Excel을 PDF로 변환하는 데 인쇄 이상의 작업이 필요한 이유
Excel 스프레드시트는 수평 및 수직으로 스크롤하여 모든 데이터를 볼 수 있으므로 화면에서 체계적으로 보이고 읽을 수 있습니다. 동일한 스프레드시트를 준비 없이 인쇄하거나 PDF로 변환하면 조각난 혼란이 발생하는 경우가 많습니다. 열이 페이지 오른쪽 가장자리에서 벗어나 별도의 페이지로 계속됩니다. 행은 페이지 경계에서 셀 중간을 나눕니다. 머리글 행은 첫 번째 페이지에만 나타나며 이후의 모든 페이지에는 열 레이블이 없습니다. Excel을 PDF로 올바르게 변환한다는 것은 결과 PDF의 모든 페이지를 읽을 수 있고 자체적으로 완료할 수 있도록 스프레드시트를 설정하는 것을 의미합니다.
내보내기 전에 인쇄 영역을 설정하면 최종 PDF 출력에 원하는 데이터만 표시됩니다.
하나의 대표 페이지를 한 번 테스트 인쇄하면 모든 레이아웃 설정이 예상대로 작동하는지 확인할 수 있습니다.
Windows용 Excel에서 PDF로 변환 프로세스를 사용하면 다른 어떤 플랫폼보다 더 많은 제어 기능을 제공합니다. Windows용 Excel에는 가장 완벽한 페이지 레이아웃 및 PDF 내보내기 기능 세트가 포함되어 있기 때문입니다. 인쇄 영역을 설정하고, 반복되는 머리글 행을 정의하고, 특정 페이지 수에 맞게 출력 크기를 조정하고, PDF에 표시되는 통합 문서의 부분을 정확하게 제어할 수 있습니다. 대부분 Excel의 페이지 레이아웃 탭에 있는 이러한 설정은 PDF 출력이 전문적으로 보이는지 또는 무작위로 보이는지 여부를 결정합니다.
Windows 사용자는 인쇄 기능이 있는 모든 응용 프로그램에서 PDF 출력을 생성할 수 있는 내장 가상 프린터인 Microsoft PDF로 인쇄에도 액세스할 수 있습니다. 이 가상 프린터 접근 방식은 기본 PDF 내보내기 기능이 없을 수 있는 이전 버전의 Excel에서 작동합니다. 두 방법 모두에서 좋은 결과를 얻는 핵심은 변환을 시작하기 전에 Excel에서 수행하는 준비입니다.
Windows에서 깔끔한 PDF 출력을 위해 Excel 스프레드시트 설정
PDF의 각 페이지에 표시할 내용을 정의하는 것부터 시작하세요. Excel 스프레드시트에는 표준 페이지 너비에 맞는 것보다 훨씬 더 많은 열이 포함되는 경우가 많습니다. Excel의 페이지 레이아웃 보기에는 현재 인쇄 설정에서 페이지 나누기가 적용되는 위치가 정확하게 표시됩니다. 보기 탭에서 페이지 레이아웃 보기로 전환하고 스프레드시트를 스크롤합니다. 파란색 점선은 자동 페이지 나누기를 나타냅니다. 실선은 사용자가 설정한 수동 페이지 나누기를 나타냅니다.
PDF에서 원하는 셀만 포함하도록 인쇄 영역을 설정하세요. 출력해야 하는 데이터가 포함된 셀 범위를 선택하고 페이지 레이아웃 탭으로 이동하여 인쇄 영역을 클릭하고 인쇄 영역 설정을 선택합니다. Excel은 PDF 출력에 선택한 범위만 포함합니다. 이는 배포된 PDF에 표시되어서는 안되는 지원 계산, 참조 테이블 또는 메모가 포함된 스프레드시트에 특히 유용합니다.
열 레이블이 모든 페이지 상단에 표시되도록 반복되는 머리글 행을 구성합니다. 페이지 레이아웃 탭에서 인쇄 제목을 클릭합니다. 페이지 설정 대화 상자의 시트 탭에서 열 머리글이 포함된 행의 상단에서 반복되도록 행을 설정합니다. 이 설정을 사용하면 PDF를 읽는 사람은 누구나 첫 페이지로 돌아가지 않고도 각 열이 나타내는 내용을 볼 수 있습니다. 여러 페이지에 가로로 걸쳐 있는 많은 열이 있는 스프레드시트의 경우 모든 페이지에 행 레이블이 표시되도록 하려면 열을 왼쪽에서 반복하도록 설정하세요.
데이터가 합리적인 페이지 수에 맞도록 크기 조정을 조정하세요. 페이지 레이아웃 탭에서 너비와 높이를 각각 1페이지로 설정하여 전체 스프레드시트를 단일 페이지에 표시할 수 있습니다. 이는 작은 스프레드시트에 적합합니다. 더 큰 스프레드시트의 경우 너비를 1페이지로 설정하고 높이를 자동으로 두어 모든 열이 각 페이지에 나타나고 행이 필요한 만큼 많은 페이지에 걸쳐 흐르도록 합니다. PDF 출력에서 더 작은 텍스트를 읽기 어려워지므로 크기를 약 70% 미만으로 조정하지 마십시오.
Excel에서 구성하는 PDF 인쇄 설정에 따라 PDF 출력 품질이 직접 결정됩니다. 내보내기 전에 각 설정을 확인하는 시간을 가지십시오. 올바르게 설정하는 데 15분이 소요되는 스프레드시트는 전문적으로 보이는 PDF를 생성합니다. 기본 설정으로 내보낸 스프레드시트는 나중에 생각한 것처럼 보이는 PDF를 생성하는 경우가 많습니다.
단계별 Windows에서 스프레드시트를 PDF로 내보내기
페이지 레이아웃 설정이 구성되면 PDF로 내보내는 것이 간단해집니다. 파일로 이동하여 내보내기를 선택한 다음 PDF/XPS 문서 만들기를 선택합니다. PDF/XPS 만들기 버튼을 클릭하여 저장 대화 상자를 엽니다. 저장하기 전에 저장 대화 상자 아래의 옵션 버튼을 클릭하여 내보내기 옵션에 액세스하세요. 출력의 특정 페이지만 원하는 경우 페이지 범위를 선택하십시오. 활성 시트만 내보낼지, 통합 문서의 모든 시트를 내보낼지, 아니면 특정 선택 항목을 내보낼지 선택합니다. 여러 시트가 포함된 통합 문서의 경우 전체 통합 문서를 내보내면 각 시트가 새 페이지에서 시작되는 PDF가 생성됩니다.
옵션을 선택한 후 파일 이름과 저장 위치를 선택하고 게시를 클릭하세요. Excel은 페이지 레이아웃 설정에 따라 스프레드시트를 렌더링하고 PDF 파일을 생성합니다. 즉시 PDF를 열고 모든 페이지를 스크롤하여 출력이 예상과 일치하는지 확인하십시오. 모든 열이 내용이 잘리지 않고 각 페이지에 맞는지 확인하세요. 헤더 행이 올바르게 반복되는지 확인하세요. 페이지 나누기가 중요한 데이터 행의 중간이 아닌 논리적 위치에 있는지 확인하십시오.
나중에 데이터를 추출해야 하는 사람들과 공유할 스프레드시트의 경우 필요한 경우 PDF 변환기를 사용하여 이 PDF를 Excel로 다시 변환할 수 있다는 점을 고려하세요. 향후 추출을 더 쉽게 하려면 추출 도구를 혼란스럽게 만드는 복잡한 병합 셀 레이아웃이 아닌 명확한 열 머리글이 있는 깔끔한 테이블에 데이터가 표시되는지 확인하십시오.
Windows에서 일반적인 Excel-PDF 변환 문제 해결
가장 일반적인 문제는 열이 페이지 너비를 넘어 확장되어 잘리거나 두 번째 페이지로 밀려나는 것입니다. 해결 방법은 인쇄 가능 영역에 맞게 열 너비를 조정하거나, 페이지 방향을 세로에서 가로로 변경하거나, 비율을 조정하는 것입니다. 가로 방향만으로도 8~12개의 열이 있는 스프레드시트의 문제가 해결되는 경우가 많습니다. 더 넓은 스프레드시트의 경우 한 페이지의 모든 열에 맞도록 가로 방향과 배율 설정을 결합합니다.
또 다른 일반적인 문제는 PDF 출력에 눈금선이 나타나지 않는다는 것입니다. Excel에서는 눈금선이 화면에 표시되더라도 기본적으로 인쇄하지 않습니다. 눈금선을 포함하려면 페이지 레이아웃 탭으로 이동하여 시트 옵션 그룹의 눈금선 아래에 있는 인쇄 확인란을 선택하세요. 이 설정은 PDF 출력의 모든 셀 주위에 가는 선을 추가하여 데이터가 많은 스프레드시트의 가독성을 향상시킵니다.
병합된 셀이나 큰 셀 블록 중간에 페이지 나누기가 발생하면 시각적으로 혼란스러운 PDF 출력이 생성됩니다. 보기 탭에서 액세스할 수 있는 Excel의 페이지 나누기 미리 보기를 확인하여 페이지 나누기가 속하는 위치를 정확히 확인하세요.
중요한 행의 중간이 아닌 논리적 데이터 그룹 사이에서 페이지 구분선을 끌어 위치를 변경합니다. 수동으로 페이지 나누기를 배치하면 데이터 구조를 임의로 잘라내는 대신 데이터 구조를 존중하는 PDF가 생성됩니다.
인쇄된 페이지에 맞지 않는 매우 큰 스프레드시트의 경우 PDF가 올바른 출력 형식인지 고려하십시오. PDF로 변환된 수천 행의 스프레드시트는 탐색하기에 실용적이지 않은 수백 페이지를 생성할 수 있습니다. 이러한 경우 전체 데이터 세트를 Excel 형식으로 유지하면서 Excel 파일을 직접 공유하거나 요약 범위를 PDF로 내보내면 프레젠테이션과 데이터 액세스 요구 사항이 모두 충족됩니다.
여러 시트가 포함된 Excel 통합 문서의 경우 모든 시트를 하나의 연속 PDF로 내보내거나 각 시트를 별도의 섹션으로 내보내는 결정은 수신자가 문서를 사용하는 방법에 따라 다릅니다. 전체 통합 문서를 내보내면 각 워크시트가 새 페이지에서 시작되는 단일 PDF가 생성되므로 수신자가 순차적으로 스크롤할 수 있어 편리합니다. 선택한 시트를 별도의 PDF로 내보내면 수신자에게 각 데이터 범주에 대한 개별 파일이 제공됩니다. 이는 수신자마다 다른 시트가 필요하거나 개별 시트가 별도의 위치에 보관될 때 더 좋습니다. WukongPDF의 변환 도구는 두 가지 접근 방식을 모두 지원합니다.
색상 눈금, 데이터 막대, 데이터 패턴을 시각적으로 강조하는 아이콘 세트 등 Excel의 조건부 서식은 이러한 서식 요소가 시각적으로 렌더링되기 때문에 일반적으로 PDF 출력으로 잘 전송됩니다. 그러나 PDF에서는 Excel 버전에 때때로 조건부 서식이 포함되는 대화형 마우스 오버 및 클릭 동작이 손실됩니다. 내보내기 전에 수신자는 조건부 서식의 정적 시각적 결과를 볼 수 있지만 Excel 파일에서처럼 상호 작용할 수는 없다는 점을 이해하고 스프레드시트를 검토하세요.
데이터 테이블과 함께 차트와 그래프가 포함된 스프레드시트의 경우 PDF 출력에서 차트 요소가 올바르게 렌더링되는지 확인하세요. Excel의 차트 렌더링 엔진은 기본 스프레드시트 렌더링 엔진과 다른 글꼴 대체 논리를 사용하기 때문에 PDF를 내보내는 동안 차트 제목, 축 레이블 및 범례 텍스트가 위치를 이동하거나 글꼴을 변경하는 경우가 있습니다. PDF 출력의 각 차트를 빠르게 확인하면 모든 레이블, 제목 및 범례 항목이 올바른 위치에 읽을 수 있는 크기로 표시되는지 확인할 수 있습니다.
Windows에 내장된 Microsoft Print to PDF 가상 프린터는 Excel의 기본 PDF 내보내기에 대한 유용한 대안을 제공하며, 특히 기본 내보내기가 예상치 못한 결과를 생성하는 스프레드시트의 경우 더욱 그렇습니다. 인쇄 경로는 실제 인쇄 출력을 생성하는 동일한 렌더링 파이프라인을 통해 스프레드시트를 처리하며 때로는 직접 내보내기 경로와 다르게 복잡한 서식, 사용자 정의 페이지 설정 및 프린터별 설정을 처리합니다. 기본 내보내기가 예상한 출력을 생성하지 못하는 경우 서식 설정 문제를 해결하는 데 시간을 보내기 전에 PDF로 인쇄 경로를 시도해 보십시오.