Excel スプレッドシートを PDF にエクスポートすると、結果は Excel インターフェイスのスクリーンショットのようになります。すべてのセルには薄い灰色の境界線があります。列の文字 (A、B、C) と行番号 (1、2、3) が上部と左側に表示されます。数式バーとシートのタブは残念ながらありませんが、グリッド線と見出しにより、PDF は完成したレポートではなく生データのように見えます。データは、未完成のスプレッドシートのようなものではなく、きれいでプロフェッショナルなものにしたいと考えています。
Excel から PDF にエクスポートする前に、グリッド線、見出し、および不要なセルの書式設定を削除すると、クリーンでプロフェッショナルな出力が生成されます。データは独立して存在します。スプレッドシート インターフェイスの視覚的なノイズがなくなりました。 PDF はデータ ダンプではなくレポートのように見えます。
グリッド線の削除
グリッド線は、画面上のセルを区切る薄い灰色の線です。これらは Excel での作業を視覚的に補助するものであり、実際のセルの境界線ではありません。デフォルトでは、グリッド線が印刷され、PDF に表示されます。 「ページレイアウト」タブに移動します。 [シート オプション] グループで [表示] のチェックを外します。グリッド線の下をクリックして画面上で非表示にします。 「印刷」のチェックを外します。グリッド線が PDF に表示されないようにするには、グリッド線の下にある2 つの設定は独立しています。作業中にグリッド線を表示し、印刷または PDF 出力でのみグリッド線を非表示にすることができます。
グリッド線は、特定のセルに適用される書式設定であるセルの境界線とは異なります。スプレッドシートで視覚的に整理するために特定のセルの周囲に枠線がある場合、グリッド線が非表示になっている場合でも、それらの枠線は印刷されます。枠線は意図的な書式設定です。グリッド線はインターフェース補助です。この違いを理解すると、PDF に表示される行を正確に制御するのに役立ちます。
行見出しと列見出しの削除
行番号と列の文字は、スプレッドシートを構成する A、B、C、および 1、2、3 です。これらは Excel で作業するのに不可欠ですが、PDF ではほとんど適切ではありません。 「ページレイアウト」、「シートオプション」に移動します。 「印刷」のチェックを外します。見出しの下にあります。 PDF から行番号と列の文字が消えます。データ セルはその位置に残ります。スプレッドシートの周囲の視覚的なフレームがなくなりました。
リーダーがアドレスによって特定のセルを見つける必要がある参照テーブルとして使用されるスプレッドシートの場合は、見出しをオンのままにしておきます。 「料金についてはセル D12 を参照してください」という価格設定マトリックスの PDF が読者に表示されます。列の文字と行番号が表示される必要があります。他のほとんどの用途では、見出しは読者にとって必要のない視覚的な煩雑さになります。
エクスポート前のセルの書式設定のクリーンアップ
画面上では意味のあるセルの書式設定が、PDF では乱雑に見える場合があります。画面上の行を区別するのに役立つ背景の塗りつぶし色は、特に白黒プリンタでは、テキストを隠す暗いブロックとして印刷される場合があります。値に基づいてセルを強調表示する条件付き書式では、カラフルではあるが読みにくい PDF が生成される場合があります。
エクスポートする前に、印刷プレビューでスプレッドシートを確認します。 「ファイル」、「印刷」に移動します。プレビューには、PDF がどのように表示されるかが正確に表示されます。背景色が暗すぎる場合は、塗りつぶしを削除するか、明るくします。塗りつぶしを削除した後、白い背景に対してフォントの色が明るすぎる場合は、フォントの色を暗くします。 WukongPDF の PDF 印刷 モードは、すべての Excel 書式設定を尊重します。印刷プレビューで表示される内容は、PDF で得られるものと同じです。
将来のエクスポートのためのクリーンなデフォルトの設定
グリッド線と見出しがすでに無効になっており、きれいなセル書式設定が適用された Excel テンプレートを作成します。これをデフォルトのワークブック テンプレートとして保存します。新しく作成するスプレッドシートはすべて、このきれいなテンプレートから始まります。デフォルト設定では、ドキュメントごとの構成を行わずにクリーンな PDF が生成されます。クリーンなテンプレートからのPDF Exportは、追加のクリーンアップを必要とせずにすぐに共有できます。
エクスポート後、PDF を開いて結果を確認します。グリッド線と見出しがないことを確認してください。セルの書式設定が PDF コンテキストで適切であることを確認します。データはクリーンで読みやすく、プロフェッショナルなものである必要があります。スプレッドシート インターフェイスは非表示にする必要があります。情報は読者が目にする唯一のものでなければなりません。 PDF エクスポート用に Excel の書式設定をクリーニングするときによくある見落とし: セルの結合。画面上では問題なく見える結合セルでも、結合境界が改ページをまたぐ箇所に枠線が表示されるなど、PDF で予期しない動作が発生する可能性があります。エクスポートする前に、スプレッドシートでページ境界付近の結合されたセルを確認してください。それらの結合を解除し、代わりに選択範囲全体の中央揃えを使用すると、構造的な複雑さを伴うことなく、同じ視覚効果が得られます。 [選択範囲全体の中央揃え] は、[セルの書式設定] ダイアログの [配置] タブの [水平] ドロップダウンにあります。表示目的では結合および中央揃えと機能的には同じですが、結合されたセルによって印刷時や PDF エクスポート時に発生する構造上の問題は発生しません。 PDF エクスポート前に確認するもう 1 つの書式設定要素は、セルのパディングとテキストの折り返しです。行の高さが自動調整ではなく手動で設定されている場合、画面上では正しく表示される折り返されたテキストを含むセルが PDF 内で切り詰められる場合があります。すべての行を選択し、行の境界をダブルクリックして高さを自動調整します。これにより、折り返されたテキストのすべての行が PDF 出力で完全に表示されるようになります。サポートされる計算を含む非表示の行または列を含むスプレッドシートの場合、非表示のデータが PDF 内で本当に非表示になっていることを確認します。 Excel のデフォルトの動作では、非表示の行と列が印刷および PDF エクスポートから除外されますが、これは [ページ設定] ダイアログで上書きできます。 [ページ設定] の [シート] タブを確認し、非表示のコンテンツが印刷されるように設定されていないことを確認します。そうしないと、クリーンな PDF に、読者が見ることを意図していない中間計算の行が含まれる可能性があります。表示目的では結合および中央揃えと機能的には同じですが、結合されたセルによって印刷時や PDF エクスポート時に発生する構造上の問題は発生しません。