NDA's gaan snel in het bedrijfsleven: een potentiële partner, aannemer of investeerder verwacht vaak dat er snel een ondertekend en teruggestuurd wordt. Dankzij een soepele PDF-workflow voor vertrouwelijkheidsovereenkomsten kunt u de cirkel binnen enkele minuten in plaats van uren sluiten en uw documenten overzichtelijk houden zonder dat iemand iets hoeft af te drukken of te scannen.
Voordat u verzendt: zorg voor de juiste geheimhoudingsverklaring
Stel NDA's op in Word of Google Documenten, waar bewerken en beoordelen eenvoudig is. Wanneer de taal voltooid is, exporteert u naar PDF. Stuur een geheimhoudingsverklaring nooit als Word-document; de ontvanger kan de voorwaarden, opzettelijk of per ongeluk, wijzigen voordat hij ondertekent. Een PDF vergrendelt de inhoud, zodat beide partijen hetzelfde document ondertekenen.
Pas vóór het verzenden bewerkingsbeperkingen toe op de PDF. Als u PDF Beveiliging gebruikt om het bestand te vergrendelen tegen bewerken, betekent dit dat de ontvanger het kan openen en lezen, maar de voorwaarden niet kan wijzigen. Ze kunnen hun handtekening toevoegen, maar ze kunnen niet veranderen wat ze ondertekenen. Dit is de basisbescherming die elke NDA PDF zou moeten hebben.
Handtekeningvelden toevoegen
Een geheimhoudingsverklaring met speciale handtekeningvelden is gemakkelijker te ondertekenen dan een geheimhoudingsverklaring waarbij de ontvanger moet uitzoeken waar hij zijn handtekening moet toevoegen. Handtekeningvelden kunnen aan een bestaande PDF worden toegevoegd met behulp van een browsergebaseerde PDF-editor of Adobe Acrobat. Plaats een veld op de handtekeningregel en voeg optioneel velden toe voor de afgedrukte naam, titel, datum en bedrijfsnaam.
Als de invulbare velden aanwezig zijn, opent de ontvanger de PDF, klikt op het handtekeningveld, ondertekent (getypt, getekend of geüploade handtekeningafbeelding), vult de gegevens in, slaat deze op en stuurt deze terug. Als de velden correct zijn ingesteld, duurt het proces minder dan twee minuten.
De geheimhoudingsverklaring veilig verzenden
NDA's bevatten vaak gevoelige bedrijfsinformatie: de betrokken partijen, de aard van de relatie en soms details over wat er wordt beschermd. Voor de meeste zakelijke NDA's die tussen bekende partijen worden verzonden, is standaard e-mail acceptabel. Voor gevoeligere situaties beperkt het gebruik van een cloudopslaglink met beperkte toegang in plaats van een e-mailbijlage wie het document onderweg kan bekijken.
Als de NDA tussen partijen is die nog niet eerder hebben samengewerkt en het onderwerp gevoelig is, voegt wachtwoordbeveiliging een laag toe: stuur de NDA PDF met een open wachtwoord en deel het wachtwoord vervolgens via een ander kanaal (sms, telefoontje). Dit betekent dat zelfs als de e-mail wordt onderschept, het document niet kan worden geopend.
Medehandtekeningen verkrijgen
Onderlinge geheimhoudingsverklaringen vereisen dat beide partijen ondertekenen. De schoonste workflow: Partij A tekent en verzendt. Partij B tekent mede en stuurt het terug naar Partij A. Partij A bevestigt de ontvangst en stuurt de volledig uitgevoerde kopie naar beide partijen. Dit levert één enkele PDF op met beide handtekeningen in plaats van twee afzonderlijk ondertekende documenten.
Voor NDA-workflows waarbij de doorloopsnelheid van belang is (vergaderingen met investeerders, partnerschapsonderhandelingen) automatiseert een speciaal platform voor elektronische handtekeningen zoals DocuSign of HelloSign de routering: één keer verzenden, beide partijen worden op volgorde op de hoogte gebracht en beide partijen ontvangen automatisch de volledig uitgevoerde kopie wanneer ze voltooid zijn. Voor incidentele geheimhoudingsverklaringen is de handmatige e-mailworkflow voldoende.
Ondertekende geheimhoudingsverklaring indienen
Een ondertekende NDA is een juridisch document. Dien het goed in en archiveer het onmiddellijk. Een naamgevingsformaat dat werkt: [OtherPartyName]_NDA_[JJJJ-MM-DD]_Signed.pdf. Bewaar deze in een speciale NDA-map in uw juridische documentenarchief, geordend op jaar of op tegenpartij. NDA's hebben gedefinieerde termen – sommige duren een jaar, sommige vijf, sommige voor onbepaalde tijd – en je moet ze kunnen vinden wanneer de term ter beoordeling komt of wanneer de verplichtingen van de andere partij relevant worden.
Stuur onmiddellijk nadat beide handtekeningen zijn geplaatst een kopie naar de andere partij. Ga er niet vanuit dat ze van elke uitgewisselde versie een kopie hebben bewaard. De ondertekende, uitgevoerde kopie moet expliciet worden verzonden met de vermelding dat dit de definitief uitgevoerde versie is, zodat beide partijen hetzelfde gezaghebbende record hebben.