목요일 오후입니다. 고객이 8개월 전에 서명된 계약서 버전을 요청합니다. 당신은 그것이 존재한다는 것을 알고 있습니다. 당신은 그것에 서명한 것을 기억합니다. 하지만 다운로드 폴더에는 340개의 파일이 있고, 이메일 검색에서는 비슷한 이름의 서로 다른 세 가지 버전이 반환되며, 15분 후에도 계속 찾고 있습니다. 아무도 그 15분에 가격표를 붙이지 않지만 그들에게는 그런 시간이 있습니다. 그리고 이것은 대부분의 사람들이 인정하고 싶어하는 것보다 더 자주 발생합니다.
모든 근무일에 부과되는 보이지 않는 세금
열악한 문서관리는 피해가 조금씩 분산되기 때문에 비용으로 느껴지지 않습니다. 여기에서 파일을 검색하는 데 2분, 제대로 저장했어야 할 문서를 재구성하는 데 5분, 첨부 파일이 너무 커서 처리할 수 없기 때문에 클라이언트가 받지 못한 내용을 다시 보내는 데 10분이 소요됩니다. 이들 중 어느 것도 단독으로 중요하다고 느끼지 않습니다. 10명으로 구성된 팀을 구성하면 1년에 걸쳐 총 수천 시간이 소요됩니다.
정량화할 수 없는 비용도 있습니다. 즉, 그것이 만들어내는 인상입니다. 동일한 문서를 두 번 요청해야 하는 고객, 날짜가 잘못된 버전을 받은 고객, 이메일 서버에서 반송되는 45MB 첨부 파일을 받은 고객은 이를 알아차립니다. 자체적으로 관계를 어뢰하는 것은 아니지만 작업이 얼마나 조직적인지에 대한 신호로 등록됩니다.
버전 혼동은 보기보다 비용이 더 많이 듭니다
어떤 문서가 최신 버전인지 알 수 있는 명확한 시스템 없이 여러 버전의 문서가 존재하는 경우 사람들은 잘못된 정보를 바탕으로 결정을 내립니다. 지난달 가격에 대한 제안이 나왔습니다. 두 번의 개정 전에 대체된 조건을 기반으로 계약이 체결됩니다. 사용 중인 버전이 저장된 후 업데이트된 데이터가 포함된 보고서가 제출됩니다.
이는 가상의 시나리오가 아닙니다. 파일 이름을 "Final", "Final_v2" 및 "Final_ACTUAL"로 지정하여 예측 가능한 결과입니다. 모두가 어떤 것을 사용해야 할지 알기를 바랍니다. 수정 방법은 간단합니다. 날짜가 표시된 파일 이름, 현재 버전에 대한 단일 진실 소스, 배포하기 전에 PDF로 변환하는 습관을 통해 나중에 공유 버전을 실수로 편집할 수 없습니다.
찾을 수 없는 문서는 존재하지 않는 문서입니다
실용적인 관점에서 볼 때 합리적인 시간 내에 찾을 수 없는 문서는 생성되지 않은 문서와 동일한 효과를 갖습니다. 제작에 들어간 작업입니다. 정보는 어딘가에 존재합니다. 하지만 필요할 때 표면화할 수 없다면 기록으로서의 기능을 하지 못합니다.
이 문제는 시간이 지남에 따라 더욱 복잡해집니다. 팀이 명명 규칙과 폴더 구조 없이 작업하는 시간이 길어질수록 검색할 수 없는 백로그는 더 커집니다. 깨끗한 시스템으로 시작하는 것은 쉽습니다. 수년간 축적된 혼돈을 개조하는 것은 누구도 맡고 싶어하지 않는 프로젝트입니다.
스캔한 문서는 상황을 더욱 악화시킵니다. OCR 없이 저장된 스캔된 PDF는 검색할 수 없으며 파일 이름으로만 찾을 수 있습니다. 보관하기 전에 OCR 도구를 통해 스캔을 실행하면 콘텐츠가 검색 가능해지며 이미지 파일 더미가 실제로 사용 가능한 기록 시스템으로 전환됩니다.
큰 부착물은 실제 마찰을 일으킵니다
첨부 파일 제한을 초과하여 이메일 서버에서 반송되는 PDF는 사소한 불편함을 야기할 뿐만 아니라 작업 흐름을 완전히 중단시킵니다. 보낸 사람은 대체 배달 방법을 찾아야 하고, 받는 사람은 지연을 경험하며, 애초에 문서를 받은 적이 없다는 사실을 확인하기 위해 후속 교환이 이루어지는 경우가 많습니다.
보내기 전에 PDF를 압축하는 것이 이를 방지하는 30초 습관입니다. WukongPDF의 PDF 편집기와 www.wukongpdf.com의 압축 도구는 한 곳에서 편집과 크기 축소를 모두 처리합니다. 35MB로 반송되는 보고서는 일반적으로 중간 압축을 사용하면 5MB 미만으로 압축됩니다. 눈에 띄는 품질 변화도 없고 전달 문제도 없습니다.
좋은 문서 관리의 실제 모습
값비싼 소프트웨어나 복잡한 시스템이 필요하지 않습니다. 가장 큰 차이를 만드는 행동은 간단합니다.
- "Document1"이 아닌 날짜와 설명이 포함된 이름으로 일관된 파일 이름 지정 또는 "최종"
- 완성된 문서를 외부에 배포하기 전에 PDF로 변환
- 이메일에 첨부하기 전에 압축하기
- 보관하기 전에 OCR을 통해 스캔 실행
- 최상위 수준에 하나의 현재 버전이 있고 아카이브 하위 폴더에 이전 버전이 있는 얕고 일관된 폴더 구조
이들 중 어느 것도 시간이 많이 걸리지 않습니다. 초기에 소요되는 시간은 이후 몇 주, 몇 달 동안 절약되는 시간의 극히 일부에 불과합니다. 목요일 오후로 돌아가 보겠습니다. 적절한 명명 시스템과 검색 가능한 압축 아카이브를 사용하면 8개월 된 계약서를 찾는 데 30초가 걸립니다. 15분은 가치 있는 일에 할당됩니다.