電子メールの添付ファイルの制限 (プロバイダーによって異なりますが、通常は 10 ～ 25 MB) により、人々は必要以上に不意を突かれることがよくあります。幸いなことに、大きな PDF を送信するための信頼できる方法がいくつかあり、そのほとんどは無料です。
まず圧縮してから決定
代替の配信方法を検討する前に、ファイルが実際にそれほど大きい必要があるかどうかを確認してください。 PDF Compression ツールを使用すると、目に見える品質の低下を引き起こすことなく、ほとんどの PDF を 50 ～ 80% 削減できます。多くの場合、30 MB のファイルは 5 ～ 6 MB に圧縮され、回避策なしで電子メールで送信されます。所要時間は約 1 分です。まずは試してみる価値があります。
圧縮があまり役に立たないケース: すでに適切に最適化されている PDF、またはコンテンツのほとんどが目に見える劣化なしにそれ以上縮小できない高解像度の写真であるファイル。そういう人には、別の配送方法が正解です。
クラウド ストレージ リンク: 最も実用的なオプション
PDF を Google Drive、Dropbox、または OneDrive にアップロードし、リンクを共有します。受信者はリンクをクリックして直接ダウンロードします。電子メールのサイズ制限はなく、大きな添付ファイルの転送を待つ必要もなく、メッセージが返送されることもありません。 Google ドライブではファイルあたり最大 5 TB まで許可されるため、サイズは事実上制約になりません。
この方法で機密文書を共有する場合は、リンク許可を適切に設定してください。 「リンクを知っている人なら誰でも」これは便利ですが、そのリンクを転送された人もファイルにアクセスできることを意味します。機密文書の場合は、特定の電子メール アドレスに制限するか、プラットフォームがサポートしている場合はリンクの有効期限を設定します。
WeTransfer (1 回限りの転送)
WeTransfer の無料枠では、アカウント不要で最大 2 GB のファイルを使用できます。ファイルをアップロードし、受信者の電子メール アドレスを入力すると、WeTransfer からダウンロード リンクが送信されます。ファイルは削除されるまで 7 日間使用できます。これは、Google ドライブや Dropbox を持っていない人に大きなファイルを送信する必要があり、クラウド ストレージの設定に手間をかけたくない場合に適したオプションです。
受信者の側でサイズ制限がある場合
一部の企業電子メール システムでは、送信者のプロバイダーが何を許可しているかに関係なく、受信した大きな添付ファイルを拒否します。受信者の組織の添付ファイルの制限が 10 MB で、8 MB を送信する場合でも、電子メール サーバーのオーバーヘッドによってはバウンスされる可能性があります。クラウド リンクはこれを完全に回避します。電子メール自体は小さい (単なる URL) ため、実際のファイル転送は電子メール システムの外部で行われます。
大きなファイルを同じ人に定期的に送信する場合は、Google ドライブまたは Dropbox に共有フォルダーを作成する方が、毎回個別のリンクを送信するよりも簡単です。ファイルをフォルダーにドロップすると、すぐに使用できるようになります。送信する必要はありません。