Een pdf van 90 pagina's is te groot om als één bestand te e-mailen. Je moet het in drie gelijke delen opsplitsen, zodat elk deel een hanteerbare 30 pagina's beslaat, klein genoeg om als bijlage bij afzonderlijke e-mails te voegen, en voor elke ontvanger gemakkelijk te downloaden en te bekijken. Het opsplitsen in een vast aantal pagina's is eenvoudig genoeg, maar wat u eigenlijk wilt zijn gelijke porties, en 90 pagina's zijn niet altijd gelijkmatig verdeeld door het aantal ontvangers.
Het opsplitsen van een PDF in gelijke delen is een praktische oplossing voor het delen van grote documenten, het verdelen van werk onder teamleden of het opsplitsen van een groot bestand in stukken die allemaal binnen de limiet voor e-mailbijlagen passen. De aanpak van Split PDF hangt ervan af of u exact gelijke paginaaantallen of ongeveer gelijke bestandsgroottes nodig heeft, wat twee verschillende dingen zijn.
Splitsen op gelijk aantal pagina's
Het eenvoudigste geval is het splitsen van een PDF in delen met hetzelfde aantal pagina's. Deel het totale aantal pagina's door het aantal gewenste delen. Voor een document van 90 pagina's dat in 3 delen is opgesplitst, krijgt elk deel 30 pagina's. Als het totaal niet gelijkmatig verdeeld is, 100 pagina's in 3 delen, krijg je twee delen van 33 pagina's en één deel van 34 pagina's. Verdeel de extra pagina naar het eerste of laatste deel, afhankelijk van wat het meest logisch is voor uw gebruiksscenario.
De splitstool van WukongPDF biedt de mogelijkheid om te splitsen op een vast aantal pagina's. Voer 30 pagina's per bestand in en de tool produceert 3 uitvoerbestanden. Elk bestand heeft een naam met een opeenvolgend achtervoegsel, zodat de volgorde duidelijk is. Het originele document blijft onaangeroerd. De gesplitste bestanden zijn klaar om afzonderlijk te delen. Als u wilt dat elk onderdeel een beschrijvende naam heeft in plaats van een opeenvolgend achtervoegsel, hernoemt u de bestanden na het splitsen.
Splitsen op gelijke bestandsgrootte
Als het doel is om elk onderdeel onder de limiet voor e-mailbijlagen te houden, werkt het opsplitsen op basis van het aantal pagina's mogelijk niet omdat niet alle pagina's even groot zijn. Een pagina met een kleurenfoto kan 2 MB groot zijn. Een pagina met alleen tekst kan 50 KB groot zijn. Het opsplitsen van een document van 100 pagina's in vier delen van 25 pagina's kan delen opleveren van 2 MB, 8 MB, 3 MB en 15 MB, afhankelijk van waar de pagina's met veel afbeeldingen vallen.
Het splitsen op bestandsgrootte is complexer. Bij sommige PDF-tools kunt u een maximale bestandsgrootte per uitvoerbestand opgeven. De tool voegt pagina's toe aan het eerste uitvoerbestand totdat het toevoegen van een nieuwe pagina de maximale grootte zou overschrijden, en start vervolgens een nieuw uitvoerbestand. Dit levert onderdelen op die allemaal onder de limiet vallen, maar mogelijk een verschillend aantal pagina's hebben. Het eerste deel zou 22 pagina's kunnen zijn. De tweede kan 35 pagina's zijn, omdat deze begint met pagina's met veel tekst die weinig ruimte toevoegen. Dit is de juiste aanpak wanneer de limiet voor de bestandsgrootte de harde beperking is en het aantal pagina's secundair is.
Gesplitste bestanden een naam geven en ordenen
Na het splitsen hebben de uitvoerbestanden duidelijke namen nodig die zowel de inhoud als de volgorde communiceren. Een naamgevingspatroon zoals "Report-Part-1-of-3.pdf" vertelt de ontvanger dat er meerdere onderdelen zijn, naar welk onderdeel hij kijkt en hoeveel onderdelen hij in totaal kan verwachten. Dit voorkomt de verwarring dat je deel 2 ontvangt zonder deel 1 en niet weet of deel 1 verloren is gegaan of gewoon nog niet is gearriveerd.
Als u het document opsplitst voor verspreiding onder verschillende mensen, waarbij elke persoon één sectie krijgt die relevant is voor zijn of haar werk, geef de bestanden dan een naam op basis van de sectie-inhoud in plaats van op volgnummer. "Report-Financials.pdf," "Rapport-Marktanalyse.pdf," "Rapport-Bijlage.pdf" vertelt elke ontvanger wat er in zijn bestand staat zonder het te hoeven openen. Met de workflow PDF delen van WukongPDF kunt u elk uitvoerbestand een naam geven op het moment van splitsen, waardoor de stap voor het hernoemen na het splitsen wordt opgeslagen.
De gesplitste resultaten verifiëren
Controleer na het splitsen de uitvoerbestanden voordat u ze verzendt. Open het eerste deel en bevestig dat het begint op pagina 1 van het origineel. Open het laatste deel en bevestig dat het eindigt op de laatste pagina van het origineel. Open een middengedeelte en controleer of de eerste pagina de laatste pagina van het vorige deel volgt en de laatste pagina voorafgaat aan de eerste pagina van het volgende deel. Een snelle controle van de overgangen voorkomt de gênante fout om twee delen te verzenden met overlappende pagina's of een gat waar pagina's 45 tot en met 47 in geen van beide delen voorkomen.
De meest voorkomende splitsingsfout is een afwijking per één in de berekening van het aantal pagina's. Een document van 90 pagina's opgesplitst in 3 delen van 30 werkt perfect. Een document van 91 pagina's opgesplitst in 3 delen van 30, waarbij het laatste deel 31 pagina's krijgt, is correct. Maar als u 30 pagina's per onderdeel invoert en de tool stopt na het produceren van 3 bestanden van 30 pagina's, wordt pagina 91 stilletjes verwijderd. Controleer altijd of het totaal aantal pagina's voor alle uitvoerbestanden gelijk is aan het totaal aantal pagina's in het origineel. Met deze eenvoudige controle worden de fouten één voor één opgespoord die anders onopgemerkt zouden blijven totdat een ontvanger een ontbrekende pagina rapporteert.
Voor teamdistributie waarbij meerdere mensen tegelijkertijd aan verschillende secties moeten werken, is splitsen de faciliterende stap die één groot document omzet in parallelle werkstromen. Iedereen krijgt zijn eigen sectie, werkt er zelfstandig aan en de secties worden opnieuw samengevoegd nadat iedereen klaar is. De PDF Pages-workflow voor splitsen, distribueren, bewerken en opnieuw samenvoegen is een lichtgewicht samenwerkingspatroon dat werkt zonder enige gespecialiseerde samenwerkingssoftware. Het vereist alleen een betrouwbare tool voor splitsen en samenvoegen en duidelijke communicatie over wie verantwoordelijk is voor welke pagina's.
Een vaak voorkomende fout bij het splitsen van PDF's voor teamdistributie: als de splitsingspunten in het midden van een sectie vallen, begint de persoon die de tweede helft ontvangt met verweesde inhoud zonder sectiekop of inleidende context. Voordat u het document opsplitst, bekijkt u het document en identificeert u natuurlijke breekpunten: het einde van een hoofdstuk, de conclusie van een sectie, een pagina met een duidelijke kop die een nieuw onderwerp aangeeft. Pas de splitsingspunten aan zodat ze op één lijn liggen met deze natuurlijke grenzen, in plaats van een exacte wiskundige verdeling te forceren. De delen zullen een enigszins verschillend aantal pagina's hebben, maar elk deel zal een samenhangend, op zichzelf staand gedeelte zijn dat de ontvanger kan begrijpen zonder het vorige deel nodig te hebben. Het gesplitste voorbeeld toont paginaminiaturen, waardoor het gemakkelijk wordt om logische breekpunten te identificeren voordat de splitsing wordt doorgevoerd.
Houd bij het e-mailen van gesplitste delen rekening met de manier waarop e-mailclients bijlagen bestellen. De meeste e-mailclients geven bijlagen alfabetisch op bestandsnaam weer. Als u de gesplitste bestanden een naam geeft als Part1.pdf, Part2.pdf en Part10.pdf, ziet de ontvanger eerst Part1, vervolgens Part10 en vervolgens Part2. Dit alfabetische ordeningsprobleem wordt opgelost door voorloopnullen te gebruiken in de nummering: Part01.pdf tot en met Part10.pdf. Met voorloopnullen worden de bestanden correct gesorteerd in elke e-mailclient en bestandsbeheerder. Dit is een klein detail dat voorkomt dat de ontvanger de delen in de verkeerde volgorde leest en u een e-mail stuurt met de vraag waarom het document niet klopt.