표준 PDF는 보기, 인쇄, 공유 등 즉시 사용할 수 있도록 설계되었습니다. PDF 아카이브 형식은 수십 년 동안 보존되도록 설계되었습니다. 2050년에 읽을 수 있어야 하는 문서를 오늘 저장할 때 선택한 PDF 형식은 선택한 저장 매체보다 더 중요합니다. 외장 하드 드라이브, NAS 장치 및 클라우드 아카이브는 비트를 그대로 유지합니다. 파일 형식은 원본 PDF를 생성한 소프트웨어가 더 이상 존재하지 않는 경우 해당 비트를 여전히 읽을 수 있는 문서로 해석할 수 있는지 여부를 결정합니다.
ISO 19005에 의해 정의된 PDF/A 표준 제품군은 장기 보존에 적합하다고 간주되기 위해 PDF 파일에 포함되어야 하는 것과 포함되어서는 안 되는 것을 정확하게 지정합니다. 표준의 각 세대는 스토리지 및 렌더링 기술이 발전함에 따라 일부 제한 사항을 완화하고 새로운 기능을 추가했습니다. 어떤 PDF/A 변형을 사용할 것인지에 대한 질문에는 가장 엄격한 보존 보장과 파일 크기 및 변환 도구의 가용성과 같은 실제 고려 사항의 균형을 맞추는 것이 포함됩니다.
WukongPDF의 문서 관리 및 내보내기 도구는 보관 목적으로 PDF/A 생성을 지원합니다. 이미 표준 PDF 형식인 문서의 경우 아래 변환 단계를 통해 보관용 수준의 출력이 생성됩니다.
표준 PDF가 보관에 충분하지 않은 이유
표준 PDF는 미래에 존재하지 않을 수 있는 외부 리소스에 의존할 수 있습니다. 글꼴은 포함되지 않고 이름으로 참조될 수 있으며, 2050의 운영 체제에 해당 글꼴이 설치되어 있지 않으면 PDF는 원래 레이아웃과 일치하지 않을 수 있는 대체 문자 모양으로 렌더링됩니다. 색상 프로필은 외부 ICC 파일을 참조할 수 있습니다. JavaScript는 특정 PDF 리더 버전에 따라 동작을 실행할 수 있습니다. 하이퍼링크는 더 이상 확인되지 않는 URL을 가리킬 수 있습니다. PDF/A는 이러한 외부 종속성을 모두 금지합니다. 문서를 올바르게 렌더링하는 데 필요한 모든 리소스는 파일 자체에 포함되어야 합니다.
표준 PDF에는 향후 PDF 리더에서 지원하지 않을 수 있는 기능이 포함될 수도 있습니다. 내장된 비디오 및 오디오와 같은 멀티미디어 콘텐츠는 더 이상 사용되지 않는 코덱에 의존합니다. 3D 모델 콘텐츠는 단종될 수 있는 렌더링 엔진에 의존합니다. PDF/A는 허용되는 기능 세트를 텍스트, 벡터 그래픽, 래스터 이미지 및 메타데이터와 같이 안정적이고 무기한 지원될 가능성이 있는 기능으로 제한합니다.
외부 저장소용 PDF/A 변형 비교
2011년에 출판되었으며 PDF 1.7을 기반으로 하는 PDF/A-2는 가장 널리 지원되는 보관 형식입니다. 모든 글꼴을 포함해야 하고, 외부 콘텐츠 참조를 금지하고, JPEG 또는 무손실 압축을 요구하고, 외부 색상 프로필 없이 올바른 렌더링을 허용하는 색상 정보를 문서에 포함해야 합니다. PDF/A-2는 전 세계 정부 기록 보관소, 법원 시스템 및 기관 저장소에서 허용됩니다. 일반 비즈니스 보관의 경우 PDF/A-2는 엄격한 보존 요구 사항과 광범위한 도구 지원의 균형을 유지하므로 가장 안전한 선택입니다.
2012년에 게시된 PDF/A-3은 PDF/A-2의 한 가지 주요 제한 사항을 완화합니다. 즉, PDF 내에서 임의의 파일 첨부를 허용합니다. PDF/A-3 문서에는 원본 Word 문서, 소스 데이터 스프레드시트 또는 보관 PDF 렌더링과 함께 포함된 문서 표 형식 데이터의 CSV 내보내기가 포함될 수 있습니다. 이는 아카이브가 문서의 시각적 모양뿐만 아니라 소스 데이터와 향후 도구를 사용하여 재처리할 수 있는 기능도 보존해야 할 때 유용합니다. 문서의 전체 컨텍스트를 재구성하는 데 필요한 모든 것을 보존하는 것이 목표인 외부 저장소에 보관하는 경우 소스 파일이 포함된 PDF/A-3은 가장 완벽한 보관 패키지를 제공합니다.
| PDF 표준 | 에 가장 적합 | 주요 기능 |
|---|---|---|
| PDF/A-2 | 장기 보관, 정부 기록 | 독립형, 모든 리소스 내장, 외부 종속성 없음 |
| PDF/A-3 | 소스 파일을 첨부하여 보관 | PDF/A 렌더링과 함께 소스 문서를 포함할 수 있습니다. |
| PDF/A-4 | 최신 아카이빙, 2020년 이후 | PDF 2.0 기반으로 JPEG2000, 투명도, 레이어 지원 |
장기 보관을 위해 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법
Adobe Acrobat Pro에서 PDF를 열고 도구, PDF 표준으로 이동합니다. PDF/A로 저장을 선택하고 원하는 변형(비즈니스 문서에 가장 일반적으로 사용되는 PDF/A-2b)을 선택합니다. Acrobat은 PDF의 규정 준수 문제를 분석하고 변환 전에 해결해야 하는 모든 문제를 보고합니다. 일반적인 규정 준수 실패에는 포함되지 않은 글꼴, 지원되지 않는 압축 형식을 사용하는 이미지, 문서 제목과 같은 필수 필드가 누락된 문서 메타데이터가 포함됩니다.
규정 준수 문제를 해결한 후 PDF/A로 저장을 클릭합니다. Acrobat은 규격 사본을 생성합니다. 파일을 다시 열고 문서 속성의 표준 패널 아래에 PDF/A-2b가 표시되는지 확인하여 변환을 확인합니다. 이제 글꼴이 완전히 포함되었기 때문에 파일 크기가 약간 증가할 수 있습니다. 미래의 가독성을 보장하기 위해 약간 더 큰 파일 크기를 절충하는 것이 PDF/A의 핵심 가치 제안입니다.
외부 미디어에 보관된 PDF 저장
손상된 외장 하드 드라이브에 가장 적합한 보관 형식은 쓸모가 없습니다. PDF/A 형식을 스토리지 모범 사례와 결합합니다. PDF/A 파일을 서로 다른 위치에 저장된 물리적으로 분리된 2개 이상의 외부 드라이브에 저장합니다. ZFS 또는 Btrfs와 같은 체크섬 또는 데이터 무결성 확인이 포함된 파일 시스템을 사용하거나 저장된 체크섬과 비교하여 파일 해시를 주기적으로 확인하여 자동 데이터 손상을 감지합니다. 하드 드라이브와 SSD는 모두 수년에 걸쳐 비트 부패를 경험하며 PDF의 단일 바이트가 손상되면 전체 파일을 열 수 없게 될 수 있습니다.
파일 내용, 보관 시기, PDF/A 변환을 생성하는 데 사용된 소프트웨어, 보호된 파일을 여는 데 필요한 비밀번호를 문서화하는 보관된 PDF와 함께 일반 텍스트 README 파일을 포함합니다. 지금으로부터 20년 후 README는 원래 파일 이름과 폴더 구조가 전달하지 못할 수 있는 컨텍스트를 제공합니다. README 자체는 TXT와 같은 일반 텍스트 형식이거나 향후 시스템이 특수 소프트웨어 없이 읽을 수 있는 간단한 HTML 파일이어야 합니다.
지리적 중복성을 갖춘 안정적인 외부 저장소의 PDF/A는 기관의 디지털 보존 인프라에 액세스하지 않고도 개인과 소규모 조직이 사용할 수 있는 가장 실용적인 장기 문서 보존 전략을 제공합니다. 수십 년 동안 보존되어야 하는 문서의 경우, 독립형 보관 형식, 여러 개의 실제 복사본 및 주기적인 무결성 확인을 결합하여 디지털 문서 수명에 대한 세 가지 주요 위협인 형식 노후화, 미디어 오류 및 자동 데이터 손상을 해결합니다.
아카이브를 마무리하기 전 PDF/A 규정 준수 확인
PDF를 PDF/A로 변환한 후 파일을 장기 저장소에 커밋하기 전에 규정 준수 유효성 검사를 실행하세요. Acrobat Pro에서 PDF/A 파일을 열고 도구, PDF 표준, 규정 준수 확인으로 이동합니다. 검증에서는 포함된 글꼴, 외부 종속성 부재, 허용되는 압축 유형 및 메타데이터 완전성 등 모든 PDF/A 요구 사항을 확인합니다. 검증에 통과하면 보관 당시 파일이 표준을 충족했다는 증거로 보관된 PDF와 함께 저장할 수 있는 규정 준수 보고서가 생성됩니다.
확인에 실패하면 Acrobat은 특정 규정 준수 문제를 보고합니다. 일반적인 오류에는 외부 ICC 파일을 참조하는 색상 프로필, JavaScript 작업이 포함된 양식 필드, 외부 리소스에 의존하는 주석이 포함됩니다. 보고된 각 문제는 수동으로 수정하거나 Acrobat Pro의 Preflight 도구를 통해 수정할 수 있습니다. 보고된 모든 문제를 수정하고, 다시 확인하고, 오류나 경고 없이 완전한 확인을 통과한 후에만 파일을 아카이브에 커밋합니다.
시간 경과에 따라 보관된 PDF를 새로운 저장 미디어로 마이그레이션
외장형 하드 드라이브는 회전형 드라이브의 경우 3~5년, SSD의 경우 5~10년 동안 지속되지만 개별 드라이브는 훨씬 빨리 고장날 수 있습니다. 오늘 생성된 PDF/A 아카이브는 예상되는 오류가 발생하기 훨씬 전에 새 미디어로 마이그레이션되어야 합니다. 3년마다 저장 매체를 새로 고치도록 달력 알림을 설정하세요.
각 마이그레이션 중에 현재 체크섬을 보관 시 기록된 체크섬과 비교하여 모든 PDF/A 파일을 확인하십시오. 별도의 드라이브에 있는 중복 복사본의 일치하지 않는 체크섬으로 파일을 교체합니다. 마이그레이션 후 마이그레이션 날짜, 새 미디어 세부정보 및 확인 결과로 README 파일을 업데이트합니다. 이 주기는 보관된 문서가 형식 노후화와 물리적 저장 매체의 불가피한 오류로부터 살아남도록 보장합니다. 회전식 외장 드라이브에 잘 관리된 PDF/A 아카이브는 단일 클라우드 제공업체나 소프트웨어 공급업체에 의존하지 않고 수십 년 동안 문서를 읽을 수 있도록 유지해야 하는 개인과 조직을 위한 가장 실용적인 디지털 보존 전략입니다.
반응에 대한 장기적인 PDF 보관 보상 계획. 현재 외부 저장소에 보관한 문서는 앞으로 몇 년 후에 필요할 것입니다. 원본 생성 소프트웨어에 접근할 수 없거나 아카이브가 생성된 이유에 대한 제도적 지식이 없는 사람이 필요할 수도 있습니다. PDF/A를 선택하고, README에 아카이브 내용을 문서화하고, 정기적으로 새로운 미디어로 마이그레이션하는 것은 내일의 큰 손실을 방지할 수 있는 오늘의 작은 투자입니다. 회전식 외장 드라이브의 PDF/A는 전문 소프트웨어 구독, 클라우드 서비스 종속성, 개인 또는 소규모 팀이 오후에 설정할 수 있는 것 이상의 기관 디지털 보존 인프라가 필요하지 않은 실용적인 보존 전략입니다. 중복 외부 저장소 및 주기적인 무결성 확인과 결합된 PDF/A 형식은 비용이 적게 들고 디지털 문서 손실의 가장 일반적인 원인으로부터 보호하는 입증된 보존 전략입니다.
외부 미디어에 PDF를 장기간 보관하는 것은 영웅적인 노력보다 일관성을 보상하는 방식입니다. 아카이브를 한 번 올바르게 설정한 다음 정기적인 무결성 검사 및 미디어 새로 고침을 통해 이를 유지하면 개별적으로는 가능성이 없어 보이지만 집합적으로는 수십 년에 걸쳐 복구 불가능한 데이터 손실이 거의 확실해지는 점진적인 위험 축적으로부터 문서를 보호합니다.