レポートは、サイズが大きい PDF の最も一般的なソースの 1 つです。チャート、グラフ、表、スクリーンショット、ロゴはあっという間に増えていき、四半期レポートの送信準備が整う頃には、電子メールで送信するには大きすぎるファイルになってしまうことも珍しくありません。幸いなことに、最初からプロセスに良い習慣を組み込んでいれば、大部分のサイズは防止可能です。ここでは、プレゼンテーションを犠牲にすることなく、レポート PDF を無駄のない状態に保つ方法を説明します。
エクスポートする前にチャートとグラフを最適化
Excel または PowerPoint で作成されたグラフは、PDF に保存されるときに高解像度の画像としてエクスポートされることがよくあります。これは、画面読み取りに必要な解像度をはるかに超えています。ページ上に幅 10cm で表示される棒グラフは、幅 2400 ピクセルで保存する必要はありません。
Word および PowerPoint では、PDF を生成する前に、エクスポートまたは保存の設定を確認してください。画質または解像度のオプションを探し、画面のみのレポートの場合は 150 DPI に設定します。レポートを印刷する場合は 300 DPI で十分です。それを超えるとファイル サイズが増加しますが、紙に印刷すると目に見えるメリットはありません。
ベクトルベースのグラフ (画像として挿入されるのではなく、Excel または PowerPoint でネイティブに作成される) は、自然に小さくなり、品質を損なうことなく拡大縮小できます。チャートを可能な限りスクリーンショットとして貼り付けるのではなく、ネイティブ オブジェクトとして保持します。
画像の末尾だけでなくソース部分も圧縮
レポートに挿入される写真とスクリーンショットは、ファイル サイズの主な要因です。 Retina ディスプレイからの 1 つの非圧縮スクリーンショットは 3 ～ 5MB になる場合があります。そのうち 6 つをレポートに含めると、コンテンツが考慮される前にすでに 30 MB を押し込んでいることになります。
修正方法は、PDF の生成後ではなく、挿入前に画像を圧縮することです。 Word で、すべての画像を選択し、[画像の圧縮] オプション (画像を右クリック > [画像の圧縮]) を使用して、文書全体の解像度を一度に下げます。軽量共有の場合は電子メール (96 DPI) に設定し、わずかに品質を向上させたい場合は画面 (150 DPI) に設定します。
すでに PDF をエクスポートしている場合は、www.wukongpdf.com にある WukongPDF の PDF Compression ツールを使用すると、ファイル サイズを大幅に削減できます。通常、レポートには中程度の圧縮が適切な設定です。テキストやグラフを鮮明に保ちながら、サイズを大幅に削減します。
一貫した標準フォントを使用する
カスタム フォントまたは装飾フォントは PDF ファイルに完全に埋め込まれるため、重量が増加します。 3 つの異なるカスタム フォントを使用するレポートには、コンテンツの前にフォント データだけでも数百キロバイトが含まれることがあります。 Arial、Calibri、Times New Roman、Georgia などの標準システム フォントは、受信者のデバイスですでに利用可能であるか、より効率的に埋め込まれています。
ほとんどのビジネス レポートでは、きれいな標準フォントがプロフェッショナルに見え、ファイルを軽量に保ちます。カスタム フォントは、本文全体で使用するのではなく、本当に価値を付加する表紙やブランド要素用に予約してください。
エクスポートする前に不要な要素を削除してください
レポートには、変更履歴、コメント、非表示のスライドやセクション、改訂履歴、下書きの透かしなど、下書きプロセス中に目に見えない重みが蓄積されることがよくあります。最終的な PDF をエクスポートする前に、クリーンアップ パスを実行します。
- 追跡されたすべての変更を受け入れるか拒否する
- すべてのコメントを削除
- 最終バージョン用ではない非表示セクションを削除します。
- ソフトウェアに文書の改訂履歴が保存されている場合は、文書の改訂履歴を消去します
これは、プライバシー上の理由からも良い習慣です。追跡された変更やコメントには、最終バージョンから意図的に削除されたコンテンツが含まれている可能性がありますが、ファイル内ではまだ読み取ることができます。
長いレポートをセクションに分割して共有する
報告書を受け取る人全員が完全な文書を必要とするわけではありません。エグゼクティブ サマリーの読者には 40 ページの付録は必要ありません。地域チームには世界的な内訳は必要ありません。レポートに個別の対象者向けに個別のセクションがある場合は、大きなファイルを圧縮して電子メールに収まることを期待するのではなく、送信する前に分割してください。
また、このアプローチにより、レポートがより有用になります。人々は、包括的な 60 ページの文書よりも、焦点を絞った 8 ページの文書を読む可能性が高くなります。完全版を必要とする関係者に送信し、対象を絞った抜粋をその他の全員に送信します。
レポートがすでに大きすぎる場合の最も簡単な修正
レポートがすでにエクスポートされており、サイズが大きすぎる場合は、www.wukongpdf.com で WukongPDF を使用して PDF Size を削減します。ファイルをアップロードし、中程度の圧縮を選択し、メールできれいに送信されるバージョンをダウンロードします。所要時間は 1 分未満で、標準的なビジネス レポートのテキストの品質やグラフの読みやすさに目に見えて影響を与えることはありません。