수십 개의 Excel 통합 문서가 포함된 폴더를 PDF로 변환해야 합니다. 각 파일 열기, 페이지 설정 확인, PDF로 내보내기, 파일 닫기는 통합 문서당 1분 이상 소요됩니다. 50개의 통합 문서의 경우 거의 한 시간 동안 반복적으로 클릭하는 것입니다. Windows에서 Excel 파일을 PDF로 일괄 변환하면 이 프로세스가 자동화됩니다. 단일 명령 또는 스크립트가 폴더의 모든 파일을 처리하고 해당 PDF 세트를 생성합니다. Excel에서 PDF로 일괄 변환하면 시간이 절약되고 모든 파일에 걸쳐 일관된 출력 설정이 보장됩니다.
PowerShell을 사용하여 Excel을 PDF로 일괄 변환
Windows PowerShell은 COM 자동화 인터페이스를 통해 Excel을 제어할 수 있습니다. PowerShell 스크립트는 각 Excel 파일을 열고 PDF로 내보낸 다음 닫습니다. 스크립트를 사용하려면 컴퓨터에 Excel이 설치되어 있어야 합니다. PowerShell ISE 또는 텍스트 편집기를 엽니다. 폴더에서 Excel 파일 목록을 가져오고 각 파일을 반복하여 PDF로 내보내는 스크립트를 작성하세요.
스크립트의 핵심은 입력 폴더의 각 .xlsx 또는 .xls 파일을 처리하는 foreach 루프입니다. 각 파일에 대해 스크립트는 해당 파일을 Excel에서 열고, 내보내기 형식을 PDF로 설정하고, 출력 파일 이름을 지정하고 저장합니다. 스크립트는 모든 파일을 처리한 후 Excel을 닫습니다. PDF Batch 변환은 스크립트가 시작된 후 사용자 상호 작용 없이 실행됩니다. WukongPDF는 Excel을 설치할 필요가 없는 대안으로 브라우저 기반 일괄 변환을 제공합니다.
일괄 내보내기를 위한 페이지 설정 구성
일괄 변환을 실행하기 전에 모든 파일에 적용할 페이지 설정을 구성하세요. PowerShell 스크립트는 페이지 방향, 용지 크기, 여백 및 배율을 설정할 수 있습니다. 일관된 PDF 출력을 생성하려면 일괄 처리의 모든 파일에 동일한 설정을 적용합니다.
Excel 파일에 다양한 페이지 설정이 있는 경우 배치 스크립트가 일관되지 않은 결과를 생성할 수 있습니다. 가로 방향의 파일은 가로 PDF로 내보내집니다. 세로 방향의 파일은 세로 PDF로 내보내집니다. 스크립트는 명시적으로 이를 재정의하지 않는 한 각 파일의 기존 페이지 설정을 유지합니다. 일관된 출력을 위해 일괄 처리를 실행하기 전에 소스 파일의 페이지 설정을 표준화하거나 모든 파일에 균일한 설정을 적용하도록 스크립트를 구성합니다. Excel에서 PDF로 페이지 설정에 따라 최종 PDF 모양이 결정됩니다.
명령줄에서 일괄 변환 실행
PowerShell 스크립트를 .ps1 파일로 저장합니다. 스크립트에 높은 권한이 필요한 경우 관리자로 PowerShell을 엽니다. 스크립트가 포함된 폴더로 이동합니다. 이름 앞에 마침표와 백슬래시를 입력하여 스크립트를 실행합니다. 스크립트는 파일을 처리하고 각 파일에 대한 진행 메시지를 표시합니다.
스크립트가 완료된 후 출력 폴더를 확인하세요. 각 Excel 파일에 해당 PDF가 있는지 확인하세요. PDF 몇 장을 열어 변환 품질을 확인하세요. 누락된 데이터, 잘못된 페이지 나누기, 형식 문제를 찾아보세요. 페이지에 비해 너무 넓은 열과 같은 하나의 파일에 대한 체계적인 문제는 배치를 다시 실행하기 전에 페이지 설정 설정을 조정해야 함을 나타낼 수 있습니다.
타사 일괄 변환 도구 사용
여러 타사 응용 프로그램은 Windows에서 일괄 Excel-PDF 변환을 위한 그래픽 인터페이스를 제공합니다. 이러한 도구는 기본 PowerShell 스크립트보다 더 많은 구성 옵션을 제공하며 코드 작성이 필요하지 않습니다. Adobe Acrobat Pro에는 작업 마법사를 통한 일괄 변환이 포함되어 있습니다. 특수 문서 변환 도구는 Word 및 PowerPoint 파일과 함께 Excel 파일을 단일 배치로 처리할 수 있습니다.
타사 도구는 일반적으로 변환 설정 미리보기와 전체 배치를 실행하기 전에 단일 파일을 처리하여 설정을 확인하는 테스트 모드를 제공합니다. 테스트 모드를 사용하세요. 하나의 파일을 변환하고 출력을 확인하십시오. 필요한 경우 설정을 조정합니다. 테스트 변환에서 허용 가능한 결과가 나올 때만 전체 배치를 실행하십시오. 타사 도구의 PDF 내보내기 품질은 일반적으로 일관되고 안정적입니다.
비밀번호로 보호된 Excel 파일 처리
비밀번호로 보호된 Excel 파일이 발견되면 일괄 변환이 중단됩니다. PowerShell 스크립트 및 타사 도구는 암호 없이는 암호로 보호된 파일을 열 수 없습니다. 배치를 실행하기 전에 입력 폴더에서 보호된 파일을 검색하십시오. 비밀번호 보호를 제거하거나 수동 처리를 위해 보호된 파일을 별도의 폴더로 이동하십시오.
배치 스크립트가 보호된 파일을 발견하면 파일 이름을 기록하고 완전히 중지하는 대신 나머지 파일을 계속 처리해야 합니다. 스크립트의 오류 처리는 비밀번호 프롬프트를 포착하고 다음 파일로 건너뜁니다. 일괄 처리가 완료된 후 오류 로그를 검토하고 건너뛴 파일을 수동으로 변환합니다. PDF 내보내기 배치 워크플로는 대부분의 파일을 자동으로 처리하고 수동 주의를 위한 예외만 남겨둡니다.
변환된 PDF 파일 구성
일괄 변환이 완료되면 PDF 파일을 정리합니다. 기본 이름이 설명적이지 않으면 이름을 바꾸십시오. 해당 프로젝트 폴더로 이동합니다. 출력 PDF를 원본 Excel 파일과 동일한 폴더, 별도의 출력 폴더 또는 원래 구성을 유지하는 미러링된 폴더 구조에 배치하도록 배치 스크립트를 구성할 수 있습니다.
월별 보고서 패키지와 같은 반복되는 일괄 변환의 경우 PowerShell 스크립트와 구성 설정을 저장합니다. Windows 작업 스케줄러를 사용하여 자동으로 실행되도록 스크립트를 예약합니다. 예약된 작업은 매달 지정된 시간에 변환을 실행하여 수동 작업 없이 업데이트된 PDF를 생성합니다. PowerShell 자동화와 작업 스케줄러의 조합은 반복적인 수동 작업을 백그라운드 프로세스로 전환합니다.
Windows에서 Excel 파일을 PDF로 일괄 변환하면 한 시간의 반복적인 클릭이 몇 분의 스크립트 설정 후 자동화된 처리로 변환됩니다. 각 배치가 처리될 때마다 시간 절약 효과가 누적됩니다.
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시간 절약 복합물. 오늘 60분이 걸리는 일은 다음 달에도, 다음 달에도 60분이 걸립니다. 스크립트를 한 번 작성하는 데 10분이 걸리고 실행할 때마다 1시간이 절약됩니다. 1년 동안 월별 전환이 발생하면 11시간 이상이 절약됩니다. 단일 스크립트의 경우.