Het comprimeren van een PDF met invulbare formuliervelden is een gok. Standaardcompressie-instellingen maken geen onderscheid tussen formulierveldgegevens en pagina-inhoud. Ze passen op alles dezelfde agressieve beelddownsampling en objectverwijdering toe. Het resultaat is een kleiner bestand, maar de formuliervelden werken mogelijk niet meer. Dropdownmenu's verliezen hun optielijsten. Berekeningen breken. Verzendknoppen worden inerte decoraties.
Bij compressie wordt de bestandsgrootte ingeruild voor functionaliteit. Toen formuliervelden kapot gingen, was de handel te agressief.
Als u een PDF-compressie-pas maakt die formuliervelden behoudt, moet u compressie-instellingen kiezen die gericht zijn op afbeeldingen en ongebruikte objecten, terwijl de interactieve elementen intact blijven. De PDF Forms-tools van WukongPDF verwerken vormbewuste compressie en de onderstaande stappen produceren een kleinere PDF waarbij alle formulierfunctionaliteit behouden blijft.
Waarom standaardcompressie formuliervelden verbreekt
PDF-formuliervelden zijn afhankelijk van interne objecten die het veldtype, de opties, berekeningen en acties definiëren. Standaardcompressie identificeert ongebruikte objecten en verwijdert ze. Als de compressie-engine het object van een formulierveld ten onrechte als ongebruikt identificeert, wordt het verwijderd. Het veld werkt niet meer. De visuele uitstraling is weliswaar onveranderd, het tekstlabel is er nog steeds, maar het interactieve element erachter is verdwenen.
Compressie herschrijft ook de interne structuur van de PDF voor meer efficiëntie. Formuliervelden verwijzen naar elkaar via een hiërarchie van bovenliggende en onderliggende objecten. Structureel herschrijven kan deze referenties doorbreken. Een vervolgkeuzemenu dat voor zijn optielijst afhankelijk was van een bovenliggende groep, kan de opties niet meer vinden nadat de bovenliggende groep tijdens het compressieproces opnieuw was georganiseerd.
Compressie-instellingen kiezen die interactieve elementen behouden
In de PDF Optimizer van Adobe Acrobat bevindt de belangrijkste instelling zich onder Objecten weggooien. Schakel de opties met betrekking tot formuliervelden, acties en JavaScript uit. Schakel met name Formuliervelden afvlakken en Documentstructuur negeren uit. Deze instellingen vertellen de optimalisatie dat de interactieve elementen intact moeten blijven terwijl al het andere wordt gecomprimeerd.
Focuscompressie op afbeeldingen, de grootste bijdrager aan de bestandsgrootte in de meeste PDF's. Downsample kleur- en grijswaardenafbeeldingen naar 150 DPI. Pas JPEG-compressie toe op kleurenafbeeldingen. Laat monochrome afbeeldingen een hogere resolutie hebben als ze tekst of lijntekeningen bevatten. Alleen al beeldcompressie verkleint de bestandsgrootte vaak met 50-70% zonder ook maar één interactief element aan te raken.
Formulierfunctionaliteit testen na compressie
Open na de compressie de PDF en test elk formulierveld. Klik op elk tekstveld en bevestig dat het invoer accepteert. Open elke vervolgkeuzelijst en bevestig dat alle opties aanwezig zijn. Vink elk selectievakje en keuzerondje aan. Als het formulier berekeningen bevat, voert u de testwaarden in en bevestigt u dat de berekeningen correcte resultaten opleveren. Als het formulier een verzendknop bevat, test u de inzending.
Het testen van elk veld is vervelend maar noodzakelijk. Eén enkel gebroken veld dat onopgemerkt blijft, betekent dat elke ontvanger van het gecomprimeerde formulier een fout tegenkomt. De schaamte van het verspreiden van een gebroken formulier overtreft de tijd die het testen met zich meebrengt. Voor complexe formulieren met veel velden kunt u een testscript of checklist maken die elk veld systematisch bestrijkt.
| Compressie-instelling | Effect op formuliervelden | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Downsampling van afbeeldingen | Geen, afbeeldingen en vormen zijn afzonderlijke objecten | Veilig, gebruik voor de grootste maatverkleining |
| Gooi ongebruikte voorwerpen weg | Kan formulierobjecten verwijderen als deze verkeerd worden geïdentificeerd | Schakel de formuliergerelateerde wegwerpopties uit |
| Formuliervelden plat maken | Vernietigt alle vorminteractiviteit | Schakel nooit in voor formulieren die u wilt blijven werken |
| Optimaliseer de documentstructuur | Kan objectreferenties verbreken | Na optimalisatie grondig testen |
Gescande PDF's comprimeren met overlappende formuliervelden
Een gescand document waaraan formuliervelden bovenaan zijn toegevoegd, wat gebruikelijk is wanneer een papieren formulier wordt gescand en vervolgens invulbaar wordt gemaakt in Acrobat, heeft twee afzonderlijke gegevenslagen. De gescande pagina-afbeeldingen vormen de grote gegevenslaag. De formuliervelden vormen de kleine gegevenslaag. Comprimeer de afbeeldingen agressief, downsampling naar 150 DPI en pas sterke JPEG-compressie toe. De formuliervelden voegen een verwaarloosbare bestandsgrootte toe en mogen niet worden aangeraakt.
Met deze tweelaagse aanpak worden op veilige wijze de grootste maatverkleiningen bereikt. De gescande afbeeldingen verkleinen van bitmaps van meerdere megabytes tot gecomprimeerde JPEG's. De formuliervelden blijven precies zoals ze waren. De visuele kwaliteit van de gescande pagina's bij 150 DPI is voldoende voor schermweergave en afdrukken. De formuliervelden functioneren identiek aan het ongecomprimeerde origineel.
Preflightprofielen gebruiken voor formulierveilige compressie
De Preflight-tool van Acrobat bevat vooraf gedefinieerde fixup-profielen voor PDF-optimalisatie die kunnen worden aangepast om formuliervelden te behouden. Maak een aangepast profiel dat instellingen voor beeldcompressie toepast en eventuele correcties uitschakelt die in aanraking komen met formulierelementen. Sla het aangepaste profiel op en pas het toe op alle formulierbevattende PDF's.
Aangepaste preflightprofielen zorgen voor consistente, herhaalbare compressie. Voor elk document gelden dezelfde instellingen. Geen risico dat u tijdens een enkele run vergeet een cruciale optie uit te schakelen. Het profiel wordt de standaard van de organisatie voor vormveilige compressie, gedocumenteerd en deelbaar binnen het team. Elk formulier PDF gecomprimeerd met het profiel krijgt een identieke behandeling.
Een geoptimaliseerde kopie opslaan versus het origineel overschrijven
Comprimeer altijd naar een nieuw bestand. Bewaar het ongecomprimeerde origineel als back-up. Als compressie iets kapotmaakt dat door testen niet is opgemerkt, biedt het origineel een herstelpad. Het origineel overschrijven met de gecomprimeerde versie en later een probleem ontdekken, betekent dat je helemaal opnieuw moet beginnen.
Geef het gecomprimeerde bestand een naam om aan te geven dat het is geoptimaliseerd: Form-Compressed.pdf of Form-Optimized.pdf. Het origineel blijft Form.pdf. De naamgevingsconventie voorkomt verwarring over welke versie de gezaghebbende versie is en welke de voor grootte geoptimaliseerde afgeleide is.