PDF의 길이에 대한 보편적인 대답은 없습니다. 하지만 문서 유형별로 유용한 지침과 모든 문서에 적용되는 몇 가지 원칙이 있습니다. 짧은 버전: PDF는 목적을 달성하는 데 필요한 만큼 길어야 하며 한 페이지 이상 길어서는 안 됩니다. 더 어려운 질문은 "무엇이 되어야 하는가"입니다. 실제로는 각 문서 유형을 의미합니다.
답변의 원리
PDF의 길이는 본질적으로 좋거나 나쁘지 않습니다. 2페이지짜리 요약본은 독자가 이미 갖고 있는 맥락으로 20페이지를 채운다면 20페이지짜리 보고서보다 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 40페이지의 기술 사양은 40페이지의 명확하고 필요한 정보를 포함하는 경우 적절한 길이이며, 중요한 세부 정보를 생략하면 한심할 정도로 부적절합니다.
문제는 "이것이 얼마나 오래 지속되어야 하는가"가 아닙니다. 하지만 "이 글을 읽은 후 독자가 무엇을 할 수 있어야 합니까?" 길이는 기능을 따릅니다. 제안서는 누군가가 결정을 내릴 수 있도록 충분한 정보를 제공해야 합니다. 계약서는 중요한 모든 조건을 정의해야 합니다. 한 페이지 분량의 문서는 하나의 아이디어를 명확하게 전달해야 합니다. 페이지 수가 아니라 목적부터 시작하세요.
문서 유형별 실무 지침
사업 제안
대부분의 비즈니스 상황에서 제안서는 5~15페이지로 작성되는 경향이 있습니다. 한 페이지짜리 제안은 관계와 맥락이 이미 확립되어 있을 때 작동합니다. 20페이지가 넘는 제안서는 전체 내용을 읽는 경우가 거의 없습니다. 경영진과 조달 팀은 핵심 정보를 찾기 위해 샅샅이 훑어봅니다. 긴 내용이 있는 경우 부록이 별도의 첨부 파일이 될 수 있는지, 모든 섹션이 실제로 하중을 견딜 수 있는지 아니면 철저하게 살펴보기 위해 존재하는지 물어보세요.
보고 및 분석
보고서는 목적이 매우 다양하기 때문에 가장 큰 위도를 갖습니다. 내부 주간 업데이트는 한 페이지일 수 있습니다. 분기별 비즈니스 검토는 15개일 수 있습니다. 외부에 배포되는 업계 연구 보고서는 60개일 수 있습니다. 관련 벤치마크는 절대적인 페이지 수가 아니라 세부 수준이 청중의 요구와 일치하는지 여부입니다. 경영진을 위해 작성된 보고서는 이에 대해 조치를 취할 분석가를 위해 작성된 동일한 분석보다 더 짧고 요약에 초점을 맞춰야 합니다.
계약서 및 법률 문서
계약은 모든 관련 조건을 포괄할 수 있을 만큼 길어야 합니다. 그 이상도 그 이하도 아닙니다. 알려진 당사자 간의 간단한 서비스 계약은 2~3페이지로 구성될 수 있습니다. 복잡한 다자간 상업 계약은 일반적으로 50페이지 이상에 달합니다. 여기의 길이는 패딩이 아닙니다. 그것은 정밀도입니다. 계약에 대한 올바른 질문은 "이것을 더 짧게 만들 수 있습니까?"가 아닙니다. 하지만 "정의해야 할 모든 것을 정의했습니까?" 즉, 간단한 개념을 보완하기 위해 조밀한 법률 용어를 사용하는 계약은 실제 현상이며 추진할 가치가 있습니다.
인보이스 및 재무 문서
거의 항상 한 페이지. 두 페이지로 구성된 송장은 일반적으로 압축될 수 있는 품목이나 공간을 낭비하는 레이아웃 등 서식 문제입니다. 재무 요약, 명세서 및 영수증은 동일한 논리를 따릅니다. 즉, 독자가 청구된 금액, 지불된 금액, 조건을 이해하는 데 필요한 내용만 포함됩니다. 다른 것은 소음입니다.
프레젠테이션을 PDF로 내보냈습니다.
프리젠테이션 PDF은 "길이" 전통적인 의미의 페이지 수가 아니라 실제로 슬라이드 수입니다. 회의 후 PDF 후속 작업으로 공유되는 슬라이드 데크는 발표자의 내레이션 없이도 독립적으로 작동해야 합니다. 즉, 라이브 프레젠테이션에서 사용할 것보다 텍스트가 많은 슬라이드를 몇 개 더 추가해야 하는 경우가 많습니다. 일반적으로 10~20개의 슬라이드로 대부분의 비즈니스 프레젠테이션을 다룹니다. 40개 이상의 슬라이드가 있는 데크는 일반적으로 범위가 충분히 집중되지 않았다는 신호입니다.
사용 설명서 및 기술 문서
기술 문서에는 합리적인 페이지 제한이 없습니다. 다루는 내용을 다루어야 합니다. 빠른 시작 가이드는 4페이지로 구성될 수 있습니다. 전체 제품 설명서는 200개가 될 수 있습니다. 여기서 유용한 질문은 독자가 전체 내용을 읽지 않고도 필요한 내용을 찾을 수 있을 만큼 문서가 잘 구성되어 있는지 여부입니다. 구조가 좋고 목차가 명확한 긴 문서는 그렇지 않은 짧은 문서보다 더 유용합니다.
PDF에 서명하는 것이 너무 깁니다
- 독자에게 정보를 제공하기보다는 조사를 수행했음을 보여주기 위해 존재하는 섹션
- 여러 섹션에 걸쳐 약간 다른 방식으로 기술된 반복 정보
- 본문보다 긴 부록
- 아직 등장하지 않은 극단적인 경우에만 중요한 콘텐츠
- 청중이 이미 알고 있는 소개 맥락의 페이지
문서가 정말 길어야 하는 경우
일부 문서는 필요하기 때문에 길다. 이를 위해 작업은 자르는 것이 아니라 길이를 탐색할 수 있게 만드는 것입니다. 명확한 목차, 일관된 제목 구조, 잘 표시된 섹션을 통해 독자는 모든 내용을 읽지 않고도 필요한 내용을 찾을 수 있습니다. 문서를 요약 버전과 전체 버전으로 분할하여 요약이 대부분의 수신자에게 전달되고 요청 시 전체 버전이 제공될 수 있는지 고려하십시오.
긴 PDF는 큰 PDF인 경향이 있습니다. 내용이 많은 10페이지가 넘는 내용을 공유하기 전에 www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 PDF 압축 도구를 통해 실행하세요. 차트가 포함된 60페이지 보고서는 80MB일 필요가 없습니다. 중간 압축은 눈에 띄는 품질 변화 없이 대부분의 대용량 문서를 관리 가능한 크기로 만듭니다.