Waarom u Adobe Acrobat niet nodig heeft om een PDF te ondertekenen
Adobe Acrobat is al tientallen jaren de standaard PDF-toepassing en veel mensen gaan er nog steeds van uit dat dit nodig is voor elke taak die verder gaat dan alleen het bekijken van een PDF. Het ondertekenen van een document is een van de meest voorkomende redenen waarom mensen denken dat ze Acrobat nodig hebben, omdat oudere versies van Acrobat de enige tools waren die het plaatsen van handtekeningen ondersteunden. Dat is al jaren niet meer zo. Elk groot besturingssysteem bevat nu ingebouwde mogelijkheden voor het ondertekenen van PDF's, en tientallen gratis en goedkope alternatieven bieden handtekeningfuncties die overeenkomen met of beter zijn dan wat Acrobat voor de meeste gebruikers biedt.
Dankzij een browsergebaseerde ondertekeningstool is er geen software-installatie meer nodig op elk apparaat dat u gebruikt.
De handtekening die u eenmaal aanmaakt, wordt automatisch via iCloud op al uw Apple-apparaten gesynchroniseerd.
Een Sign PDF-bewerking omvat twee verschillende mogelijkheden: het plaatsen van een visuele weergave van uw handtekening op het document, en optioneel het toepassen van een cryptografisch verifieerbare digitale handtekening die uw identiteit verifieert en manipulatie detecteert. Voor de overgrote meerderheid van persoonlijke en zakelijke documenten is de visuele handtekening het enige dat nodig is. Arbeidscontracten, huurovereenkomsten, toestemmingsformulieren en interne goedkeuringen zijn allemaal afhankelijk van de visuele handtekening als bewijs van de intentie en instemming van de ondertekenaar. De Digitale handtekening-mogelijkheden die Acrobat biedt, zijn alleen nodig voor specifieke gereguleerde contexten zoals overheidsaanbestedingen, gerechtelijke dossiers waarvoor op certificaten gebaseerde handtekeningen vereist zijn, en industrieën met wettelijke handtekeningstandaarden.
Het ecosysteem PDF Tools is de afgelopen vijf jaar dramatisch uitgebreid. Browsergebaseerde PDF-editors kunnen handtekeningen nu met dezelfde precisie plaatsen, vergroten of verkleinen en positioneren als desktoptoepassingen. Met mobiele apps kunt u documenten ondertekenen met een vinger of stylus en deze binnen enkele seconden terugsturen. Ingebouwde tools in het besturingssysteem kunnen de meest voorkomende ondertekeningsworkflows verwerken zonder enige software-installatie. Als u begrijpt welke van deze alternatieven bij uw specifieke situatie past, kunt u PDF's efficiënt ondertekenen zonder de kosten of complexiteit van Acrobat.
Ingebouwde besturingssysteemtools gebruiken om PDF's te ondertekenen op Windows en Mac
Windows bevat Microsoft Edge als de standaard PDF-viewer, en Edge heeft een ingebouwde teken- en annotatietool waarmee handtekeningen op PDF's kunnen worden geplaatst. Open de PDF in Edge, klik op de knop Tekenen in de werkbalk, selecteer een penkleur en -dikte en gebruik uw muis, touchscreen of stylus om uw handtekening rechtstreeks op het document te tekenen. Het resultaat is een annotatie die uw handtekening visueel weergeeft. Edge kan geen op certificaten gebaseerde digitale handtekening maken, maar voor de visuele handtekening die de meeste documenten vereisen, werkt het onmiddellijk en zonder enige configuratie.
Mac-gebruikers hebben Preview, dat een meer geavanceerde handtekeningfunctie bevat. Open de PDF in Voorvertoning, klik op de knop Markering op de werkbalk en selecteer het Handtekeninggereedschap. Je kunt een handtekening maken door met je vinger op het trackpad te tekenen of door een wit stuk papier te ondertekenen en dit tegen de camera van de Mac te houden. Eenmaal aangemaakt, wordt de handtekening opgeslagen en beschikbaar voor toekomstig gebruik op al uw Apple-apparaten via iCloud-synchronisatie. Om een document te ondertekenen, selecteert u de opgeslagen handtekening in het menu, klikt u op het document waar u het wilt laten verschijnen en sleept u het naar de positie en wijzigt u het formaat ervan.
De ingebouwde tools van beide besturingssystemen produceren een schone handtekeningafbeelding die op de PDF-pagina wordt geplaatst. Voor geen van beide is een Adobe-account, een abonnement of een software-installatie vereist die verder gaat dan wat bij het besturingssysteem wordt geleverd. De ondertekende PDF kan net als elk ander PDF-bestand worden opgeslagen, per e-mail verzonden of geüpload en de ontvangers kunnen deze zonder speciale software in elke PDF-lezer openen en bekijken. Deze ingebouwde mogelijkheden voorzien in de ondertekeningsbehoeften van de meerderheid van de gebruikers, die alleen maar een handtekening op een document willen zetten en dit snel terugsturen.
Gratis tools van derden voor PDF-ondertekening op elk apparaat
Verschillende gratis browsergebaseerde tools bieden PDF-ondertekening zonder iets op uw computer te installeren. Met de handtekeningtool van WukongPDF kunt u een pdf uploaden, een handtekening maken of uploaden, deze op het document plaatsen en de ondertekende versie downloaden. De tool werkt in elke moderne browser op elk besturingssysteem en verwerkt het document in het geheugen zonder het op externe servers op te slaan. Deze browsergebaseerde aanpak is vooral handig op gedeelde of openbare computers waarop u geen software kunt installeren.
Voor gebruikers die regelmatig PDF's ondertekenen en een speciale toepassing willen, zijn er voor elk platform gratis PDF-lezers met ondertekeningsmogelijkheden beschikbaar. PDF-XChange Editor op Windows biedt een gratis versie met volledige ondertekeningsfuncties. PDF Expert op Mac biedt een gratis laag die handtekeningen ondersteunt. Adobe Acrobat Reader zelf, de gratis versie, ondersteunt het toevoegen van handtekeningen zonder een betaald abonnement, hoewel Adobe deze functie moeilijker te vinden maakt dan de betaalde upgrade-aanwijzingen suggereren.
Op mobiele apparaten ondersteunen de ingebouwde markeringstools in iOS en de Google Drive PDF-viewer op Android beide het toevoegen van handtekeningen aan PDF's zonder apps van derden. De iOS Markup-tool is toegankelijk vanuit de Bestanden-app en de Mail-app wanneer u een PDF opent. Op Android opent u de pdf in Google Drive, tikt u op het bewerkingspictogram en gebruikt u de tekentool om uw handtekening toe te voegen. Deze ingebouwde mobiele tools verwerken het gebruikelijke scenario waarbij u een pdf per e-mail op uw telefoon ontvangt, deze onmiddellijk ondertekent en terugstuurt, allemaal binnen een minuut en zonder de ingebouwde apps te verlaten.
Een professioneel ogende afbeelding van een digitale handtekening maken
De kwaliteit van uw handtekeningafbeelding maakt een merkbaar verschil in hoe professioneel het ondertekende document eruitziet. Een met een muis gekrabbelde handtekening ziet er gehaast en amateuristisch uit. Een handtekening die zorgvuldig is getekend met een stylus of is gemaakt op basis van een origineel inkt-op-papier van hoge kwaliteit, ziet er professioneel en weloverwogen uit. Het investeren van een paar minuten in het maken van een goede handtekeningafbeelding loont de moeite voor elk document dat u vanaf dat moment ondertekent.
De beste methode voor het maken van een handtekeningafbeelding is door met een pen met donkere inkt een schoon wit stuk papier te ondertekenen, het bij goed licht te fotograferen of te scannen en de afbeelding op te slaan met een transparante achtergrond. De meeste PDF-ondertekeningstools kunnen deze afbeelding importeren en als handtekening op documenten plaatsen. De inkt-op-papier-methode legt de natuurlijke lijndiktevariatie, de kleine onvolkomenheden en het persoonlijke karakter van uw daadwerkelijke handschrift vast op een manier die digitale tekenhulpmiddelen moeilijk kunnen repliceren.
Als u de handtekening liever digitaal maakt, gebruik dan een stylus op een tablet of telefoon in plaats van een muis. De drukgevoeligheid en precisie van een stylus leveren aanzienlijk betere resultaten op dan een muis of trackpad. De meeste tablets en telefoons met stylusondersteuning, waaronder iPads met Apple Pencil en Samsung Galaxy-apparaten met S Pen, bieden een natuurlijke tekenervaring die handtekeningen produceert die bijna niet te onderscheiden zijn van inkt op papier. Teken de handtekening op een comfortabel formaat, idealiter groter dan u nodig heeft, omdat het verkleinen van een grote handtekening schonere resultaten oplevert dan het vergroten van een kleine.
Sla uw handtekeningafbeelding op in een indeling die transparantie ondersteunt, meestal PNG. Een transparante achtergrond betekent dat de handtekening opgaat in het document zonder dat er een zichtbare witte rechthoek omheen zit. De meeste ondertekeningstools die het importeren van afbeeldingen ondersteunen, verwerken transparante PNG's correct. Bewaar de handtekeningafbeelding op een veilige locatie, zoals de bestandsopslag van een wachtwoordbeheerder of een gecodeerde map, omdat de afbeelding kan worden gebruikt om documenten in uw naam te ondertekenen.
Stap voor stap: een PDF ondertekenen met een browsergebaseerd hulpmiddel
De browsergebaseerde ondertekeningsworkflow is de meest universeel toegankelijke methode omdat er geen software-installatie voor nodig is en het werkt op elk apparaat met een moderne browser. Open de PDF-ondertekeningstool in uw browser. De meeste tools bieden een overzichtelijke interface met een enkele uploadknop op de landingspagina.
Upload de PDF die u moet ondertekenen. De tool geeft de documentpagina's weer in het browservenster met een werkbalk voor het toevoegen van handtekeningen, tekst en andere annotaties. Selecteer de handtekeningtool en kies hoe u uw handtekening wilt maken. Tot de opties behoren doorgaans tekenen met uw muis of touchscreen, het typen van uw naam in een cursief lettertype of het uploaden van een handtekeningafbeeldingsbestand. Rechtstreeks in de browser tekenen is handig voor eenmalig gebruik. Het uploaden van een opgeslagen handtekeningafbeelding levert de meest consistente resultaten op bij veelvuldig gebruik.
Klik op het document waar u de handtekening wilt plaatsen. Er verschijnt een voorbeeld van uw handtekening op de kliklocatie. Sleep om het precies over de handtekeninglijn te plaatsen. Gebruik de formaatgrepen om het formaat aan te passen, zodat de handtekening op natuurlijke wijze binnen de beschikbare ruimte past. De meeste tools geven het document weer op een comfortabel zoomniveau, waardoor de positionering accuraat is zonder dat er overmatig in en uit moet worden gezoomd.
Controleer het ondertekende document om er zeker van te zijn dat de handtekening correct is gepositioneerd en op de juiste grootte is geplaatst. Blader door alle andere pagina's waarvoor handtekeningen nodig zijn en plaats indien nodig aanvullende handtekeningen. Wanneer alle handtekeningen aanwezig zijn, downloadt u de ondertekende PDF. De tool verwerkt het document en levert een PDF af waarin uw handtekening als zichtbare annotatie op de pagina is ingesloten. Open het gedownloade bestand om te controleren of de handtekening correct wordt weergegeven. De ondertekende PDF is nu klaar om terug te e-mailen naar de afzender, te uploaden naar een portal of op te slaan voor uw administratie.
De browsergebaseerde ondertekeningstool van WukongPDF voltooit deze hele workflow in minder dan een minuut. Uploaden, ondertekenen en downloaden, zonder dat u een account hoeft aan te maken en geen software hoeft te installeren. De tool behoudt de originele PDF-kwaliteit en sluit handtekeningen in als standaard PDF-annotaties die elke PDF-lezer correct weergeeft.
Wat te doen als de ondertekende PDF juridisch bindend moet zijn
Voor de meeste alledaagse documenten is een visueel aangebrachte handtekening juridisch voldoende. De ESIGN Act in de Verenigde Staten en eIDAS in de Europese Unie bepalen dat elektronische handtekeningen voor de meeste doeleinden hetzelfde juridische gewicht hebben als handgeschreven handtekeningen. Een handtekening die wordt toegepast via een browsergebaseerd hulpmiddel of een ingebouwde besturingssysteemfunctie voldoet aan deze wettelijke normen voor de soorten documenten die de meeste mensen regelmatig ondertekenen.
Voor documenten die specifiek een op certificaten gebaseerde digitale handtekening vereisen, zoals bepaalde overheidsdocumenten, gereguleerde financiële documenten of contracten in sectoren met specifieke handtekeningstandaarden, is een tool nodig die het ondertekenen van digitale certificaten ondersteunt. Adobe Acrobat Pro ondersteunt dit, evenals verschillende speciale toepassingen voor digitale handtekeningen. De vereiste voor op certificaten gebaseerde handtekeningen wordt doorgaans expliciet vermeld in de documentinstructies of in de voorschriften die van toepassing zijn op het specifieke type archivering. Als het document geen digitale certificaten of cryptografische handtekeningen vermeldt, is een standaard visuele handtekening vrijwel zeker acceptabel.
Als u twijfelt over de handtekeningvereisten voor een specifiek document, vraag dan aan de afzender van het document of de ontvangende organisatie welk type handtekening zij nodig hebben. De meesten zullen een voorkeur voor Acrobat opgeven simpelweg omdat dit het hulpmiddel is waarmee ze vertrouwd zijn, en niet omdat het document eigenlijk Acrobat-specifieke handtekeningfuncties vereist. Een PDF die is ondertekend met een tool die aan de standaarden voldoet, is functioneel identiek aan een PDF die is ondertekend met Acrobat vanuit het perspectief van de ontvanger die het ondertekende document opent en bekijkt.