Voor een onlineformulier moet u een pdf van uw ingevulde aanvraag uploaden. U scant uw afgedrukte formulier, opent de resulterende PDF en ziet dat de scanner een volledige pagina van Letter-formaat heeft vastgelegd, ook al beslaat de formulierinhoud slechts de middelste 60% van de pagina. Er zijn brede witte marges aan alle vier de zijden. Het voorbeeld van het uploadportaal toont uw formulier als een kleine rechthoek in een zee van witte ruimte. Als de portal automatisch wordt bijgesneden naar het inhoudsgebied, wordt uw formulier mogelijk afgebroken. Als het formulier niet automatisch wordt bijgesneden, ziet het formulier er onprofessioneel uit en is het voor de recensent moeilijker te lezen.
Als u een PDF bijsnijdt om extra witruimte te verwijderen voordat u deze uploadt, krijgt u een schonere, professionelere inzending. De inhoud vult de pagina, de tekst is groter en gemakkelijker te lezen en het bestand is klaar voor verwerking door de portal. De bewerking Crop PDF is snel en het resultaat is direct zichtbaar.
De witruimte meten en de uitsnede instellen
Open de PDF en gebruik het bijsnijdgereedschap om een rechthoek te tekenen die de formulierinhoud omsluit met een kleine marge, meestal 0,1 tot 0,25 inch, rond de formulierranden. De marge zorgt ervoor dat de inhoud van het formulier niet per ongeluk wordt bijgesneden. Het uitsnijdgereedschap van WukongPDF geeft de uitsnijdafmetingen weer terwijl u sleept, zodat u precies kunt zien hoeveel witruimte wordt verwijderd.
Gebruik voor gescande formulieren de functie voor het automatisch detecteren van inhoudsgrenzen, indien beschikbaar. De tool analyseert de pagina, identificeert het kader van de niet-witte inhoud en stelt de bijsnijdrechthoek in op die grens plus een kleine marge. Automatische detectie werkt betrouwbaar op schone scans met een duidelijk contrast tussen de witte achtergrond en de formulierinhoud. Het kan problemen opleveren met formulieren die op gekleurd papier zijn afgedrukt, formulieren met achtergrondpatronen of formulieren waarbij de scanner een donkere rand rond de paginaranden heeft toegevoegd.
Als het formulier uit meerdere pagina's bestaat, past u dezelfde uitsnede toe op alle pagina's. Controleer of het inhoudsgebied consistent is op alle pagina's voordat u batchgewijs bijsnijdt. Voor een formulier waarbij pagina 1 een grote koptekst heeft en pagina's 2 tot en met 4 alleen hoofdtekst hebben, zijn mogelijk andere bijsnijdinstellingen nodig voor de eerste pagina dan voor de volgende pagina's. Pas de uitsnede afzonderlijk toe op pagina 1 en op pagina's 2 tot en met 4 als deze verschillende inhoudsindelingen hebben.
Bijsnijden voor onlineformulierportals: specifieke overwegingen
Onlineformulierportals leggen vaak beperkingen op aan de bestandsgrootte. Bijsnijden verwijdert witte ruimte maar verkleint de bestandsgrootte niet, omdat het bijgesneden gebied verborgen is en niet verwijderd. Na het bijsnijden comprimeert u de PDF om de bijgesneden afbeeldingsgegevens permanent te verwijderen en de bestandsgrootte te verkleinen. De compressiestap van WukongPDF na het bijsnijden verwijdert de verborgen witte ruimte en produceert een kleiner bestand dat sneller wordt geüpload en binnen de limiet van de portalgrootte blijft.
Sommige portals maken gebruik van geautomatiseerde documentverwerking waarbij tekst uit specifieke delen van de pagina wordt gehaald. Als de portal verwacht dat de formuliervelden zich op bepaalde posities ten opzichte van de paginaranden bevinden, kan het bijsnijden deze posities verschuiven en ertoe leiden dat de automatische extractie mislukt. Als de bevestiging van de indiening van het formulier na het uploaden onleesbare of ontbrekende gegevens bevat, kan het bijsnijden de verwachte veldposities van de portal hebben verstoord. Dien in dat geval de niet-bijgesneden versie in of pas de uitsnede aan om de verwachte marges te behouden.
Na het bijsnijden: bestandsgrootte verkleinen voor sneller uploaden
Open de bijgesneden PDF en bekijk deze met 100% zoom. Controleer of alle formuliervelden, handtekeningen, datums en selectievakjes volledig zichtbaar zijn. Controleer of er geen tekst aan de randen wordt afgesneden. Besteed speciale aandacht aan de onderkant van de pagina, waar voetteksten of paginanummers zich mogelijk in de buurt van de bijsnijdgrens bevonden. Een snelle visuele scan voorkomt de gênante ontdekking dat de recensent uw handtekening niet kan zien omdat deze gedeeltelijk is bijgesneden.
Druk een testpagina af als het formulier van cruciaal belang is. Bijsnijden dat er op het scherm perfect uitziet, kan de inhoud afsnijden wanneer deze wordt afgedrukt, omdat printers niet-afdrukbare marges hebben. De gedrukte versie laat zien of de bijsnijdmarge voldoende is voor afdrukken op papier. De PDF-pagina's van het bijgesneden formulier moeten netjes worden afgedrukt, waarbij alle inhoud zichtbaar is en een uniforme marge rond de hele pagina.
Nadat u heeft bevestigd dat de uitsnede correct is, slaat u het bestand op en uploadt u het. Het formulier vult nu de pagina correct. De recensent ziet een zuivere, professionele inzending in plaats van een klein formulier dat verloren gaat in de witte ruimte. De PDF Printing-versie is ook verbeterd omdat de formulierinhoud groter is en beter leesbaar op papier.
Als bijsnijden niet de juiste oplossing is
Als het formulier zelf klein is in verhouding tot de pagina, is bijsnijden slechts een gedeeltelijke oplossing. De formulierinhoud zal groter zijn, maar de formuliervelden zelf kunnen nog steeds klein zijn. Overweeg het formulier opnieuw te scannen met een hogere resolutie of een formulierinvultool te gebruiken die de inhoud vergroot zodat deze de pagina vult. Bijsnijden verwijdert de witte ruimte. Opnieuw scannen verbetert de bronkwaliteit. Beide benaderingen zorgen voor een betere indiening.
Voor inzendingen van overheids- en regelgevingsformulieren controleert u de technische vereisten van de portal voordat u deze bijsnijdt. Sommige portals specificeren exacte paginaafmetingen en weigeren bestanden die niet overeenkomen. Een formulier dat is bijgesneden tot 7 bij 9 inch kan worden afgewezen omdat het portaal precies 8,5 bij 11 inch nodig heeft. De geautomatiseerde verwerking door het portaal kan afhankelijk zijn van de aanwezigheid van formulierelementen op specifieke absolute posities op de pagina. Bijsnijden verschuift deze posities. Dien bij twijfel eerst de niet-bijgesneden versie in of test eerst met een bijgesneden versie om acceptatie te bevestigen.
Een bijsnijdtip voor gescande formulieren met ongelijke marges: gebruik de individuele pagina-aanpassing van het bijsnijdgereedschap in plaats van dezelfde uitsnede batchgewijs op alle pagina's toe te passen. Een formulier met meerdere pagina's waarbij pagina 1 enigszins scheef is gescand en pagina 2 perfect is uitgelijnd, heeft andere bijsnijdinstellingen nodig. Pas de uitsnede voor elke pagina afzonderlijk aan. De extra tijd per pagina levert een uniform schoon resultaat op. Batch-bijsnijden veronderstelt uniformiteit. Wanneer uniformiteit ontbreekt, is individueel bijsnijden het juiste hulpmiddel.
Nadat u de formulieren hebt bijgesneden om te uploaden, slaat u zowel de bijgesneden als de niet-bijgesneden versies op. De bijgesneden versie is voor deze inzending. De niet-bijgesneden versie behoudt de originele scan voor toekomstig gebruik waarbij de exacte afmetingen van het originele document van belang kunnen zijn. Opslag is goedkoop. De paar megabytes voor een extra kopie zijn de flexibiliteit waard om het origineel beschikbaar te hebben wanneer een ander indieningssysteem andere opmaakvereisten heeft.