最終的な四半期レポートは、組織全体および外部パートナー全体の 50 人の関係者に配布する必要があります。すべての受信者が、何の障壁もなく完全な文書を開いて読むことができる必要があります。すべての受信者は、個人ファイル用に物理コピーを印刷したり、好みの作業方法であれば手書きで注釈を付けたりできる必要があります。いかなる状況においても、受信者は、コンテンツの 1 文字を変更したり、財務概要表の収益数値を変更したり、不都合な段落を削除したり、他の受信者が元の文書の一部であるかのように見えるコメント注釈を追加したりしてはなりません。
PDF セキュリティ権限設定により、受信者がドキュメントに対して実行できるアクションのすべてのカテゴリを独立して詳細に制御できます。編集権限と印刷権限は完全に別個のスイッチであり、ドキュメントの特定の配布要件に一致するアクセス プロファイルを正確に作成するために個別に有効または無効にすることができます。
PDF セキュリティ ドキュメントをロックして、印刷を明示的に許可しながらあらゆる形式の編集を防止することは、特定の権限プロファイルを使用して所有者パスワードを構成することを意味します。編集と変更は完全に無効になり、高解像度印刷は明示的に有効になり、コンテンツのコピーと注釈機能は個別に制御されます。 WukongPDF の PDF パスワード ツールは、個別に構成可能な詳細な権限設定をサポートしており、以下の構成により、完全に読み取りおよび印刷可能だが完全に変更できないドキュメントが作成されます。
所有者パスワードを使用した詳細なドキュメント権限の設定
Adobe Acrobat Pro で、「ファイル」メニューを開き、「ドキュメントのプロパティ」を選択して、「セキュリティ」タブに移動します。 [セキュリティ方法] ドロップダウン メニューから [パスワード セキュリティ] を選択して、権限設定ダイアログを開きます。 [パスワード セキュリティ設定] ダイアログで、[ドキュメントの編集と印刷を制限する] チェックボックスをオンにして、権限制御を有効にします。指定されたフィールドに、強力で覚えやすい所有者パスワード (「許可パスワードの変更」ともラベル) を入力します。これは、ドキュメントの所有者および管理者として、将来、アクセス許可の設定を変更したり、制限を変更したり、ドキュメントからすべてのセキュリティを完全に削除したりする必要がある場合に使用するパスワードです。
パスワード入力フィールドの下にある「印刷許可」ドロップダウン メニューは、物理的および仮想的な印刷出力のあらゆる形式を制御します。高解像度に設定すると、受信者がプリンタのネイティブ解像度をフルに使って印刷できるようになり、ファイリング、署名、またはアーカイブ保存に適したプロ品質の紙のコピーが作成されます。低解像度に設定すると、意図的に品質を落としてのみ印刷できます。通常は 150 DPI に制限されます。この場合、テキストはまだ読めますが、画像や細部の劣化が目に見えて表示されます。 [許可された変更] ドロップダウンは、あらゆる形式のドキュメント変更を制御します。編集、注釈付け、フォーム入力、署名、ページ抽出、その他あらゆる形式の文書変更を完全に防止するには、これを「なし」に設定します。
コンテンツのコピーとアクセシビリティ設定を個別に構成する
「テキスト、画像、およびその他のコンテンツのコピーを有効にする」というラベルの付いたチェックボックスは、受信者がテキスト選択ツールを使用してページ上のテキストを選択し、それをシステムのクリップボードにコピーして他のアプリケーションに貼り付けることができるかどうかを制御します。この権限は編集制限とは完全に独立して機能します。受信者が自分の文書内の文章を引用する必要があるレポートなど、正当な参照目的でのテキストのコピーを許可しながら、文書をすべての編集に対してロックできます。すべてのテキストと画像のコピーをブロックするには、チェックボックスをオフにします。
[視覚障害者用のスクリーン リーダー デバイスのテキスト アクセスを有効にする] というラベルの付いたチェック ボックスは、支援技術アプリケーションが視覚障害のあるユーザーに読み上げるためにドキュメントのテキスト コンテンツにアクセスできるかどうかを制御します。この設定は、ドキュメントがアクセシビリティ要件に準拠し、スクリーン リーダーに依存するユーザーに不要な障壁を作らないようにするために、ほぼすべての状況で有効にしておく必要があります。支援技術のテキスト アクセスを無効にしても、悪意のある攻撃者はスクリーン リーダーではなく技術的な抽出ツールを使用するため、意味のある追加のセキュリティは提供されません。
配布前に完全な権限設定をテストする
すべてのセキュリティ設定をドキュメントに適用した後、ファイルを保存し、キャッシュされた認証状態をクリアするためにファイルを完全に閉じ、受信者と同じように、所有者のパスワードを入力せずにファイルを再度開きます。インターフェース内のすべての編集ツールがグレー表示になっていて、完全に機能していないことを確認します。 1 つのテスト ページを物理プリンターに送信して、印刷機能が正しく動作することを確認します。コンテンツのコピーが構成された設定 (テキスト選択が有効になっているか、完全にブロックされているか) に従って動作することを確認します。
「ドキュメントのプロパティ」を開き、「セキュリティ」タブを調べます。 [ドキュメント制限の概要] パネルには、設定した権限プロファイルが正確に表示されます。印刷: 高解像度で許可、ドキュメント編集: 禁止、およびスクリーン リーダーのコンテンツ コピーとテキスト アクセスの適切なステータスが表示されます。この概要は、まさにすべての受信者がドキュメントのセキュリティ プロパティを確認するときに表示されるものです。
| 権限設定 | 制御内容 | 推奨事項 |
|---|---|---|
| 印刷: 高解像度 | どのプリンターでも最高品質の印刷が可能 | 印刷して保存することを目的としたドキュメントに対して有効にする |
| 印刷: 低解像度 | 低品質出力、約 150 DPI | 受信者が紙で読む必要があるが、再現する必要がない場合に使用します。 |
| 変更点: なし | すべての編集、注釈、変更を禁止します | 外部に配布されるすべての最終ドキュメントに対して有効にする |
| コンテンツのコピーを有効にする | テキストの選択とクリップボードのコピーを制御します | コンテンツを完全にロックダウンする必要がない限り有効にします |
受信者へのアクセス許可構成の伝達
PDF のセキュリティ権限に慣れていない受信者は、ドキュメントの編集、注釈付け、コメントができないことに気づき、混乱したりイライラしたりする可能性があります。ドキュメントの表紙または配布電子メールの本文に簡単な説明を積極的に含めます。このドキュメントは最終バージョンとして配布されます。参照しやすいように印刷が有効になっています。文書の整合性を維持し、すべての受信者が同一のコンテンツを確認できるようにするために、編集は意図的に制限されています。