元従業員は 5 年前に PDF を作成し、パスワードで保護しました。従業員は異動してしまいました。パスワードは文書化されていませんでした。このファイルは監査、法的問題、または参照プロジェクトに必要ですが、組織内の誰もそのファイルを開くことができません。 PDF パスワードは、ネットワーク パスワードとは異なり、IT 部門によって管理されたり、パスワード マネージャーに保存されたりすることはほとんどないため、このシナリオはあらゆる規模の組織で起こります。
パスワードが失われたUnlock PDF状況へのアクセスを回復するには、組織的な調査作業と技術ツールの組み合わせが必要です。このアプローチは、PDF がどのように保護されていたか、元従業員に関して入手可能な情報は何か、および従業員が使用していたシステムへの管理アクセス権が組織にあるかどうかによって異なります。
最初のステップ: 技術的な回復の前に組織的な回復
パスワードの解読やバイパスを試みる前に、組織の回復オプションをすべて使い尽くしてください。元従業員の電子メール アーカイブが保存されている場合は、そのアーカイブで PDF ファイル名またはパスワードが記載されているメッセージを検索します。共有ドライブとドキュメント管理システムに同じファイルの保護されていないコピーがないか確認してください。元従業員と一緒に働いており、パスワードを受け取った可能性がある同僚に連絡してください。
ドキュメントのプロパティで手がかりを確認してください。パスワードで保護された PDF であっても、通常は作成者名、作成日、作成アプリケーションなどのメタデータが表示されます。作成者名によって、組織内の誰がファイルを作成したかが特定される場合があります。作成日により、パスワードが設定された期間が絞り込まれます。これらの手がかりは、パスワードまたは保護されていないコピーの検索に役立ちます。
技術的な解決策にエスカレーションする前に、最も単純な回復パスから始めてください。
組織が元従業員がアクセスしていたパスワード マネージャーを使用している場合は、PDF パスワードがそこに保存されているかどうかを確認します。企業のパスワード マネージャーは、多くの場合、退職した従業員のボールト データを構成可能な保存期間にわたって保存します。 IT チームまたはセキュリティ チームは、PDF ファイル名に関連するエントリをボールト内で検索できます。
パスワードで保護された PDF のテクニカル リカバリ オプション
PDF パスワードには 2 種類があり、それぞれで回復方法が異なります。オープンパスワードを設定すると、ファイルをまったく開くことができなくなります。これがないと、PDF リーダーはドキュメントのコンテンツを復号化できません。権限パスワードを使用すると、ファイルを開くことはできますが、印刷、コピー、編集は制限されます。回復オプションは両方のタイプに存在しますが、オープンパスワードの場合はより制限されています。
アクセス許可のパスワードについては、ブラウザベースのPDF Security ツールを使用すると、パスワードを知らなくても制限を解除できることがよくあります。これらのツールは、暗号化された PDF を読み取り、アクセス許可フラグを取り除き、制限なしで新しい PDF を保存します。ドキュメントのコンテンツにはアクセスできますが、唯一の障壁は権限パスワードでした。このツールは、すでに復号化されたコンテンツ ストリームを操作することでパスワードを回避します。
オープンなパスワードの場合、回復はより困難になります。ファイルの内容はパスワードをキーとして暗号化されており、キーがなければ内容を復号化できません。パスワード回復ツールは、一般的なパスワード、辞書の単語、およびそのバリエーションを試してパスワードを推測しようとします。成功率はパスワードの強度によって異なります。パスワードを自分のペットの名前または一般的な単語に設定した元従業員は、回復できる可能性があります。ランダムに生成された 16 文字のパスワードはそうではありません。
WukongPDF は、ドキュメントのコンテンツにアクセスできるが制限されているファイルから権限パスワードを削除できる、ブラウザを介した PDF ロック解除ツールを提供します。開いているパスワードを持つファイルの場合、回復オプションはパスワードの複雑さによって異なります。
テクニカルリカバリが失敗した場合
オープンパスワードを回復または解読できない場合は、元のソース文書を検索してください。 PDF は Word 文書、Excel スプレッドシート、またはデザイン ファイルから作成された可能性があります。ソース ファイルがパスワード保護されていない場合は、ソースから PDF を再作成します。ソース ファイルが最終的な PDF と同一でない場合でも、必要な情報が含まれている可能性があります。
PDF が物理文書をスキャンして作成された場合は、元の紙文書を見つけて再スキャンします。スキャンされたバージョンはパスワードで保護されたバージョンと同一ではありませんが、同じ情報が含まれています。法的および監査の目的では、元の文書の再スキャンが、アクセスできない PDF の代替として許容される場合があります。
将来の防止のために、PDF パスワードを安全で検索可能な場所に文書化することを要求する組織ポリシーを実装してください。パスワード マネージャーのエントリ、ドキュメント管理システムのメタデータ内のメモ、またはプロジェクト ファイル内のレコードはすべて、1 人の記憶に頼るよりも優れています。パスワードを文書化するのに数秒かかるので、パスワードを紛失してから回復するのに数時間または数日かかるのを防ぐことができます。
PDF パスワードの暗号化強度は、回復の見込みにとって重要です。 256 ビット AES で暗号化され、強力なパスワードで保護された PDF は、パスワードがなければ事実上復元できません。 2003 年より前に作成された PDF によく見られる、古い RC4-40 アルゴリズムで暗号化された PDF は、最新のツールを使用すれば妥当な期間内に解読できます。
訴訟ホールドまたは法的保持要件の対象となる可能性のあるファイルに対してパスワードの回復を試みる前に、回復の試みが承認されていることを確認してください。法的事項の証拠となる文書、またはデータ保護規制の対象となる文書のパスワード回復には、法的な影響が生じる可能性があるため、続行する前に検討する必要があります。
将来のパスワード紛失シナリオを防ぐには、簡単な組織の実践が必要です。パスワードで保護された PDF を作成する場合は、パスワードを組織のパスワード マネージャーまたはドキュメント管理システムのメタデータに保存します。保存には数秒かかり、ここで説明する数時間かかる回復プロセスを回避できます。
PDF に、データベースから生成されたレポートや契約管理プラットフォームに保存されている契約書など、他のシステムにも保存されている情報が含まれている場合は、パスワードを回復しようとするのではなく、それらのシステムから情報を取得します。 PDF は多くのコピーのうちの 1 つであることが多く、他のコピーにはパスワードなしでアクセスできる場合があります。
エンタープライズ パスワード管理ソリューションは、ドキュメント作成ワークフローと統合して、PDF パスワードが設定されたときに自動的にキャプチャできます。この統合では、エンタープライズ パスワード ボールトにパスワードを記録するように PDF 作成ソフトウェアを構成する必要があります。構成が完了すると、キャプチャは自動的に行われ、ユーザーに対して透過的になります。
元従業員がパスワードを設定する場合は、そのパスワードが個人的なパターンに従う可能性があるかどうかを考慮してください。多くの人がパスワードを再利用したり、複数のシステムで同じパスワードのバリエーションを使用したりしています。元従業員が使用したことがわかっている他のパスワードが組織にある場合、それらはパスワード推測戦略に役立つ可能性があります。
あらゆる回復の試みに耐えられない重要な価値のある文書の場合は、暗号化されたファイル アクセスを専門とする専門のデータ回復サービスが提供されます。これらのサービスは、特殊なハードウェアとソフトウェアを使用して、消費者向けツールをはるかに超える速度でパスワードの回復を試みます。文書の価値が回復コストを超える場合、コストは正当化されます。
組織のオフボーディング プロセスには、退職する従業員が作成したパスワードで保護されたファイルへのアクセスを文書化して転送する手順を含める必要があります。このステップをオフボーディング チェックリストに追加すると、将来の出発時にパスワードを紛失するシナリオが防止されます。
保護された PDF がより大きなプロジェクトまたは案件の一部である場合は、パスワードを参照している可能性のあるドキュメントがないかプロジェクト ファイルを確認してください。会議メモ、電子メール スレッド、プロジェクト Wiki には、後で必要になることに気づかなかった人によって記録された、パスワードのヒントやパスワード自体が含まれていることがあります。
財務報告や法的申請などの規制されたプロセスの一環としてパスワードで保護された PDF を作成する組織の場合、パスワード管理プロセスを標準の操作手順に文書化する必要があります。この手順では、パスワードの保存場所、アクセス権を持つユーザー、人事異動時のアクセス権の転送方法を指定する必要があります。
回復の試みが失敗し、PDF コンテンツが重要な場合は、コンテンツを他のソースから再構築できるかどうかを検討してください。 PDF は、他の文書、スプレッドシート、データベース、またはシステムから作成された可能性があります。これらのソースからコンテンツを再構築する方が、パスワードの回復を継続的に試みるよりも速い場合があります。
PDF が特定のクライアントまたはプロジェクト用に作成された場合、パスワードはそのクライアントまたはプロジェクトに関連するパターンに従う可能性があります。クライアント名、プロジェクト コード、案件番号は、専門的な設定で一般的に選択されるパスワードです。
PDF ファイルに特化したパスワード回復サービスは、強力なハードウェアと広範なパスワード辞書を使用して回復を試みることができます。単純なパスワードの場合、コストは低く、成功率は高くなります。
回復の試み自体は、試した方法、各試みの日付、結果などを含めて文書化する必要があります。この文書は、監査の目的で、または文書にアクセスするために合理的な努力が行われたことを証明するために必要となる場合があります。
ファイルの内容とメタデータにインデックスを付けるエンタープライズ検索ツールでは、パスワードのヒントや関連ドキュメントを見つけることができる場合があります。組織の文書管理システムで、PDF ファイル名、それに関連するプロジェクト、またはパスワード関連の用語と組み合わせた元従業員名が記載されていないか検索します。
パスワードで保護された PDF が合併または買収の際に発見された場合、そのパスワードは買収された会社の誰かによって設定され、もうアクセスできない可能性があります。買収側企業の IT チームは、買収移行チェックリストの一部としてパスワードに関する文書を要求する必要があります。
PDF パスワードの紛失を最も効果的に防ぐのは、シンプルな組織ポリシーです。PDF パスワードは、作成時に組織が承認したパスワード マネージャーに保存する必要があります。例外はありません。このポリシーを適用すると、パスワードを紛失するあらゆるシナリオが防止されます。
将来のパスワード紛失シナリオの防止
| 回復方法 | 最適な用途 | 成功率 | 所要時間 |
|---|---|---|---|
| メールアーカイブを検索する | 最近のドキュメント。既知の送信者 | 中くらい | 30分 |
| パスワードマネージャーを確認してください | パスワード保管庫を備えた組織 | 高い | 15分 |
| 一般的なパスワードを試してみる | 個人が設定した簡単なパスワード | 低～中 | 1～2時間 |
| パスワードクラッキングツール | RC4 暗号化 PDF;弱いパスワード | 中くらい | 数時間から数日 |
| ソース文書を見つける | Word/ExcelファイルからPDFを作成 | 高い | 異なります |