PDF/A は、長期アーカイブ用に構築された PDF のバージョンです。 「A」は、アーカイブの略です。これは、PDF に含めることができる内容を制限する ISO 標準で、もう存在しない可能性のある外部ソフトウェア、フォント、システムに依存することなく、数十年後でもドキュメントを開いて表示できるようにします。 「PDF/A 形式」を指定する提出要件を受け取ったことがあれば、次のことを行ってください。これがその理由です。
PDF/A の制限事項
標準 PDF は柔軟性があり、外部リソースの参照、実行可能コードの埋め込み、暗号化の使用、外部ソースからのコンテンツのストリーミング、独自の拡張機能への依存が可能です。こうした柔軟性はすべて、アーカイブにとって重要な要素となります。標準の PDF がシャットダウンする外部フォント サーバーにリンクしている場合、または将来のソフトウェアがサポートしない JavaScript 機能を使用している場合、ドキュメントは 20 年後には正しく表示されなくなる可能性があります。
PDF/A は、外部依存関係を作成する機能を禁止することで、これらのリスクを排除します。具体的には、PDF/A では、すべてのフォントをファイルに埋め込むこと、暗号化とパスワード保護を禁止すること、JavaScript と実行可能コンテンツを禁止すること、オーディオとビデオの埋め込みを禁止すること、デバイスに依存しない色空間を使用して色を定義することを要求します。
結果として、自己完結型のドキュメントが作成されます。正確にレンダリングするために必要なものはすべてファイル自体の中にあります。インターネット接続、フォントのインストール、サードパーティのプラグインは必要ありません。
PDF/A-1、PDF/A-2、および PDF/A-3: 違いは何ですか?
PDF/A には複数のバージョンがあり、それぞれが最新のものに基づいて構築されています。 PDF/A-1 (2005) は最も制限が厳しく、法律および政府のアーカイブとして最も広く受け入れられています。 PDF/A-2 (2011) では、JPEG 2000 圧縮、透明性、デジタル署名のサポートが追加されました。 PDF/A-3 (2012) では、PDF 内に任意の添付ファイルを埋め込むことができます。たとえば、ソース XML データを請求書 PDF に添付する場合に便利です。
各バージョンには、/A (アクセス可能、アクセシビリティのタグ付けが必要) および /B (基本、アクセシビリティのタグ付けは不要) という適合レベルもあります。 PDF/A-1b は、遭遇することになる最も一般的な要件です。これは、裁判所、政府機関、企業記録システムが通常指定するベースラインです。
PDF/A と標準 PDF が必要な場合
PDF/A は、多くの裁判所システムでの法的提出、政府記録の提出、規制された業界文書 (医療、金融)、および文書が 10 年以上確実にアクセスできる必要があるあらゆる状況など、特定の状況で必須または推奨されます。 EU、多くの米国連邦機関、および数多くの国立アーカイブは、公式アーカイブ形式として PDF/A を採用しています。
クライアントへの文書の送信、レポートの共有、マーケティング資料の配布などの日常的な使用には、標準の PDF が適しており、実際に推奨されます。 PDF/A の制限は、長期間のアーカイブが必要ない場合には不便になります。 PDF/A をパスワードで保護することはできません。これは機密文書にとって問題です。インタラクティブなプレゼンテーションにとって重要なビデオを埋め込むことはできません。
PDF/A ファイルの作成方法
PDF をエクスポートするほとんどのプロフェッショナル アプリケーションには、PDF/A オプションが用意されています。 Microsoft Word で、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「PDF」に移動し、「オプション」をクリックして「ISO 19005-1 準拠」チェックボックスを探します。 Adobe Acrobat では、PDF/A に直接保存または変換できます。 LibreOffice は、PDF エクスポート ダイアログからの PDF/A エクスポートもサポートしています。
PDF/A に変換する必要がある標準 PDF がすでにある場合、変換プロセスでは禁止されている機能がチェックされ、自動的に修正されるか、レビュー用のフラグが付けられます。フォントが埋め込まれ、外部参照が解決され、互換性のない機能が削除されます。出力は、新しい PDF/A 準拠のファイルです。
PDF が PDF/A かどうかわかりますか?
はい。 PDF/A ファイルには、そのファイルを識別するメタデータが含まれています。 Adobe Acrobat で PDF/A ファイルを開くと、ファイルが PDF/A モードであり、一部の機能が無効になっていることを示す青いバーが上部に表示されます。他の閲覧者でも同様のインジケーターが表示されたり、ドキュメントのプロパティにそれが記録されたりすることがあります。
ドキュメントのプロパティを手動で確認することもできます。ほとんどの PDF ビューアでは、[ファイル] → [プロパティ] → [説明] に移動し、PDF/A のバージョンと適合レベルを識別するメタデータ フィールドを探します。
ほとんどの人にとって、PDF/A は、特定の機関が必要とする場合にのみ使用されます。その場合、通常、要件にはどのバージョンと適合レベルが必要であるかが記載されています。要件があいまいな場合は、PDF/A-1b が安全なデフォルトです。これらの特定のコンテキストの外では、標準の PDF ツール と標準の PDF 形式が必要なものをすべて処理します。