名前、日付、住所、コメントのテキスト フィールドを備えた PDF フォームは、受信者が署名する場所という最も重要な要素を除いて完成です。指定された署名フィールドがないと、受信者はフォームを印刷し、物理的に署名し、スキャンしてデジタルに戻す必要があり、オールデジタルのワークフローが中断されるか、明確なターゲット位置を指定せずに署名画像をページ上のどこかに配置して、適切な場所に配置されることを期待する必要があります。
署名フィールドは、受信者にどこに署名するかを正確に伝え、デジタルで署名を行うためのツールを提供します。フィールドは、デジタル署名、入力された名前、または署名画像を受け入れ、所定の位置にロックするコンテナーです。
入力可能な Sign PDF 署名フィールドをフォームに追加するには、PDF フォーム エディターを使用して、指定された署名場所にデジタル署名フィールドを配置し、受信者の署名エクスペリエンスをガイドするようにオプションで構成する必要があります。 WukongPDF の PDF フォーム ツールは署名フィールドの作成をサポートしており、以下の手順ではフォームを完全にデジタル署名可能にする署名フィールドの追加について説明します。
フォームへのデジタル署名フィールドの配置
Adobe Acrobat Pro で、フォーム準備ツールを開きます。 Acrobat は既存のフォームフィールドを自動的に検出し、フォーム編集モードに入ります。上部のツールバーから、ペンアイコンとして表示されるか、署名フィールドの追加というラベルが付いているデジタル署名ツールを選択します。署名を配置するページをクリックし、ドラッグして署名領域を定義する四角形を描きます。長方形は、自然な手書きの署名が収まるのに十分な大きさである必要があり、通常は幅 2 インチ、高さ 0.5 インチ程度です。
フィールドを配置した後、フィールドを右クリックして「プロパティ」を選択します。 「全般」タブで、フィールドに「申請者の署名」や「クライアントの署名」などのわかりやすい名前を付けます。フィールド名はフォームのデータ内のこの特定の署名を識別し、ドキュメント内で一意である必要があります。 「外観」タブで、印刷時および画面に表示されるときのフィールドの外観を構成します。 [署名済み] タブで、受信者が署名した後の動作を選択します。文書をロックしてこれ以上の変更を防ぐか、編集を継続できるようにします。
受信者のエクスペリエンスに合わせた署名フィールドの構成
[署名済み] タブのフィールドの [プロパティ] ダイアログで、[署名後に読み取り専用としてマークする] オプションを選択すると、受信者が署名を適用した後に文書がロックされ、フォーム フィールドがそれ以上変更されなくなります。この設定は、署名された契約書など、署名後に変更を加えるべきではない最終文書に適しています。受信者が署名してから他のフィールドへの入力を続ける必要があるフォーム、または異なる人による複数の署名が必要なフォームの場合は、このオプションをオフのままにしておきます。
[全般] タブで、受信者が署名フィールドにマウスを移動したときに表示されるツールヒントを追加します。ツールチップには「ここをクリックして署名してください」と書かれています。名前を入力したり、署名を描いたり、署名画像をアップロードしたりすることで、初めてのユーザーが署名プロセスをガイドし、フィールドの機能についての混乱を軽減できます。
複数の署名者の署名フィールドの追加
複数の関係者からの署名が必要なフォーム、クライアントの署名と会社代表者の両方の署名が必要な契約書、またはマネージャーとディレクターのサインオフが必要な承認フォームの場合は、署名者ごとに個別の署名フィールドを配置します。署名者を識別するために各フィールドに名前を付けます: Client-Signature、Manager-Approval、Director-Signature。各フィールドをフォーム上の対応する名前とタイトル テキストの近くに配置します。
一部の PDF 署名ワークフローは、文書が 1 人の署名者から次の署名者に自動的にルーティングされる順次署名をサポートしています。署名フィールドのプロパティまたはドキュメントの署名ワークフロー設定で署名順序を構成します。最初の署名者が文書を受け取り、自分のフィールドに署名すると、文書は自動的に次の署名者に転送するよう求めます。順次署名では、意図した署名順序が保持されます。これは、一部の文書タイプでは法的に重要です。
配布前の署名フィールドのテスト
すべての署名フィールドを配置して構成したら、フォームを保存し、Pro 編集バージョンではなく、Adobe Acrobat Reader などの標準の PDF ビューアで開きます。これは受信者の体験をシミュレートします。各署名フィールドをクリックして、署名プロセスがアクティブ化されることを確認します。各フィールドの署名ワークフローを実行し、署名が正しい位置、正しいサイズで正しく表示されることを確認します。
受信者が携帯電話またはタブレットで署名する可能性がある場合は、少なくとも 1 台のモバイル デバイスでフォームをテストします。モバイル PDF ビューアでは、デスクトップ ビューアとは異なる署名フィールドの処理が行われるため、デスクトップでは完全に機能するフィールドがモバイルでは有効化するのが困難であったり、正しく表示されなかったりする場合があります。プラットフォーム間でテストを行うことで、受信者をイライラさせる前にこれらの問題を発見できます。
| フィールド設定 | 目的 | 推奨事項 |
|---|---|---|
| フィールド名 | フォームデータ内の署名を識別します | 署名者ごとにわかりやすい一意の名前を使用する |
| ツールチップのテキスト | 受信者に署名方法を案内します | 初めてのユーザー向けに簡単な説明を追加 |
| 署名後に読み取り専用としてマークする | 署名が適用された後に文書をロックします | 最終文書では有効、複数署名フォームでは無効 |
| 署名命令 | 複数の署名のシーケンスを制御します | 署名順序が重要なドキュメント用に設定する |
デジタル署名フィールドがサポートされていない場合の代替案
一部の PDF ビューア、特に古いバージョンや一部のモバイル アプリは、デジタル署名フィールドを完全にはサポートしていません。互換性を最大限に高めるために、フォールバックを提供します。デジタル署名フィールドに加えて、ページ上に描かれた目に見える署名線、その下に印刷された署名: ラベルと日付: ラベルを含む水平線を含めます。ビューアがデジタル署名をサポートしている受信者は、このフィールドを使用できます。閲覧者がいない受信者は、印刷したり、物理的に署名したり、スキャンしたりすることができます。