Een Excel-spreadsheet dat twintig kolommen en vijfhonderd rijen beslaat, wordt niet netjes afgedrukt in de indeling Excel naar PDF met standaardinstellingen. De uitvoer verspreidt zich over meerdere pagina's, kolommen worden afgesneden op willekeurige paginagrenzen en de afgedrukte lay-out vertoont weinig gelijkenis met de zorgvuldig georganiseerde gegevens die op het scherm zichtbaar zijn. Voor het exporteren van specifieke rij- en kolombereiken naar PDF moeten het afdrukgebied, de schaalopties en de instellingen voor de pagina-indeling worden geconfigureerd voordat de exportbewerking wordt uitgevoerd.
Bepalen welke rijen en kolommen in de PDF-uitvoer verschijnen, gaat over het presenteren van de juiste gegevenssubset aan elk publiek. Een financieel analist die elke transactie moet traceren, heeft alle vijfhonderd rijen in een doorzoekbare pdf nodig. Een bestuurslid dat de kwartaalprestaties beoordeelt, heeft alleen de samenvattende rijen en totalen op één schone pagina nodig. Hetzelfde spreadsheet bedient beide doelgroepen effectief als het uitvoerbereik voor elke distributie op de juiste manier is geconfigureerd.
De PDF Export-tools van WukongPDF accepteren Excel-bestanden en produceren uitvoer met configureerbare afdrukbereiken en lay-outinstellingen die nauwkeurige controle geven over welke gegevens in het uiteindelijke document verschijnen.
Het afdrukgebied instellen om het uitvoerbereik te definiëren
De instelling Afdrukgebied in Excel definieert precies welke cellen worden opgenomen wanneer het blad wordt afgedrukt of geëxporteerd naar PDF. Selecteer het cellenbereik dat u wilt opnemen, zoals A1 tot en met G45, door over het gewenste gebied te klikken en te slepen. Ga naar het tabblad Pagina-indeling op het lint, klik op Afdrukgebied en kies Afdrukgebied instellen. Excel tekent een stippellijn rond de geselecteerde cellen. Wanneer het blad naar PDF wordt geëxporteerd, verschijnen alleen de cellen binnen die rand in de uitvoer, ongeacht hoeveel andere gegevens er op hetzelfde werkblad staan.
In de praktijk blijft het afdrukgebied bij de werkmap bestaan. Na het opslaan en opnieuw openen van het bestand blijft het afdrukgebied gedefinieerd en actief. Deze persistentie betekent dat u afdrukgebieden voor meerdere werkbladen kunt instellen, de werkmap kunt opslaan en weken of maanden later dezelfde bereiken kunt exporteren zonder ze opnieuw te definiëren. Voor terugkerende rapporten waarbij elke periode hetzelfde gegevensbereik wordt geëxporteerd, is het afdrukgebied een eenmalige configuratie die voor onbepaalde tijd geldig is.
Voor spreadsheets waarbij het gegevensbereik voorspelbaar verandert bij elke nieuwe periode, zoals een transactielogboek dat dagelijks nieuwe rijen toevoegt, gebruikt u een dynamisch afdrukgebied. Excel kan een afdrukgebied definiëren op basis van een benoemd bereik dat automatisch groter wordt naarmate er gegevens worden toegevoegd. Definieer het benoemde bereik met behulp van de OFFSET-functie in combinatie met COUNTA om niet-lege rijen te tellen, en stel vervolgens het afdrukgebied zo in dat het naar dat benoemde bereik verwijst in plaats van naar een vast celadres.
De uitvoer schalen zodat deze op een bepaald aantal pagina's past
De schaalopties van Excel onder Pagina-indeling bepalen hoe de inhoud wordt aangepast aan de PDF-uitvoerpagina. De groep Passend schalen bevat instellingen voor Breedte en Hoogte die bepalen hoeveel pagina's de uitvoer beslaat. Stel Breedte in op 1 pagina om alle kolommen op één paginabreedte te forceren, ongeacht het aantal kolommen in het afdrukgebied. Stel Hoogte in op 1 pagina om alle rijen op één paginalengte te forceren. De combinatie van Breedte op 1 pagina en Hoogte ingesteld op Automatisch levert uitvoer op die precies één pagina breed is en net zoveel pagina's hoog als de gegevens vereisen.
Passend schalen is handig voor overzichtsrapporten, maar kan tekst onleesbaar klein maken als het afdrukgebied veel kolommen bevat. Een bereik met vijftien kolommen die zijn geschaald om op één paginabreedte te passen, kan tekst op zes of zeven punten weergeven, wat leesbaar is op het scherm wanneer wordt ingezoomd, maar nauwelijks leesbaar wanneer het op papier wordt afgedrukt. Voor vellen met veel gegevens beperkt u het afdrukgebied tot de meest essentiële kolommen in plaats van een buitensporig groot bereik te schalen. Een subset van acht kolommen van de belangrijkste velden, afgedrukt op leesbaar formaat, communiceert effectiever dan alle vijftien kolommen afgedrukt op microscopische schaal.
In de praktijk wordt het schaalpercentage dat wordt weergegeven in het veld Schaal automatisch bijgewerkt naarmate de instellingen voor Breedte en Hoogte worden aangepast. Handmatig schalen is ook beschikbaar en levert vaak betere resultaten op dan de automatische opties. Een handmatige instelling van 70 procent reduceert alle inhoud tot zeventig procent van de oorspronkelijke grootte, wat net genoeg kan zijn om een extra kolom op elke pagina te laten passen zonder dat de tekst moeilijk leesbaar wordt.
Pagina-einden binnen de uitvoer beheren
Excel voegt automatisch pagina-einden in op basis van het papierformaat, de marge-instellingen en het schaalpercentage. Deze automatische onderbrekingen kunnen een rij met gegevens over twee pagina's splitsen of een kolomkoprij onder aan de ene pagina plaatsen, waarbij de bijbehorende gegevens op de volgende pagina beginnen. Gebruik Pagina-eindevoorbeeld onder het tabblad Weergave om precies te zien waar automatische onderbrekingen zullen plaatsvinden en sleep ze naar meer logische posities die gerelateerde gegevens bij elkaar houden.
Voeg handmatige pagina-einden in waar sectiegrenzen moeten voorkomen. Selecteer de rij waar een nieuwe pagina moet beginnen, ga naar Pagina-indeling, Einde en kies Pagina-einde invoegen. Voor rapporten met meerdere secties plaatst u pagina-einden bij elke sectiegrens, zodat elke sectie bovenaan een nieuwe pagina begint. Handmatige pagina-einden overschrijven de automatische pauzes op die posities, waardoor nauwkeurige controle over de paginering ontstaat.
Vanuit praktisch perspectief gebruikt u in documentworkflows voor spreadsheets met koprijen die bovenaan elke afgedrukte pagina moeten worden herhaald de instelling Titels afdrukken onder Pagina-indeling. Stel Rijen die bovenaan moeten worden herhaald in op de rij of rijen met kolomkoppen. De aangewezen koprijen worden bovenaan elke pagina in de PDF-uitvoer afgedrukt, zodat de gegevens op pagina zeven net zo duidelijk gelabeld blijven als de gegevens op pagina één.
Exporteren naar PDF met de geconfigureerde instellingen
Nadat u het afdrukgebied, de schaal, de pagina-einden en de herhalende koprijen hebt geconfigureerd, exporteert u naar PDF. Ga naar Bestand, Exporteren, PDF/XPS-document maken. Klik in het exportdialoogvenster op de knop Opties om alle instellingen te bekijken voordat u de uitvoer genereert. Bevestig dat het actieve blad is geselecteerd voor export, dat het afdrukgebied wordt gerespecteerd en dat de documenteigenschappen en PDF/A-compatibiliteitsopties indien nodig zijn geconfigureerd.
Klik op Publiceren en kies een bestandsnaam en opslaglocatie voor de PDF. Excel genereert de uitvoer met behulp van alle geconfigureerde afdrukinstellingen. Open de PDF onmiddellijk na het maken en verifieer drie dingen: dat de juiste rijen en kolommen in de uitvoer verschijnen, dat pagina-einden voorkomen op logische posities die gerelateerde gegevens bij elkaar houden, en dat het schalen tekst oplevert die leesbaar blijft bij normale weergavegrootte. Als een van deze controles mislukt, pas dan de overeenkomstige instellingen in Excel aan en exporteer opnieuw.
Door specifieke rij- en kolombereiken van Excel naar PDF te exporteren, wordt een uitgebreide, multifunctionele spreadsheet getransformeerd in een gericht, voor het publiek geschikt document. Het afdrukgebied definieert de omvang van de opgenomen inhoud. De schaalinstellingen bepalen de visuele presentatie. Het resultaat is een PDF die voor elke ontvanger precies de juiste gegevens op het juiste detailniveau communiceert.
Kopteksten, voetteksten en tijdstempels toevoegen aan de PDF-uitvoer
De geëxporteerde PDF profiteert van informatie op paginaniveau die context biedt voor de gegevens die deze bevat. Configureer kop- en voetteksten in Excel via het tabblad Pagina-indeling en het dialoogvenster Koptekst en voettekst. Voeg de rapporttitel toe aan de koptekst, zodat elke pagina van de PDF het document identificeert waartoe deze behoort. Voeg paginanummers toe aan de voettekst in de indeling Pagina 1 van N, zodat ontvangers kunnen bevestigen dat ze het volledige document hebben ontvangen. Voeg een tijdstempel toe die de exportdatum en -tijd weergeeft, zodat ontvangers precies weten wanneer de momentopname van de gegevens is gemaakt.
Als we dit in het algemeen bekijken, is in documentworkflows, voor rapporten die volgens een terugkerend schema worden gedistribueerd, de tijdstempel bijzonder belangrijk. Een pdf die op maandagochtend wordt geëxporteerd, bevat de slotgegevens van vrijdag. De tijdstempel communiceert deze datavaluta naar de ontvanger zonder dat er een aparte e-mail of begeleidende notitie nodig is waarin wordt uitgelegd wanneer de gegevens zijn geëxtraheerd. Standaardiseer de kop- en voettekstindeling voor alle terugkerende rapporten, zodat ontvangers weten waar ze de documenttitel, het paginanummer en de tijdstempel kunnen vinden op elke PDF die ze ontvangen.
Kop- en voetteksten die in Excel zijn geconfigureerd, worden opgenomen in de PDF-export en verschijnen op elke pagina van de uitvoer. Ze voegen professionele verfijning toe aan wat anders een dump van onbewerkte gegevens zou zijn en bieden de metagegevens die ontvangers nodig hebben om het document met vertrouwen te kunnen gebruiken.
Omgaan met grote datasets die het praktische aantal PDF-pagina's overschrijden
Een spreadsheet met vijftigduizend rijen kan, zelfs als deze efficiënt is opgemaakt, honderden PDF-pagina's opleveren. Op die schaal wordt een PDF onpraktisch voor revisie. Bedenk of de ontvanger echt een pdf nodig heeft in plaats van het originele Excel-bestand. Een PDF is geschikt wanneer de gegevens in een vast, niet-bewerkbaar formaat moeten worden gepresenteerd om nalevings-, juridische of presentatieredenen. Wanneer de ontvanger de gegevens moet filteren, sorteren of analyseren, is het Excel-bestand het betere formaat.
Voor zeer grote datasets die als PDF moeten worden aangeleverd, splitst u de export op in logische secties. Exporteer de samenvatting en totalen als één PDF. Exporteer elke afdeling of categorie als afzonderlijke PDF-bestanden met een naam om de inhoud ervan te identificeren. Een set van vijf gerichte pdf's van twintig pagina's is bruikbaarder dan één pdf van honderd pagina's die de ontvanger overweldigt. Voeg bij elke PDF een voorblad toe waarin wordt uitgelegd welke subset van de gegevens deze bevat en hoe u indien nodig de volledige dataset in Excel-indeling kunt verkrijgen.