契約交渉はすべて電子メールで行われました。最終バージョンは印刷され、権限のある署名者によってペンで署名され、スキャンされて PDF に戻されました。これで、すべての条件が記載されたオリジナルのデジタル契約書と、署名の 1 ページのスキャン画像の 2 つのファイルができました。署名ページがデジタル契約に追加された単一の文書を作成し、すべての当事者に配布できる完全な署名済みの契約を作成する必要があります。
物理的に署名されスキャンされたページをデジタル契約書に結合することは、法務、不動産、調達、および最終署名が紙で行われるあらゆるビジネスにおいて一般的なワークフローです。このプロセスでは、Merge PDFとドキュメント アセンブリを組み合わせて、シームレスな最終ドキュメントを作成します。
結合前の署名ページの準備
結合する前に、スキャンした署名ページを準備します。スキャンを開いて、署名が鮮明で判読できることを確認します。スキャンが曲がっている場合は、回転してページをまっすぐにします。机の表面の一部やスキャナ ベッドの端など、スキャンで署名ページ以外の部分がキャプチャされた場合は、画像をトリミングしてページのコンテンツのみを表示します。きれいにトリミングされた署名ページはプロフェッショナルに見えます。机の木目まで含めてスキャンすると無造作に見えます。
スキャン解像度を確認してください。署名ページを 150 DPI 以上のグレースケールまたはカラーでスキャンすると、良好な結果が得られます。 72 DPI でのスキャンは、鮮明なデジタル ページと一緒に印刷すると、柔らかくピクセル化されたように見えます。スキャン品質が悪い場合は、結合する前に、より高い解像度で再スキャンしてください。署名は文書の法的拘束力を持つ要素です。契約の他の部分と同じくらいプロフェッショナルに見えるはずです。
デジタル契約書とスキャンされた署名ページの結合
署名ページを準備したら、2 つのファイルを結合します。 WukongPDF の結合ツールは、デジタル契約書 PDF とスキャンされた署名 PDF を受け入れます。両方のファイルをアップロードします。契約書のページが最初、署名のページが最後というように、正しい順序で並べてください。署名ページが複数ある場合は、契約書で指定された順序で配置します。 「結合」をクリックします。このツールはファイルを 1 つの PDF に結合します。
結合すると、契約ページは再レンダリングされないため、デジタル品質が維持されます。テキストは鮮明なままで検索可能です。署名ページはスキャンされた外観を保持します。その結果、デジタル的に鮮明な契約条件の後に物理的に本物の署名が続くハイブリッド文書が作成されます。この組み合わせは両方の長所を生かしたものです。用語は機械可読で検索可能です。署名には、紙に印刷された本物のインクの視覚的な信頼性が保たれます。
ページ番号と署名ブロックヘッダーの追加
結合したら、文書全体に一貫したページ番号を追加します。デジタル契約書には、挿入された署名ページの前で停止する独自のページ番号が付いている場合があります。署名された文書には、契約書の最初のページから最後の署名ページまで、1 つの連続した番号が付けられている必要があります。 WukongPDF のページ番号付けツールは、すべてのページに新しい連続番号を追加します。番号を中央下部に配置するか、文書スタイルの指定に従って配置します。
署名ページに、それを識別するヘッダー (「署名ページ」など) を追加することを検討してください。または「実行ページ」そのため、どのページに拘束力のある署名が含まれるかについて曖昧さはありません。契約書で特定のページ数が参照されている場合は、署名ページを含めるように契約書テキスト内のページ数参照を更新します。 「本契約は 12 ページで構成されます」と記載された契約書。しかし、署名が追加されてから 13 ページが配信されると、慎重なレビュー担当者であれば気づくであろう小さな矛盾が生じます。
署名ページが契約書と視覚的に一致していることを確認する
最後のデジタル ページからスキャンされた署名ページへの移行は、視覚的にスムーズである必要があります。ページサイズが一致していることを確認してください。デジタル契約書がレターサイズのページを使用し、スキャンされた署名がわずかに異なるサイズでキャプチャされた場合、ページ間の遷移が不快になります。両方のファイルが異なる場合は、結合する前に両方のファイルのページ サイズを標準化します。
スキャンした署名の背景色がデジタル ページと異なる場合は、結合する前に画像エディタでスキャンを調整することを検討してください。署名ページの純白の背景は、明るさを増やすか白色点を調整することによって得られ、わずかに灰色や黄色がかったスキャン背景よりもデジタル ページによくマッチします。 Sign PDF ワークフローは、最終ドキュメントが 2 つのファイルをつなぎ合わせたものではなく、常に 1 つの部分のようになったときに完了します。
結合して完了したら、署名された契約書を保存します。結合された PDF をすべての関係者に配布します。オリジナルのデジタル契約書とスキャンしたオリジナルの署名を別個のアーカイブ ファイルとして保存します。マージされたドキュメントは、正式な署名付きバージョンです。オリジナルは、署名の信頼性について紛争が生じた場合のバックアップです。結合された文書の PDF ページ には番号を付けてブックマークし、契約書のどのセクションからでも 1 クリックで署名ページに移動できるようにする必要があります。
スキャンした署名をデジタル契約にマージすることが不可欠な一般的な現実のシナリオは、署名者が異なる場所にいる複数当事者間の契約です。当事者 A は自分のコンピュータでデジタル署名し、署名ページのみを印刷します。当事者 B は信頼できるインターネットのない遠隔地におり、印刷された署名ページにペンで署名します。署名されたページがスキャンされ、電子メールで返送されます。当事者Cも同様のことを行います。最終的に組み立てられた文書には、スキャンされた 3 ページの署名ページが追加されたデジタル契約本文が含まれています。各署名ページには、それぞれの署名者の本物の視覚的な署名が掲載されています。結合により、すべての当事者が締結されたオリジナルとして保持できる単一の完全な契約が作成されます。このハイブリッド デジタル スキャン ワークフローは、署名者がさまざまなレベルのテクノロジーにアクセスできる国際ビジネスにおける標準的な慣行です。
署名された文書を組み立てた後、署名者、各署名ページが結合された日付、および文書が完全に締結された契約を表しているという声明を記載した表紙を追加することを検討してください。この表紙は、個々の署名スキャンを生成した電子メール チェーンがアーカイブまたは削除されてからずっと経っているときに、数か月または数年後に文書を確認する人にコンテキストを提供します。自己文書化された署名付き契約書は、署名がどのように収集されたかを説明する外部のコンテキストに依存する契約書よりも長持ちします。