ほとんどのアプリケーションでは、「保存」をクリックします。そして「エクスポート」これらは同じ [ファイル] メニューに表示され、同様のことを行うようです。 PDF の作業では、これらの違いはほとんどの人が思っている以上に重要です。間違ったものを選択すると、ドキュメントの構造、ブックマーク、アクセシビリティ タグ、またはファイルの品質が損なわれる可能性があります。場合によっては、問題が発生したことを示す兆候がずっと後になるまで見つからないことがあります。
「節約」とはPDF は実際には を実行します
既存の PDF をビューアまたはエディタで開いて保存すると、アプリケーションは変更を段階的に PDF ファイルに書き戻します。たとえば、Adobe Acrobat は、ファイルを最初から書き直すのではなく、ファイルの末尾に変更を追加します。これは効率的です。高速で元のコンテンツが保存されます。ただし、変更が蓄積されると、時間の経過とともにファイルが大きくなります。何度も保存された PDF は、そのコンテンツが保証するサイズよりも大幅に大きくなる可能性があります。
「名前を付けて保存」 PDF コンテキストでは通常、クリーン コピーが作成されます。これにより、ファイルが最初から書き直され、増分保存で蓄積されたオーバーヘッドが削除されます。何度も編集された PDF の場合、新しいファイル名で保存して元のファイルを置き換えることは、コンテンツを変更せずにファイルの肥大化を軽減する便利な定期クリーンアップです。
「エクスポート」とはPDF とは を意味します
PDF へのエクスポートとは、ドキュメントをネイティブ形式 (Word、Excel、InDesign、PowerPoint) から PDF ファイルに変換することを意味します。これは一方向の変換です。ソース アプリケーションはドキュメントを PDF 形式にレンダリングし、新しいファイルを書き込みます。元のソース文書は変更されていません。
PDF Export では、ほとんどの意味のある品質と構造の決定が行われます。エクスポート ダイアログでは、画質、フォントを埋め込むかどうか、アクセシビリティ タグを含めるかどうか、見出しからブックマークを作成するかどうか、および使用するカラー プロファイルを選択します。これらの設定により、結果の PDF の品質、サイズ、機能が決まります。エクスポート時に適切な値を取得することは、最適ではない PDF を事後的に修正するよりもはるかに簡単です。
PDF への印刷: さまざまなトレードオフを持つ 3 番目のオプション
PDF への印刷 (印刷ダイアログから仮想 PDF プリンターを選択する) は、技術的には保存でもエクスポートでもありません。印刷レンダリング エンジンを通じてドキュメントを実行し、出力を PDF としてキャプチャします。これは、いくつかの重要な点で、アプリケーションのネイティブ PDF エクスポートの使用とは異なります。
- PDF に印刷すると失われるもの: ドキュメント構造、アクセシビリティ タグ、ハイパーリンク (ほとんどの場合)、ブックマーク、メタデータ。出力は、構造情報を含まないクリーンな視覚表現です。
- PDF に出力すると、次の利点が得られます: 隠しデータ、メタデータ、またはレイヤーの複雑さのない、フラット化され、必要なものが取り除かれたファイル。問題のある PDF をクリーンアップしたり、共有する前に埋め込まれた情報を削除したりする場合に役立ちます。
シンプルでクリーンな出力が必要で、文書構造が必要ない場合は、「PDF に印刷」を使用します。機能するリンク、ナビゲーション、アクセシビリティのサポートを備えた完全に機能する PDF が必要な場合は、アプリケーションのネイティブ エクスポートを使用します。
実践で違いが現れる箇所
次のような状況では、保存とエクスポートの区別が実質的に重要になります。
- ブックマークとナビゲーション: Word のネイティブ PDF エクスポートは、見出しスタイルから PDF ブックマークを作成します。 PDF への印刷は行いません。適切にエクスポートされた 100 ページのレポートはナビゲート可能です。 PDF に出力される同じレポートはフラット スクロールです。
- ハイパーリンク: Word の PDF エクスポートを通じてエクスポートされた場合、Word 文書内の リンクはクリック可能なままになります。通常、PDF に印刷すると URL が壊れて、クリックできないテキストになります。
- アクセシビリティ タグ: スクリーン リーダーで PDF を読み取れるようにする構造タグは、アクセシビリティ オプションを有効にしたネイティブ エクスポートを通じてのみ保持されます。 PDF に出力すると、タグなしのドキュメントが生成されます。
- ファイル サイズ: a PDF を何度も増分保存すると、オーバーヘッドが蓄積します。定期的にクリーンなファイルに名前を付けて保存すると、適切なサイズが維持されます。多くの人が編集する共有ファイルの場合、これは 1 人で編集するドキュメントよりも重要です。
ほとんどの問題を回避するPDF ワークフロー
Word、PowerPoint、または同様のアプリケーションで作成されたドキュメントの場合: ソース ファイルを作業ドキュメントとして保持し、最終バージョンを作成するときにアプリケーションのネイティブ PDF エクスポート ([印刷] > [PDF として保存] ではなく、[ファイル] > [名前を付けて保存] > [PDF]) を使用し、フォントの埋め込み、アクセシビリティ タグの有効化、ブックマークの作成など、エクスポート設定を慎重に構成します。編集が必要な既存の PDF の場合: Acrobat で開き、変更を加え、定期的に「名前を付けて保存」を使用してファイル サイズをクリーンアップします。 [PDF へ出力] は、特に必要なものを取り除いた、構造のない出力が必要な場合にのみ使用してください。