Microsoft Word で、慎重に選択したフォント、正確に配置された画像、および各セクションを適切なページに配置するページネーションを使用して文書を作成します。 PDF として保存し、結果を開きます。見出しのフォントが違います。段落 3 に固定されていた画像が 4 ページに移動しました。セクション 2 の最後に挿入した改ページが消えています。 Word では完璧に見えた文書が、PDF では下書きのように見えます。
Word から PDF への変換プロセスは、画面に表示される内容の単純な視覚的コピーではありません。 Word は、編集とリフロー用に設計された内部文書モデルを、最終形式のプレゼンテーション用に設計された PDF 固定レイアウト モデルに変換する必要があります。この翻訳には、フォント、位置、ページネーションに関する多数の決定が含まれ、それぞれの決定が出力をソースから分岐させる機会となります。
Word から PDF への変換中にフォントが変更される理由
Word は、コンピュータにインストールされているフォントを使用して文書を表示および印刷します。 PDF として保存すると、Word によってこれらのフォントが PDF ファイルに埋め込まれ、PDF ファイルを開いた誰もがそのフォントを利用できるようになります。フォントの埋め込みはフォント変更の問題の解決策のように思えますが、制限があります。すべてのフォントで埋め込みができるわけではありません。一部の商用フォントには埋め込みを禁止するライセンス制限があり、Word は別のフォントを置き換えることでこれらの制限に従います。
PDF 出力でフォントが変更される主な原因は、フォントの置換です。フォントを埋め込むことができない場合、Word は埋め込み可能な最も近いフォントを選択します。代替文字の文字幅、行間隔、視覚的な重みが異なる場合があります。細くて軽いフォントで設定された文書は、PDF 内で幅が広くなり、重くなり、改行と全体のページ密度が変化する場合があります。
PDF フォント の問題は、非ラテン文字や特殊なフォントで特に顕著です。韓国語フォントを使用する文書では、そのフォントが、文字の比率が異なる別の韓国語フォントに置き換えられる場合があります。数学的表記に記号フォントを使用する文書では、代替フォントに記号が含まれていない場合、記号が空のボックスに置き換えられることがあります。
変換前にフォントの埋め込みステータスを確認すると、予期せぬ事態を防ぐことができます。 Word で、[ファイル]、[オプション]、[保存] の順に開き、[ファイルにフォントを埋め込む] がチェックされていることを確認します。このオプションの下にある [ドキュメントで使用されている文字のみを埋め込む] をオンにして、ファイル サイズを削減します。フォントが警告アイコンとともにリストに表示される場合、そのフォントには埋め込み制限があり、代替される可能性があります。
変換中にページレイアウトが崩れる理由
Word は、アクティブなプリンタ ドライバに基づいて動的に改ページを計算します。 PDF として保存すると、Word は既定のプリンター ドライバーの代わりに PDF プリンター ドライバーを使用します。 PDF ドライバーには、物理プリンターとは異なるページ余白、異なる印刷可能領域、および異なるフォントメトリックがあります。これらの違いにより、Word ではすべての改ページが再計算され、再計算によって異なる結果が生じる可能性があります。
フォントの置換やマージンの変更によりテキストがリフローされるとアンカーポイントが移動するため、テキスト段落にアンカーされた画像の位置がずれることがあります。 Word 文書内では完全に配置されている画像が、PDF 内では意図した位置の上または下に数行表示される場合があります。通常、この変更は数行程度の小さなものですが、画像の配置が重要な文書の場合は、重大な変更になる可能性があります。
テキスト ボックス、図形、およびその他のフローティング オブジェクトは、ページの余白または段落アンカーを基準にして配置されます。 PDF ドライバーが異なるマージン値を報告すると、これらのオブジェクトが移動します。この変化は、オブジェクトがテキストの近くまたはページの端の近くに正確に配置されている、密なレイアウトを持つ文書で最も顕著です。
Word から PDF への一貫した出力を実現する方法
サードパーティの PDF プリンターではなく、組み込みの PDF として保存機能を使用します。この組み込み機能は Microsoft 独自の PDF 生成エンジンを使用しており、レイアウトの変更を最小限に抑えるように設計されています。サードパーティの PDF プリンタでは、Word と PDF 出力の間に追加の翻訳ステップが挿入され、別の相違が発生する可能性があります。
WukongPDF は、結果の PDF Export ファイルを処理して、変換後の書式設定を調整し、小さなレイアウトの問題を修正できます。このプラットフォームは Word 文書を直接変換しませんが、変換された PDF を編集して調整して、意図した外観に一致させることができます。
変換後すぐに PDF を Word 文書と並べて開き、各ページをめくってプレビューします。 2 つのフォント、画像の配置、改ページを比較します。変換の問題を即座に検出することで、PDF が配布される前に Word 文書を調整して再変換することができます。
将来の変換問題の防止
PDF 変換を念頭に置いて Word 文書をデザインします。埋め込みが可能なフォントを使用してください。標準の Windows および Microsoft 365 フォント、Calibri、Cambria、Arial、Times New Roman はすべて制限なく埋め込まれます。埋め込み権限を確認していない限り、サードパーティのソースからの装飾フォントは避けてください。
ページの端近くのフローティング オブジェクトやテキスト ボックスの使用を最小限に抑えます。画像を正確な位置に固定するのではなく、テキストとインラインで配置します。ドキュメントのレイアウトが絶対位置に依存するほど、PDF レンダリング エンジンの解釈の微妙な違いに対して脆弱になります。
正確なレイアウトの忠実度が重要なドキュメントの場合は、正しい設定をキャプチャする PDF プリセットを作成し、それをすべての変換に適用します。このプリセットにより、組織からのすべての PDF 出力にわたって一貫したフォント埋め込み、画像解像度、ページ サイズ設定が保証されます。
Word で使用される PDF 生成エンジンは、以降のバージョンに比べて大幅に改良されました。 Word 2016 以降では、以前のバージョンよりも正確な PDF エンジンが使用されています。古いバージョンの Word からの PDF 出力でフォントとレイアウトの問題が発生している場合は、現在のバージョンにアップグレードすると、文書の内容を変更せずに問題の多くが解決される可能性があります。
Word のセクション区切りは、PDF ページネーションの問題の一般的な原因です。改ページを含むセクション区切りの後に手動で改ページを行うと、Word 文書では表示されなかった余分な空白ページが PDF 内に生成される場合があります。 PDF 生成エンジンは、結合されたブレークを Word 表示エンジンとは異なる方法で解釈します。変換前に冗長なブレークを削除すると、これらのファントム ページが排除されます。
フォントの置換やマージンの違いによりページ数が変わると、奇数ページと偶数ページで異なるコンテンツを使用するヘッダーとフッターが PDF 変換中にずれる可能性があります。奇数ページ用に設計されたヘッダーが偶数ページに表示され、意図した交互パターンが崩れる場合があります。 PDF 出力の各ページでヘッダーとフッターの配置を確認します。
Word 文書内の変更履歴とコメントは、変換前に適切に処理されないと、PDF 出力に影響を与える可能性があります。受信者がマークアップを見る必要がない限り、PDF に変換する前にすべての変更を承認または拒否し、すべてのコメントを削除します。追跡された変更を PDF に変換すると、予期しない視覚的な結果が生じる可能性があります。
Word 文書で手動の書式設定ではなく、見出し 1、見出し 2、本文のスタイルを一貫して使用すると、PDF 変換によりきれいな結果が得られます。 PDF 生成エンジンは、Word スタイルを PDF 構造要素にマップします。一貫したスタイルの使用により、一貫した PDF 出力が得られます。手動で書式設定をオーバーライドすると、スタイル マッピングが混乱する可能性があります。
さまざまな PDF リーダーで PDF 出力をテストすることは、重要な検証手順です。 Adobe Acrobat では正しく表示される PDF でも、ブラウザベースのビューアやモバイル デバイスでは書式設定の問題が発生する場合があります。あなたが使用している PDF リーダーだけでなく、受信者が実際に使用している PDF リーダーでもテストしてください。
Word 文書を Mac で作成し Windows で PDF に変換する場合、またはその逆の場合、2 つのプラットフォームのデフォルト フォントとフォント レンダリング エンジンが異なるため、フォントの違いが発生する可能性が高くなります。作成時とは異なるプラットフォームで変換されるドキュメントは、両方のプラットフォームで利用可能なフォントを使用する必要があります。
Word の PDF 変換設定には、ISO 19005-1 準拠の PDF/A 出力のオプションが含まれています。この設定では、すべてのフォントが埋め込まれ、アーカイブに適した標準準拠の PDF が作成されます。標準では完全なフォントの埋め込みが必要であるため、PDF/A 出力はプラットフォーム間でより一貫性があります。
フォームや証明書など、正確なレイアウト要件があるドキュメントの場合は、Word に組み込まれた PDF エクスポートではなく、専用の PDF 作成ツールの使用を検討してください。 Adobe Acrobat と InDesign は、レイアウトが重要なドキュメントの PDF 出力をより細かく制御できます。
Word からの PDF 出力は、ファイル構造を正規化する PDF 最適化ツールによってさらに処理できます。この後処理により、Word ソース文書に戻ることなく、変換中に発生した小さなレイアウトの不一致を解決できます。
Word 文書から大量の PDF を作成する組織では、単一の PDF 作成方法を標準化することで一貫性が向上します。組み込みの「PDF として保存」、特定の PDF プリンタードライバー、またはバッチ変換ツールを選択し、すべての PDF 出力に使用します。作成方法の一貫性により、出力の一貫性が生まれます。
PDF の作成中にフォントの置換が発生すると、PDF メタデータには、使用されたフォントと、それらが埋め込まれているかどうかが記録されます。 PDF プロパティのフォント リストを調べると、どのフォントが置き換えられたかがわかります。この情報は、ソース ドキュメントのフォントを変更するか、PDF 作成設定を調整するかを決定する際に役立ちます。
Word から PDF への変換で予期しない結果が生じる場合がある理由を理解すると、ユーザーが問題を診断し、適切な修正を適用し、変換出力に対して現実的な期待を設定するのに役立ちます。
| 変換方法 | フォント処理 | レイアウトの忠実度 | 推奨 |
|---|---|---|---|
| PDF として保存 (組み込み) | 許可されたフォントを埋め込みます。制限されたフォントを置き換えます | Word から利用するのが最適 | ほとんどの文書に使用 |
| PDF への印刷 (ドライバー) | すべてのテキストをグラフィックとしてラスタライズします | 視覚的に完全に一致します。テキストは検索できません | 視覚的な忠実性が重要な場合に使用します |
| Adobe Acrobat PDFメーカー | 完全なフォント埋め込み。高度なオプション | 最高の忠実度 | 専門的なドキュメントや出版されたドキュメントに最適 |
| サードパーティコンバーター | ツールによって異なります | ツールによって異なります | 導入前にテストする |