Als u een handtekening met een muis tekent, ontstaat er een grillig, kinderlijk krabbeltje dat in niets lijkt op uw daadwerkelijke handtekening. De muis is niet ontworpen voor handschrift en het resultaat ondermijnt de professionaliteit van het document dat u ondertekent. Gelukkig bieden de meeste PDF-ondertekeningstools alternatieven voor het uit de vrije hand tekenen met de muis: getypte handtekeningen die worden weergegeven in een handschriftachtig lettertype, geüploade handtekeningafbeeldingen en op certificaten gebaseerde digitale handtekeningen waarvoor helemaal geen visuele handtekening nodig is.
Voor een strakke, professioneel ogende handtekening heb je geen vaste muishand nodig. Het vereist dat u weet welke ondertekeningsmethode u moet gebruiken.
Als u met slechts muisklikken een Sign PDF-handtekening toevoegt, betekent dit dat u een ondertekeningsmethode kiest die voldoet aan de vereisten van het document: een getypte of geüploade handtekening voor de meeste zakelijke documenten, of een digitaal certificaat voor documenten die cryptografische verificatie vereisen. WukongPDF's PDF Tools ondersteunen alle drie de methoden, en de onderstaande workflow elimineert tekenen uit de vrije hand volledig.
Getypte handtekeningen: de snelste click-only-methode
De meeste tools voor PDF-ondertekening bevatten een optie voor getypte handtekeningen. U typt uw naam, selecteert een handschriftlettertype uit een lijst met opties en de tool geeft uw naam in dat lettertype weer als handtekening. Het resultaat ziet er consistenter en professioneler uit dan welke muishandtekening dan ook. Het handtekeningblok toont uw naam in een cursief of scriptlettertype, precies zo groot en gepositioneerd als u opgeeft.
Getypte handtekeningen zijn juridisch geldig voor de meeste zakelijke doeleinden in de Verenigde Staten onder de ESIGN Act, die een elektronische handtekening in grote lijnen definieert als elk elektronisch geluid, symbool of proces dat aan een document is gekoppeld met de bedoeling om te ondertekenen. Een getypte naam in een scriptlettertype met uw intentie om te ondertekenen voldoet aan deze definitie. Voor documenten die meer zekerheid vereisen, zoals gereguleerde financiële overeenkomsten of gerechtelijke documenten, biedt een op digitale certificaten gebaseerde handtekening een cryptografisch identiteitsbewijs dat een getypte handtekening niet biedt.
Een handtekeningafbeelding uploaden voor hergebruik
Maak één keer een schone handtekeningafbeelding en gebruik deze in elk document dat u ondertekent. Schrijf uw naam op wit papier met een donkere pen. Fotografeer of scan het in hoge resolutie. Snijd de afbeelding strak rond de handtekening bij. Sla het op als een PNG-bestand met een transparante achtergrond, zoals de meeste foto-editors kunnen maken. Upload deze afbeelding naar de handtekeningenbibliotheek van uw PDF-ondertekeningstool. Vanaf dat moment is het ondertekenen van een document slechts twee klikken: selecteer de handtekening in de bibliotheek en klik op de plek op de pagina.
De transparante achtergrond is het detail dat ervoor zorgt dat een geüploade handtekening er professioneel uitziet. Een handtekening op een witte rechthoek valt op tegen een gekleurde achtergrond of documentkoptekst. Een handtekening met een transparante achtergrond past in het document alsof deze rechtstreeks op het papier is ondertekend. De meeste PDF-ondertekeningstools accepteren PNG-bestanden en behouden de transparantie bij het plaatsen van de handtekening op de pagina. Als uw tool geen transparantie ondersteunt, gebruik dan een achtergrondkleur die overeenkomt met de papierkleur van het document, meestal puur wit voor moderne documenten.
De handtekening correct positioneren en dimensioneren
Klikplaatsing positioneert de handtekening standaard op volledige grootte. Met de meeste tools kunt u het formaat wijzigen door de hoeken na plaatsing te slepen. Voor handtekeningblokken die deel uitmaken van een formulier, lijnt u de handtekening uit binnen de aangewezen ruimte in plaats van het hele blok te bedekken. Een handtekening die het blok van rand tot rand vult, ziet er te groot en onprofessioneel uit. Een handtekening op ongeveer 60-80% van de blokbreedte, gecentreerd, ziet er natuurlijk uit.
Documenten van meerdere pagina's met meerdere handtekeninglocaties hebben een consistent formaat nodig. Pas op elke handtekeningpagina dezelfde handtekeningafbeelding met dezelfde relatieve grootte toe. Inconsistente afmetingen, waarbij de handtekening groter lijkt op pagina 3 dan op pagina 7, geeft aan dat verschillende mensen mogelijk hebben ondertekend of dat het ondertekenproces onzorgvuldig is verlopen. Consistentie is het visuele kenmerk van een professioneel uitgevoerd document.
| Ondertekenmethode | Klikken vereist | Uiterlijk | Wettelijk gewicht |
|---|---|---|---|
| Getypte naam in scriptlettertype | 2-3 klikken | Schoon, consistent, duidelijk niet met de hand geschreven | Geldig voor de meeste zakelijke doeleinden onder ESIGN |
| Handtekeningafbeelding geüpload | 2 klikken na de eerste installatie | Ziet eruit als een echte inkthandtekening | Geldig voor de meeste zakelijke doeleinden onder ESIGN |
| Digitale certificaathandtekening | 3-5 klikken + certificaat instellen | Cryptografische zegel, geen visuele handtekening noodzakelijkerwijs | Hoogste wettelijke gewicht, cryptografisch bewijs |
| Muistekening uit de vrije hand | N.v.t. (vermijden) | Scherp, onprofessioneel | Rechtsgeldige maar onprofessionele uitstraling |
Een digitaal certificaat instellen voor op klikken gebaseerd ondertekenen
Digitale certificaten bieden het hoogste niveau van handtekeninggarantie via cryptografie met openbare sleutels. Het certificaat bindt uw identiteit aan een cryptografisch sleutelpaar. Wanneer u ondertekent, wordt in de PDF een digitale handtekening ingesloten die kan worden gevalideerd door iedereen die het bestand opent. Het maken van een digitaal certificaat voor persoonlijk gebruik is gratis via de functie Digitale ID's van Adobe Acrobat of via externe certificeringsinstanties die gratis basiscertificaten voor e-mailvalidatie uitgeven.
Het instellen van het certificaat is een eenmalig proces. Navigeer in Acrobat naar Bewerken, Voorkeuren, Handtekeningen en maak een nieuwe digitale id. Kies een locatie om het certificaat op te slaan, stel een wachtwoord in om het te beschermen en geef uw naam en e-mailadres op. Na de configuratie voegt het ondertekenen met het certificaat een zichtbare of onzichtbare digitale handtekening toe die met validatiestatus in het handtekeningpaneel van de PDF verschijnt. Het instellen duurt ongeveer vijf minuten. Voor elke volgende handtekening zijn drie klikken nodig: selecteer het certificaat, voer het wachtwoord in en klik op Ondertekenen.
Workflows met meerdere handtekeningen en click-only-methoden
Documenten die meerdere handtekeningen, contracten, goedkeuringen en aftekeningen vereisen, profiteren van handtekeningvelden die elke ondertekenaar naar de aangewezen locatie leiden. Maak handtekeningvelden in de PDF voordat u deze ter ondertekening verzendt. Elk veld is gelabeld met de naam of rol van de beoogde ondertekenaar. Ondertekenaars klikken op hun veld, passen hun handtekening toe met behulp van een willekeurige klikmethode, en het ondertekende document wordt automatisch doorgestuurd naar de volgende ondertekenaar in tools die sequentiële handtekeningworkflows ondersteunen.
Bij opeenvolgende ondertekening blijft de volgorde van de handtekeningen behouden, wat van belang is voor documenten waarbij de ondertekeningsvolgorde juridische betekenis heeft. Een contract dat eerst door de koper moet worden ondertekend en vervolgens door de verkoper, moet een workflow gebruiken die deze volgorde afdwingt, in plaats van een free-for-all waarbij beide partijen onafhankelijk ondertekenen. Ondertekenmethoden waarbij alleen wordt geklikt, kunnen in deze workflows op precies dezelfde manier worden geïntegreerd als methoden uit de vrije hand, met als voordeel dat elke handtekening er professioneel uitziet, ongeacht het invoerapparaat dat elke ondertekenaar gebruikt.
Het ondertekende document veilig opslaan
Na ondertekening slaat u de ondertekende PDF op onder een nieuwe bestandsnaam die deze onderscheidt van het niet-ondertekende origineel. Client-Contract-Signed.pdf versus Client-Contract-Draft.pdf voorkomt de verwarring doordat de niet-ondertekende versie per ongeluk wordt verzonden. Sommige ondertekeningstools voegen automatisch -signed toe aan de bestandsnaam. Controleer dit gedrag in uw tool en zorg voor een consistente naamgevingsconventie.
Vergrendel de handtekening na plaatsing als de tool die mogelijkheid biedt. Door te vergrendelen wordt voorkomen dat de handtekening door volgende kijkers wordt verplaatst, vergroot of verkleind of verwijderd. Een ontgrendelde handtekening kan per ongeluk uit het handtekeningblok worden gesleept of geheel worden verwijderd door iemand die het document beoordeelt. Vergrendelen is een eenvoudig selectievakje tijdens of na plaatsing dat de integriteit van het ondertekende document beschermt. Als het document na uw document verdere bewerkingen of extra handtekeningen nodig heeft, slaat u het vergrendelen over totdat de laatste ondertekenaar de handtekening heeft voltooid.