Excel のグリッド線 (画面上のセルを区切る薄い灰色の線) は、デフォルトでは印刷されません。 Excel シートを PDF にエクスポートすると、データは印刷されますが、グリッドは印刷されません。グリッド線のないスプレッドシートは、セルとセルを区切る視覚的な構造が欠けているため、読みにくくなります。数値は、それらの関係を定義する境界線なしで空白に浮かんでいます。
グリッド線は、表のように見えるスプレッドシートと、散らばった数字のように見えるスプレッドシートの違いです。
Excel をグリッド線付きの PDF ファイルに印刷するには、エクスポートする前に Excel の設定を変更する必要があります。 WukongPDF の PDF 印刷 変換ツールはエクスポート手順を処理し、以下の構成により、グリッド線、行と列の見出し、およびページ レイアウトがすべてスプレッドシートから PDF に正しく転送されることが保証されます。
グリッド線の印刷を制御する設定
Excel では、グリッド線は表示機能であり、書式設定機能ではありません。これらはスプレッドシート内を移動するのに役立つように画面に表示されますが、セルの書式設定の一部ではないため、デフォルトでは印刷されません。印刷するには、[ページ レイアウト] タブを開き、[シート オプション] グループの [グリッド線] の下にある [印刷] ボックスをオンにします。この設定は、印刷出力および印刷出力から作成された PDF に画面のグリッド線を含めるよう Excel に指示します。
[グリッド線の印刷] 設定はシート全体に適用されます。一部のセルのグリッド線を選択的に印刷し、他のセルを印刷しないことはできません。選択的な境界線が必要な場合は、グリッド線に頼るのではなく、セルの境界線の書式設定を使用します。セルの境界線はセルの書式の一部であり、グリッド線の設定に関係なく印刷されます。特定のセクションのみにセル境界を表示する必要があるスプレッドシートの場合は、それらのセルに境界線を適用し、[グリッド線の印刷] をオフのままにしておきます。
余分なページを避けるための印刷領域の設定
Excel スプレッドシートは、画面上では 1 ページに収まるように見えますが、印刷または PDF にエクスポートすると、複数のページにまたがってしまうことがあります。これは、印刷領域がデータ、書式設定、または単なる空白スペースを含む最後のセルにまで及ぶためです。エクスポートする前に、印刷領域を明示的に設定します。 PDF に表示するセル範囲を選択し、[ページ レイアウト] に移動して、[印刷領域]、[印刷領域の設定] の順にクリックします。
印刷範囲を設定したら、印刷プレビューを使用して、選択範囲が何ページにわたるかを確認します。列幅が広く、フォントも大きいため、1 ページに収まるはずのスプレッドシートが 4 ページにまたがる場合があります。 [ページ レイアウト] で、印刷領域を希望のページ数に合わせて幅と高さのスケーリング設定を調整します。幅を 1 ページに設定すると、すべての列が 1 ページの幅に収まります。高さを 1 ページに設定すると、すべての行が 1 ページの高さに収まります。
行見出しと列見出しを含む
行番号と列の文字、上部の A、B、C と左側の 1、2、3 は、読者が PDF 内の特定のセルを参照するのに役立ちます。これらを含めるには、[ページ レイアウト] タブの [シート オプション] グループの [見出し] の下にある [印刷] ボックスをオンにします。この設定は、グリッド線の設定とは独立しています。
行と列の見出しは、共同でレビューするスプレッドシートに役立ちます。セル D47 をチェックすると、PDF リーダーが D47 をすばやく見つける必要がある場合があります。これらは、完成したレポートやプレゼンテーション資料として機能するスプレッドシートにとって邪魔になります。 PDFの使用用途に応じて選択してください。参考文書には見出しが役立ちます。洗練された成果物は、それらがなければよりきれいに見えます。
| 印刷設定 | Excel 内の場所 | PDF への影響 |
|---|---|---|
| グリッド線を印刷する | ページレイアウト＞シートオプション >グリッド線 >印刷する | すべてのセルに薄いセル境界線を追加します。 |
| 見出しを印刷する | ページレイアウト＞シートオプション >見出し >印刷する | 行番号と列文字を追加します |
| 印刷範囲の設定 | ページレイアウト＞印刷範囲＞印刷範囲の設定 | 出力に表示されるセルを定義します |
| フィットするように拡大縮小する | ページレイアウト＞フィットするように拡大縮小 >幅/高さ | 指定されたページ数に合わせてコンテンツを拡大縮小します |
| ページの向き | ページレイアウト＞向き＞ポートレート/風景 | 縦レイアウトと横レイアウトを切り替えます |
改ページとスケーリングの処理
Excel の自動改ページは、重要なデータ行の途中で改ページされることがよくあります。概要行と詳細行を分割する改ページにより、両方のページが理解しにくくなります。改ページプレビュービューで改ページを手動で調整します。青い改ページ線を論理データ グループ間の位置にドラッグします。手動で改ページすることで、各 PDF ページに完全で一貫したデータ セットが含まれるようになります。
スケーリングすると、ページ数よりも読みやすさが犠牲になります。幅の広いスプレッドシートを 1 ページの幅に合わせて拡大縮小すると、テキストが 6 ポイントに縮小され、印刷では読めなくなる可能性があります。コンテンツに合わせるために 70% 未満のスケーリングが必要な場合は、まず横向きに切り替えて幅を広くするか、ヘッダー行を繰り返してコンテンツを複数のページに分割することを検討してください。ページ レイアウトは、任意の 1 ページをターゲットにするのではなく、読みやすさによって決まります。
PDF 出力における結合セルと条件付き書式設定の処理
Excel で複数の列または行にまたがるセルを結合すると、PDF ページ レイアウトが崩れる可能性があります。スプレッドシートの列 A ～ F にまたがる結合されたタイトル セルにより、列 A ～ D が 1 ページ目に印刷され、列 E ～ F が 2 ページ目に印刷されると、タイトルがページ間で不自然に分割されてしまいます。エクスポートする前にタイトル セルの結合を解除するか、[タイトルの印刷] 設定を使用して、各ページに印刷される別のヘッダー行にタイトルを配置します。
印刷設定にカラー出力が含まれている場合、条件付き書式、カラー スケール、データ バー、アイコン セットはすべて PDF でレンダリングされます。印刷プレビュー モードで PDF をチェックして、条件付き書式の色が正しく印刷され、読みやすさに十分なコントラストが提供されていることを確認します。画面上では鮮明に見える緑、黄、赤のカラー スケールが、モノクロ プリンタでは区別できない灰色の色合いとして印刷される場合があります。印刷用の PDF の場合は、完全なスプレッドシートのエクスポートを実行する前に、ターゲット プリンタでカラー ページをテストしてください。
複数ページのスプレッドシートの印刷タイトルの追加
複数のページにまたがるスプレッドシートの場合、各ページでヘッダー行を繰り返すことで、読者はどの列がどの列であるかを確実に把握できます。 [ページ レイアウト] タブで、[タイトルの印刷] をクリックします。ダイアログの「シート」タブで、「先頭に繰り返す行」を列ヘッダーを含む行に設定します。これらの行は、PDF の各ページの上部に印刷されます。
印刷タイトルは、複数ページのスプレッドシート PDF にとって最も重要な設定です。ヘッダーが繰り返されていない 10 ページのスプレッドシートは、列 F に何が含まれているかを思い出すために 1 ページに戻らなければならないため、読むことができません。ヘッダーが繰り返される同じスプレッドシートは、すべてのページで自己文書化されています。印刷タイトルを数秒設定するだけで、使いやすい PDF とイライラする PDF が変わります。