대답은 문서가 무엇인지, 클라이언트가 문서로 무엇을 해야 하는지에 따라 다릅니다. 클라이언트가 검토하고 승인해야 하는 제안서는 서명해야 하는 계약서와 요구 사항이 다르며, 보관 중인 결과물과 요구 사항도 다릅니다. 이를 올바르게 수행한다는 것은 파일 문제에 대해 주고받는 이메일이 줄어들고 보다 전문적인 인상을 받는다는 것을 의미합니다.
제안서 및 보고서의 경우: 읽기 가능, 압축, 보호
제안서, 보고서, 프리젠테이션, 사례 연구 등 읽기용으로 작성된 고객용 문서는 빠르게 열리고, 디자인한 대로 정확하게 보여야 하며, 불필요하게 크지 않아야 합니다. 우선 순위는 레이아웃이 올바르게 렌더링되도록 포함된 모든 글꼴, 쉽게 열고 이메일로 보낼 수 있을 만큼 압축된 파일 크기, 그리고 선택적으로 클라이언트가 실수로 콘텐츠를 수정할 수 없도록 편집 제한을 설정하는 것입니다.
이러한 문서의 경우 PDF 압축을 사용하여 5MB 미만으로 압축된 글꼴이 포함된 표준 PDF이 올바른 형식입니다. 특별한 이유가 없는 한 비밀번호로 보호하지 마세요. 고객이 제안서를 열기 위해 비밀번호를 입력하게 하면 첫 번째 줄을 읽기도 전에 마찰이 발생합니다.
계약 및 계약의 경우: 정리, 서명 가능, 서명 후 잠김
계약서는 어떤 버전에 동의했는지에 대한 모호함이 없는 명확한 문서여야 합니다. 계약서를 표준 PDF로 보냅니다. 열 때 비밀번호가 필요하지 않지만 이상적으로는 편집 제한이 있어 고객이 조건을 변경할 수 없습니다. 고객이 쉽게 읽을 수 있고 장기적으로 사용할 수 있도록 문서에 선택 가능한 원본 텍스트(스캔이 아님)가 있는지 확인하십시오.
양 당사자가 서명한 후에는 완전히 실행된 버전을 편집 제한 사항과 함께 전송해야 합니다. 또는 이것이 최종 서명된 버전임을 이메일에 간단히 명시해야 합니다. 일부 기업에서는 추가 수정을 방지하기 위해 서명된 버전에 비밀번호를 적용합니다. 다른 사람들은 규칙과 이메일 타임스탬프를 기록으로 사용합니다.
인보이스의 경우: 단순하고 일관되며 파일 작성이 용이함
송장은 고객의 지급 계정 팀에서 보관하므로 쉽게 검색할 수 있어야 합니다. 선택 가능한 텍스트가 포함된 작고 명확한 이름의 PDF을(를) 사용하면 파일링이 더 쉬워지고 누군가 귀하의 청구서를 찾거나 처리하지 못해 지불이 지연될 가능성이 줄어듭니다. 송장을 500KB 미만으로 유지하고, 일관된 이름 지정 형식을 사용하고, 텍스트가 실제인지 확인하세요(스캔이나 이미지가 아님).
일부 고객의 회계 시스템에는 특정 PDF 설정이 필요합니다. 비밀번호 보호가 없고 인쇄에 대한 제한이 없으며 텍스트를 선택할 수 있어야 합니다. 고객이 송장 처리 문제를 언급하는 경우 가장 먼저 확인해야 할 사항은 다음과 같습니다.
제공물 및 최종 작업 결과물: 보관 품질
고객에게 전달되는 작업 결과물(최종 보고서, PDF로 내보낸 설계 파일, 완성된 문서)은 콘텐츠에 적합한 최고 품질의 형식이어야 합니다. 클라이언트가 장기간 보관하거나 내부적으로 공유할 문서의 경우 PDF/A를 고려해 볼 가치가 있습니다. 이는 독립적이고 외부 종속성 없이 계속 읽을 수 있도록 보장되며 대부분의 보관 시스템에서 허용됩니다.
시각적 품질이 중요한 디자인 중심 결과물의 경우 공격적으로 압축하지 마세요. 클라이언트는 작업 제품에 대한 비용을 지불합니다. 이를 최고 품질로 제공하고 특정 목적을 위해 더 작은 버전이 필요한 경우 압축하도록 합니다.
문서 유형에 관계없이 보편적인 모범 사례
- 클라이언트가 설치한 글꼴에 관계없이 문서가 올바르게 렌더링되도록 모든 글꼴을 포함합니다.
- 스캔한 이미지가 아닌 실제 텍스트를 사용하십시오. 클라이언트는 귀하가 보내는 모든 문서에서 텍스트를 검색하고 선택할 수 있어야 합니다.
- 전문적으로 파일 이름 지정: ClientName_DocumentType_Date.pdf
- 이메일로 전송된 문서의 경우 파일 크기를 10MB 미만으로 유지하세요. 더 큰 파일에는 파일 공유 링크를 사용하세요
- 보내기 전에 파일을 테스트하여 열어보세요. 파일이 제대로 보이는지, 누락된 부분이 없는지 확인하세요.
깨끗하게 열리고, 의도한 대로 정확하게 보이고, 파일로 정리하기 쉬운 PDF는 작지만 일관된 전문적인 품질의 신호입니다. 고객은 그것이 옳을 때는 눈치채지 못하지만, 틀렸을 때는 분명히 알아차리는 그런 종류의 것입니다.