Word を PDF に変換すると、書式設定が正確に保持されるはずです。適切なエクスポート方法を使用していれば、通常は保持されます。変換後にフォーマットが崩れるケースは、ほとんどの場合、PDF がどのように生成されたかという 1 つの特定の原因に遡ります。エクスポート方法の違いを理解すると、ほとんどの書式設定の問題が説明され、修正方法が直接示されます。
2 つのエクスポート方法 — および 1 つがフォーマットを壊す理由
Word から PDF を作成するには 2 つの一般的な方法があり、生成される結果は大きく異なります。
- ファイル >名前を付けて保存 > PDF (または PDF にエクスポート): Word のネイティブ PDF エクスポート。これは Word 独自の PDF エンジンを使用し、スタイル、フォント、レイアウト、ハイパーリンク、ブックマークなどの文書の内部構造を理解します。ドキュメントの最も忠実な PDF 複製が生成されます。
- ファイル >印刷 > PDF として保存 (PDF に印刷): は、印刷システムを通じてドキュメントをルーティングします。印刷レンダラは、プリンタと同様にドキュメントを視覚的に解釈します。構造情報が失われます。ハイパーリンクはプレーンテキストになり、ブックマークは消え、アクセシビリティタグは削除されます。通常、レイアウトは保持されますが、構造的特徴は保持されません。
書式を最適に保持するには、常に [ファイル] > [ファイル] 経由で Word から PDF を使用してください。名前を付けて保存 > PDF、印刷ダイアログ経由ではありません。これは、フォーマットの問題を回避するためにできる最も重要なことです。
フォント: 最も一般的な書式設定の問題
PDF が Word 文書と異なって見える場合 (書体が異なる、文字間隔が異なる、テキストの折り返しが異なる) 場合は、ほぼ間違いなくフォントが原因です。 PDF にフォントが埋め込まれていない場合、閲覧者はデバイス上で利用可能なフォントを置き換えます。置換により、文字幅に応じてすべてが変更されます。
Word のネイティブ PDF エクスポートでは、デフォルトでフォントが埋め込まれます。 [ファイル] > [ファイル] に移動してこれを確認します。名前を付けて保存 > PDF >オプションと「ISO 19005-1 準拠」の確認またはフォント埋め込みオプションが正しく設定されています。 Word のネイティブ エクスポートではなく、サードパーティの PDF プリンタ ドライバを使用している場合は、フォント埋め込みの設定を確認してください。すべてのドライバがデフォルトで有効になっているわけではありません。
テーブルと複数列のレイアウト
Word の表と複数列のレイアウトは複雑な構造です。ほとんどの場合、PDF にきれいに変換されます。そうでない場合は、通常、変換ではなく Word 文書自体に問題があります。表の幅がページの余白に対してわずかに広すぎたり、列のレイアウトの間隔が一貫していなかったりします。
エクスポートする前に、Word (Ctrl+P) で印刷プレビューを確認してください。印刷プレビューには、PDF に表示される内容が正確に表示されます。プレビューで正しく表示されない場合は、PDF でも正しく表示されません。まず Word でレイアウトの問題を修正してから、エクスポートします。間違っているように見える PDF は、ほとんどの場合、Word 文書に隠れたレイアウトの問題があることを示しています。
改ページと予期しない空白ページ
PDF 内の余分な空白ページは、通常、Word 文書の末尾にある余分な段落記号または改ページを意味します。 Word で書式マークをオンにして (Ctrl+Shift+8)、コンテンツの最終行の後に段落記号または改ページ記号を探します。エクスポートする前にこれらを削除すると、PDF に空白のページが表示されなくなります。
コンテンツの途中で予期しない改ページが発生するのは、通常、「前の改ページ」が原因です。見出しまたは特定のスタイルに適用される段落書式設定。 Word で見出しを右クリックし、[段落] > [段落] に移動します。改行と改ページ、「前に改ページ」があるかどうかを確認します。チェックすべきではないときにチェックされます。
PDF 内で画像の位置が移動する
「浮いている」画像は、 Word 文書内 (テキストを回り込むように設定されている場合、またはページ上の固定位置に配置されている場合) は、PDF にエクスポートするとわずかにずれることがあります。これは、PDF エンジンと Word のレイアウト エンジンでは浮動小数点位置の解釈が若干異なるために発生します。
最も信頼性の高い修正は、画像を「テキストに沿って」に設定することです。フローティングではなく、テキスト フローに固定され、予測どおりに変換されます。特定の位置に留まる必要がある画像の場合は、PDF の結果を注意深く確認し、必要に応じて、再エクスポートする前に Word で画像の位置をわずかに調整します。
Word がインストールされていない場合の変換
Word を使用できない場合は、www.wukongpdf.com にある WukongPDF の Word から PDF へのコンバーターが、ブラウザーで .docx ファイルを直接処理します。 Word 文書をアップロードし、PDF をダウンロードします。標準的な文書 (レポート、手紙、提案書) の場合、書式設定は適切に保持されます。カスタム スタイル、特殊なフォント、または複雑なレイアウトを含む複雑な文書の場合、Word のネイティブ エクスポートが利用可能な場合は、より信頼性の高い結果が生成されます。