepassing met printmogelijkheden PDF-uitvoer kan produceren. Deze virtuele printerbenadering werkt met oudere versies van Excel die mogelijk niet over een eigen PDF-exportfunctie beschikken. De sleutel tot het behalen van goede resultaten met beide methoden is de voorbereiding die u in Excel doet voordat u met de conversie begint.
Uw Excel-spreadsheet instellen voor schone PDF-uitvoer op Windows
Begin met het definiëren van wat er op elke pagina van de PDF moet verschijnen. Excel-spreadsheets bevatten vaak veel meer kolommen dan op een standaard paginabreedte passen. De weergave Pagina-indeling in Excel laat precies zien waar pagina-einden zullen vallen bij de huidige afdrukinstellingen. Schakel over naar de weergave Pagina-indeling vanaf het tabblad Weergave en blader door het werkblad. Blauwe stippellijnen geven automatische pagina-einden aan. Doorgetrokken lijnen geven handmatige pagina-einden aan die u hebt ingesteld.
Stel het afdrukgebied zo in dat het alleen de cellen bevat die u in de PDF wilt hebben. Selecteer het cellenbereik dat de gegevens bevat die u wilt uitvoeren, ga naar het tabblad Pagina-indeling, klik op Afdrukgebied en selecteer Afdrukgebied instellen. Excel neemt alleen het geselecteerde bereik op in de PDF-uitvoer. Dit is met name handig voor spreadsheets die ondersteunende berekeningen, referentietabellen of aantekeningen bevatten die niet in de gedistribueerde PDF mogen voorkomen.
Configureer herhalende koprijen zodat kolomlabels bovenaan elke pagina verschijnen. Klik op het tabblad Pagina-indeling op Titels afdrukken. Op het tabblad Blad van het dialoogvenster Pagina-instelling stelt u Rijen zo in dat deze bovenaan worden herhaald in de rij of rijen die uw kolomkoppen bevatten. Deze instelling zorgt ervoor dat iedereen die de PDF leest, kan zien wat elke kolom vertegenwoordigt zonder terug te keren naar de eerste pagina. Voor spreadsheets met veel kolommen die meerdere pagina's horizontaal beslaan, kunt u ook instellen dat Kolommen links worden herhaald om de rijlabels op elke pagina zichtbaar te houden.
Pas de schaal aan zodat uw gegevens op een redelijk aantal pagina's passen. Op het tabblad Pagina-indeling kunt u Breedte en Hoogte instellen op elk 1 pagina om het hele werkblad op één pagina te forceren, wat werkt voor kleine spreadsheets. Voor grotere spreadsheets stelt u Breedte in op 1 pagina en laat u Hoogte automatisch staan, zodat alle kolommen op elke pagina verschijnen en de rijen over zoveel pagina's lopen als nodig is. Schaal niet onder de 70 procent, omdat kleinere tekst moeilijk leesbaar wordt in de PDF-uitvoer.
De PDF Printing-instellingen die u in Excel configureert, bepalen rechtstreeks de PDF-uitvoerkwaliteit. Neem de tijd om elke instelling te controleren voordat u deze exporteert. Een spreadsheet die 15 minuten nodig heeft om correct in te stellen, levert een PDF op die er professioneel uitziet. Een spreadsheet die met standaardinstellingen wordt geëxporteerd, levert vaak een PDF op die eruitziet als een bijzaak.
Uw spreadsheet exporteren naar PDF op Windows Stap voor stap
Als de instellingen voor de pagina-indeling zijn geconfigureerd, is exporteren naar PDF eenvoudig. Ga naar Bestand, selecteer Exporteren en kies PDF/XPS-document maken. Klik op de knop PDF/XPS maken om het dialoogvenster Opslaan te openen. Voordat u opslaat, klikt u op de knop Opties onder het dialoogvenster Opslaan om toegang te krijgen tot de exportopties. Selecteer het paginabereik als u alleen specifieke pagina's van de uitvoer wilt. Kies of u alleen het actieve blad, alle bladen in de werkmap of een specifieke selectie wilt exporteren. Voor werkmappen met meerdere bladen wordt door het exporteren van de hele werkmap een PDF gemaakt waarin elk blad op een nieuwe pagina begint.
Nadat u uw opties heeft geselecteerd, kiest u een bestandsnaam en opslaglocatie en klikt u op Publiceren. Excel rendert de spreadsheet volgens uw pagina-indelingsinstellingen en produceert het PDF-bestand. Open de PDF onmiddellijk en blader door elke pagina om te controleren of de uitvoer aan uw verwachtingen voldoet. Controleer of alle kolommen op elke pagina passen zonder dat de inhoud wordt afgesneden. Controleer of de koprijen correct worden herhaald. Zorg ervoor dat pagina-einden op logische posities vallen en niet in het midden van belangrijke gegevensrijen.
Voor spreadsheets die worden gedeeld met mensen die de gegevens mogelijk later moeten extraheren, kunt u er rekening mee houden dat een PDF-converter deze PDF indien nodig weer naar Excel kan converteren. Om toekomstige extractie eenvoudiger te maken, moet u ervoor zorgen dat gegevens worden gepresenteerd in overzichtelijke tabellen met duidelijke kolomkoppen, in plaats van in complexe samengevoegde celindelingen die extractietools in de war brengen.
Veelvoorkomende conversieproblemen van Excel naar PDF op Windows oplossen
Het meest voorkomende probleem is dat kolommen buiten de paginabreedte uitsteken en worden afgesneden of naar een tweede pagina worden geduwd. De oplossing is om de kolombreedte aan te passen zodat deze binnen het afdrukbare gebied past, de paginarichting te wijzigen van Staand in Liggend, of het schaalpercentage aan te passen. Liggende oriëntatie alleen lost vaak het probleem op voor spreadsheets met 8 tot 12 kolommen. Voor bredere spreadsheets combineert u de liggende stand met een schaalinstelling zodat alle kolommen op één pagina passen.
Een ander veelvoorkomend probleem is dat rasterlijnen niet verschijnen in de PDF-uitvoer. Excel drukt standaard geen rasterlijnen af, ook al zijn ze zichtbaar op het scherm. Als u rasterlijnen wilt opnemen, gaat u naar het tabblad Pagina-indeling en schakelt u het selectievakje Afdrukken in onder Rasterlijnen in de groep Bladopties. Deze instelling voegt dunne lijnen toe rond elke cel in de PDF-uitvoer, waardoor de leesbaarheid van spreadsheets met veel gegevens wordt verbeterd.
Pagina-einden die zich in het midden van samengevoegde cellen of grote celblokken bevinden, produceren visueel schokkende PDF-uitvoer. Controleer het Pagina-eindevoorbeeld in Excel, toegankelijk via het tabblad Weergave, om precies te zien waar pagina-einden vallen.
Sleep pagina-eindelijnen om ze tussen logische gegevensgroepen te verplaatsen in plaats van door het midden van belangrijke rijen. Handmatige plaatsing van pagina-einden levert een PDF op die de gegevensstructuur respecteert in plaats van er willekeurig doorheen te snijden.
Voor zeer grote spreadsheets die redelijkerwijs niet op afgedrukte pagina's passen, moet u overwegen of een PDF het juiste uitvoerformaat is. Een spreadsheet met meerdere duizenden rijen die naar PDF is geconverteerd, kan honderden pagina's opleveren die onpraktisch zijn om te navigeren. In deze gevallen voldoet het direct delen van het Excel-bestand of het exporteren van een samenvattingsbereik naar PDF, terwijl de volledige gegevensset in Excel-indeling blijft, aan zowel de presentatie- als de gegevenstoegangsbehoeften.
Voor Excel-werkmappen met meerdere bladen hangt de beslissing om alle bladen als één doorlopende PDF of elk blad als een afzonderlijke sectie te exporteren af van hoe de ontvanger het document gaat gebruiken. Als u de hele werkmap exporteert, wordt er één PDF gemaakt waarin elk werkblad op een nieuwe pagina begint, wat handig is voor de ontvanger om opeenvolgend door te bladeren. Door geselecteerde bladen naar afzonderlijke PDF's te exporteren, krijgt de ontvanger individuele bestanden voor elke gegevenscategorie, wat beter is wanneer verschillende ontvangers verschillende bladen nodig hebben of wanneer afzonderlijke bladen op afzonderlijke locaties worden opgeslagen. De conversietools van WukongPDF ondersteunen beide benaderingen.
Voorwaardelijke opmaak in Excel, zoals kleurenschalen, gegevensbalken en pictogrammensets die gegevenspatronen visueel markeren, worden over het algemeen goed overgebracht naar PDF-uitvoer omdat deze opmaakelementen visueel worden weergegeven. De PDF verliest echter het interactieve zweef- en klikgedrag dat voorwaardelijke opmaak soms in de Excel-versie bevat. Controleer de spreadsheet voordat u deze exporteert, met dien verstande dat de ontvanger het statische visuele resultaat van de voorwaardelijke opmaak zal zien, maar er niet mee kan communiceren zoals in het Excel-bestand.
Voor spreadsheets die diagrammen en grafieken naast de gegevenstabellen bevatten, controleert u of diagramelementen correct worden weergegeven in de PDF-uitvoer. Diagramtitels, aslabels en legendatekst verschuiven soms van positie of veranderen van lettertype tijdens de PDF-export, omdat de grafiekweergave-engine in Excel een andere logica voor lettertypevervanging gebruikt dan de hoofdweergave-engine voor spreadsheets. Een snelle controle van elk diagram in de PDF-uitvoer bevestigt dat elk label, titel en legenda-item op de juiste positie en in een leesbaar formaat verschijnt.
De Microsoft Print to PDF virtuele printer die in Windows is ingebouwd, biedt een handig alternatief voor de oorspronkelijke PDF-export van Excel, vooral voor spreadsheets waarbij de oorspronkelijke export onverwachte resultaten oplevert. Het afdrukpad verwerkt de spreadsheet via dezelfde weergavepijplijn die fysieke afgedrukte uitvoer zou produceren, waarbij complexe opmaak, aangepaste pagina-instellingen en printerspecifieke instellingen soms anders worden afgehandeld dan het directe exportpad. Als de oorspronkelijke export niet de verwachte uitvoer oplevert, probeer dan de route Afdrukken naar PDF voordat u tijd besteedt aan het oplossen van opmaakinstellingen.