PDF を裁判所、政府機関、または法的取引相手に提出することは、文書を同僚に電子メールで送信することと同じではありません。間違ったファイル形式、署名の欠如、または編集されていない個人情報により、提出が拒否される可能性があります。さらに悪いことに、後戻りできない問題が発生する可能性があります。最初から正しく行うには、ほとんどの人がスキップする短いチェックリストが必要になります。
最初に提出要件を確認してください
裁判所や機関ごとに異なる規則があり、それらは必ずしも明らかではありません。一部の裁判所では、アーカイブに PDF/A 形式が必要です。また、最大ファイル サイズを指定したり、特定のページ数を超えるドキュメントにブックマークを要求したり、__PDF__ がスキャンされた画像ではなくテキスト検索可能であることを義務付けたりするものもあります。米国の連邦裁判所は、独自の技術仕様を持つ CM/ECF システムを使用しています。
何かを準備する前に、提出する裁判所または機関の具体的な提出要件を調べてください。弁護士と協力している場合、弁護士はこれらのことをすでに知っているはずです。訴訟を提起する場合は、通常、裁判所の Web サイトに電子申請要件に関するセクションがあります。
テキストが選択可能であることを確認してください
現在、ほとんどの法制度では、電子的にファイルされた PDF には、スキャンされた画像ではなく、実際の選択可能なテキストが含まれている必要があります。スキャンされた文書は単なるページの写真です。裁判官、書記官、および相手側弁護士は、本文を検索し、コピーし、特定の箇所を参照できる必要があります。単なる画像である PDF では、そのようなことは許可されません。
文書が元々デジタルで作成されている場合 (Word で入力され、システムからエクスポートされた場合)、選択可能なテキストがすでに含まれているはずです。スキャンされた物理文書の場合は、送信する前に OCR を実行する必要があります。 OCR は、テキストの画像を検索して選択できる実際のテキスト文字に変換します。
確認するには: PDF を開き、クリックしてドラッグして文を選択してみてください。テキストをハイライト表示できれば問題ありません。カーソルが十字に変わり、画像の長方形の領域しか選択できない場合は、ファイルに保存する前にドキュメントを OCR する必要があります。
機密情報を適切に編集する
墨消しは、法的な PDF 作成において最も誤って処理されるステップの 1 つです。 PDF エディターでテキストの上に黒いボックスを描画したり、黒いハイライターを使用したりしても、下にあるテキストは削除されず、視覚的に覆われるだけです。 「編集済み」をコピーして貼り付ける人は誰でも、セクションをテキスト エディタで開くと、その下にある内容を読むことができます。これは、注目を集める訴訟において実際の問題を引き起こしました。
適切な PDF Redaction を実行すると、ビジュアル レイヤーだけでなく、ファイルからコンテンツが完全に削除されます。その結果、テキストがあった部分に隙間または黒いバーが表示され、その下には何も表示されません。墨消し後は、必ず墨消し領域を選択してコピーを試みて確認してください。何も貼り付けられない場合は、墨消しは本物です。
法的申請で編集が必要な一般的な項目: 社会保障番号、金融口座番号、未成年者の生年月日、未成年の子供の名前。多くの裁判所システムには、どの情報を編集または切り詰めなければならないかについての特定の規則があります。
正しい署名を使用する
法的提出には署名が必要になることがよくありますが、すべての種類の署名が同じ法的重要性を持つわけではありません。入力された名前 (電子申請では「/s/ Your Name」と書かれることもあります) は、多くの裁判所システムで有効な電子署名として受け入れられます。他では手書きサインの画像が機能します。検証可能な証明書を使用した暗号化デジタル署名は最も安全なオプションであり、一部の管轄区域では必須です。
署名する前に、特定の裁判所や機関が何を受け入れるかを知ってください。特定の文書カテゴリに対して特定の署名タイプを明示的に禁止しているものもあります。疑わしい場合、最も安全な方法は、印刷し、手書きで署名し、スキャンし、OCR を実行してテキストの検索可能性を復元することです。ただし、手順が追加されます。
ドキュメントを損傷することなくファイル サイズを制御
多くのファイル システムでは、ファイル サイズの制限が設けられています。通常、ドキュメントごとに 10 MB または 25 MB です。 PDF が制限を超えている場合は、圧縮するか、複数のファイルに分割するか、またはその両方といういくつかのオプションがあります。ここで重要なルールは、テキストの品質を劣化させずに圧縮することです。法的文書は、高ズームでも判読できる状態を維持する必要があり、テキストがぼやけたり、画像の解像度が可読閾値を下回ったりするような圧縮は問題を引き起こします。
WukongPDF の圧縮ツールは、テキストとベクター要素に可逆圧縮を適用するため、全体のファイル サイズは小さくなりますが、テキストは鮮明なままです。写真が埋め込まれているドキュメントやスキャンされたページの場合、サイズの節約のほとんどは画像圧縮によって行われます。80% 以上の品質設定により、すべてが読みやすくなります。
提出前の最終チェックリスト
提出する前にこれを確認してください。
- テキストは選択可能です — PDF を開いて文をハイライトしてみてください
- 機密情報は視覚的に隠蔽されるだけでなく、適切に編集されます。
- 署名は裁判所または機関が受け入れる形式と一致します
- ファイルサイズが送信制限内である
- 形式は要件に一致します (標準 PDF、PDF/A など)
- 必要に応じて、ページ番号とブックマークが配置されます
法的な PDF エラーは、ほとんどの場合回避可能です。拒否されたり、問題が発生したりする提出物は、通常、誰かが急いでいたために 1 つのステップ (編集やテキストの検索可能性) をスキップしたものです。提出する前に 5 分間確認することは、提出後の結果に対処するよりもはるかに価値があります。