慎重に構築された 3 レベルの見出し階層を持つ 100 ページの Word 文書は、すべての章タイトルに適用される見出し 1 スタイル、すべての主要セクション見出しに適用される見出し 2 スタイル、すべてのサブセクションに適用される見出し 3 スタイルで、すべて文書の論理構成を忠実に定義しています。エクスポート設定をデフォルトのままにすると、ブックマークがまったくなく、左側にナビゲーション パネルがなく、クリック可能な目次もないフラット PDF になります。第 7 章を見つける必要がある読者は、ナビゲーション ショートカットや文書構成の構造概要を使用せずに、100 ページを手動でスクロールする必要があります。
Word の見出しスタイルは、エクスポート プロセス中に PDF ブックマークに直接かつ自動的にマッピングされますが、これはエクスポート設定がこれらの見出しからブックマークを作成するように明示的に構成されている場合に限ります。一般的に使用される「PDF として保存」ルートや「PDF に印刷」ルートなど、ほとんどのエクスポート パスのデフォルト設定では、この重要なマッピングはデフォルトでは有効になっていません。
完全に機能し、適切に階層化されたクリック可能なブックマークを備えたWord から PDF ドキュメントを作成するには、Word の組み込み見出しスタイルを PDF ブックマーク ナビゲーション構造に変換するエクスポート設定を明示的に構成する必要があります。 WukongPDF の PDF ブックマーク およびエクスポート ツールは、見出しスタイルからのブックマークの自動作成をサポートしており、以下の構成手順により、ドキュメントの完全な構成構造が形式変換後もそのまま維持されることが保証されます。
ブックマークの作成を有効にして Word の組み込みの PDF として保存を使用する
Microsoft Word に統合された「PDF として保存」機能は、文書の見出しスタイルから完全なブックマーク階層を自動的に生成できますが、制御オプションはデフォルトで無効になっており、新規インストールのたびに明示的に有効にする必要があります。 「ファイル」、「名前を付けて保存」に移動し、「ファイルの種類」ドロップダウンから「PDF」を選択します。重要なことに、「保存」ボタンをクリックする前に、「オプション」ボタンをクリックしてエクスポート設定ダイアログを開きます。 [オプション] ダイアログの [印刷以外の情報を含める] セクションで、[次を使用してブックマークを作成する] ボックスを見つけてチェックし、隣のドロップダウンから [見出し] が選択されていることを確認します。この 1 つのチェックボックスは、PDF エクスポート プロセス中に文書全体の見出しスタイルの割り当てをスキャンし、見出しのスタイル レベルが PDF ナビゲーション ツリー内のブックマークのインデント レベルに決定的にマッピングされる、各見出しに対応する PDF ブックマークを作成するように Word に指示します。
[見出しを使用してブックマークを作成する] オプションは、一度有効にすると同じ Word インストール内で持続するため、その特定のコンピュータおよびユーザー アカウントからその後 PDF をエクスポートすると、デフォルトでブックマークが有効になります。ただし、この永続性は、他のコンピュータ、同じコンピュータ上の他のユーザー アカウント、または他の Word インストールには転送されません。すべての新規ユーザーは、このオプションを個別に検出して有効にする必要があります。文書化されたチームの PDF 作成標準操作手順に、この構成手順を明示的に含めます。
すべてのブックマークが正しく作成されたことを確認する
PDF をエクスポートした後、Adobe Acrobat、Acrobat Reader、または最新のブラウザベースのビューアなど、ブックマーク ナビゲーション パネルを表示する PDF ビューアで PDF を開き、ブックマーク パネルを展開します。元の Word 文書のすべての見出しが、対応するブックマーク エントリとして表示されることを体系的に確認します。ブックマーク階層が見出し階層を正確に反映していることを確認します。すべての見出し 2 ブックマークは、親の見出し 1 ブックマークの下に視覚的にインデントされてネストされ、すべての見出し 3 ブックマークは親の見出し 2 の下にネストされている必要があります。
最上位の各見出し 1 ブックマークをクリックして、ページの上部に章タイトルが表示された正しい章の正確な先頭に移動することを確認します。第 2 レベルと第 3 レベルのブックマークの代表的なサンプルをクリックして、正しいサブセクションの場所に移動することを確認します。意図したターゲットの前後 1 ページに一貫して移動するブックマークは、通常、ソース見出しが Word 文書のページの最下部または最上部に配置されていることを示します。
エクスポート後の欠落または間違ったブックマークの修正
[ブックマークの作成] オプションを見落としたため、エクスポートされた PDF にブックマークが完全に存在しない場合は、ブックマーク階層を手動で再構築するのではなく、オプションを有効にしてドキュメントを再エクスポートします。ブックマークが存在するものの、一部の Word 見出しで見出し 1 ～ 3 の組み込みスタイルではないカスタム段落スタイルが使用されているためにブックマークが不完全な場合、それらのカスタム スタイルの見出しはブックマークの作成プロセスには表示されません。
カスタム スタイルを使用した見出しの場合は、純正の組み込み見出しスタイルを使用して Word で再フォーマットして再エクスポートするか、Acrobat で不足しているブックマークを手動で追加します。 [ブックマーク] パネルを開き、ドキュメント内の見出しの場所に移動し、見出しのテキストを選択して、[新しいブックマーク] ボタンをクリックします。ブックマークに見出しのテキストと正確に一致する名前を付けます。手動で作成すると何時間もかかる大規模な文書の場合、Acrobat の自動生成機能を使用して、タグ付き文書構造からブックマークを作成できます。
| ブックマークの問題 | 考えられる原因 | 修正 |
|---|---|---|
| エクスポートされた PDF にはブックマークがまったくありません | Word でブックマークの作成オプションが有効になっていませんでした | オプションを明示的に有効にして再エクスポートする |
| 一部の見出しにブックマークがありません | これらの見出しでは、組み込みの見出しスタイルではなく、カスタム スタイルが使用されていました。 | Word で組み込みの見出しスタイルを適用するか、Acrobat で手動で追加します |
| ブックマークが間違ったページに移動してしまう | Word で見出しがページの最上部または最下部に配置される | Word で見出しの位置を調整するか、Acrobat でブックマークの宛先を編集する |
ブックマーク構造を使用してクリック可能な目次を生成する
完全なブックマーク階層を備えた PDF には、視覚的なナビゲーション インターフェイスとして完全にクリック可能な目次ページを含めることもできます。元の Word 文書では、PDF にエクスポートする前に、[参考資料] タブの目次機能を使用して自動目次を挿入します。 Word は、すべてのエントリが対応する見出しへの内部ハイパーリンクである目次を生成します。ブックマークを有効にして PDF にエクスポートすると、両方のナビゲーション システムが独立して共存します。ブックマーク パネルは永続的なサイドバー ナビゲーションであり、クリック可能な目次ページはビジュアル ナビゲーションです。