많은 기업이 계약을 처리하고 필요하다고 생각하기 때문에 Adobe Acrobat에 비용을 지불합니다. 실제로 대부분의 중소 규모 팀이 실제로 사용하는 계약 워크플로(보내기, 검토, 서명, 파일 제출)에는 Acrobat이 전혀 필요하지 않습니다. 해당 프로세스의 각 단계에 필요한 도구는 월간 구독 없이도 사용할 수 있습니다.
계약 초안 작성: 외부에서 시작 PDF
계약서는 PDF가 아닌 Word 또는 Google Docs로 작성해야 합니다. PDF는 고정 형식입니다. 편집을 방지하도록 설계되었습니다. 이는 계약서에 서명한 후에는 정확히 원하는 것이지만 초안 작성 및 협상 중에는 원하는 것과 반대입니다. 모든 사람이 최종 언어에 동의할 때까지 작업 버전을 편집 가능한 형식으로 유지하세요.
Google Docs는 양 당사자가 변경 사항 추적을 통해 변경 사항을 제안하고, 댓글을 남기고, 전체 수정 내역을 볼 수 있기 때문에 공동 초안 작성에 적합합니다. 계약이 최종 완료되고 서명할 준비가 되면 PDF로 내보냅니다. 그 시점부터 PDF는 신뢰할 수 있는 버전입니다.
검토를 위한 계약서 보내기
계약서에 서명하기 전에 최종 검토할 준비가 되면 PDF로 보내십시오. 이렇게 하면 두 당사자가 정확히 동일한 문서를 볼 수 있도록 서식이 잠기고 실수로 편집하는 일이 방지되며 서명 시 합의한 내용에 대한 명확한 기록이 제공됩니다.
이 단계에서 상대방이 변경을 요청하는 경우 원본 문서로 돌아가서 변경한 후 새 PDF를 내보냅니다. 마지막 변경 사항을 포함하기 위해 PDF를 직접 편집하지 마십시오. 버전 혼란을 야기하고 비전문적으로 보이는 형식 불일치를 초래할 수 있습니다.
Adobe 없이 계약 서명 받기
PDF 계약의 전자 서명은 미국의 ESIGN Act 및 EU의 eIDAS와 같은 법률에 따라 대부분의 관할권에서 법적으로 유효합니다. 이를 추가하는 데 Acrobat이 필요하지 않습니다. 서명이 얼마나 형식적이어야 하는지에 따라 몇 가지 접근 방식이 있습니다.
일상적인 비즈니스 계약(서비스 계약, 프리랜서 계약, 공급업체 계약)의 경우 브라우저 기반 PDF 편집기를 통해 추가된 입력하거나 그린 서명이면 충분하며 법적으로 인정됩니다. WukongPDF의 서명 도구를 사용하면 이름을 입력하거나 그림을 그리거나 손으로 쓴 서명 이미지를 업로드하여 서명을 추가할 수 있습니다.
금융 계약, 부동산 거래, 규제 산업 등 더 높은 수준의 신뢰가 필요한 계약의 경우 DocuSign 또는 HelloSign과 같은 전용 전자 서명 플랫폼은 일부 상황에서 요구되는 검증 가능한 감사 추적을 제공합니다. 이는 Adobe 제품이 아니며 Acrobat과 독립적으로 작동합니다.
서명된 계약서 보호
모든 당사자가 계약서에 서명한 후에는 서명된 버전을 변경할 수 없는지 확인하고 싶습니다. PDF 보안 기능을 사용하면 문서 내용을 열고 읽을 수는 있으면서도 문서 내용 변경을 방지하는 권한을 설정하여 PDF을 추가 편집에서 잠글 수 있습니다.
계약서에 민감한 정보가 포함되어 있고 이를 열 수 있는 사람을 제어하려는 경우 암호 보호는 또 다른 계층을 추가합니다. 대부분의 비즈니스 계약에서는 편집 잠금만으로 충분합니다. 목표는 서명된 버전이 실수로 또는 의도적으로 변경되는 것을 방지하는 것이지 반드시 읽을 수 있는 사람을 제한하는 것은 아닙니다.
계약서 제출 및 정리
서류 제출은 대부분의 중소기업이 계약을 추적하지 못하는 경우입니다. 서명된 PDF는 다른 사람의 다운로드 폴더에 들어가거나 이메일 스레드에 묻혀 있으며, 6개월 후에는 필요할 때 누구도 찾을 수 없습니다. 간단한 시스템이 이를 방지합니다.
전용 계약 관리 시스템이 없는 팀을 위한 실행 가능한 접근 방식:
- 일관되게 파일 이름 지정: [ClientName]_[ContractType]_[YYYY-MM-DD]_Signed.pdf
- 연도별 또는 클라이언트별로 정리하여 Google Drive 또는 Dropbox의 공유 폴더에 저장합니다.
- 간단한 스프레드시트 색인 유지: 고객, 계약 유형, 서명 날짜, 갱신 날짜, 파일 위치
- 서명 후 누군가가 그것을 잃어버리기 전에 즉시 양 당사자에게 사본을 보내십시오.
뭔가 잘못되었을 때
서명된 계약서 PDF가 손상되거나, 열리지 않거나, 분실된 경우 백업을 갖는 것이 유일한 실제 안전망입니다. 최소 2개의 사본을 서로 다른 위치에 보관하십시오. 하나는 클라우드 저장소에, 다른 하나는 로컬에 보관하거나 각 서명 당사자별로 하나를 보관하십시오. 버전 기록이 있는 클라우드 저장소(Google Drive, Dropbox)는 실수로 파일을 덮어쓴 경우 추가 복구 옵션을 제공합니다.
Adobe를 사용하지 않는 계약 관리는 해결 방법이 아닙니다. 이는 오늘날 대부분의 기업이 실제로 계약을 처리하는 방식입니다. 도구는 거기에 있습니다. 가장 중요한 것은 각 단계마다 명확한 프로세스를 마련하여 아무것도 빠지지 않도록 하는 것입니다.