一部のドキュメントは 1 つのファイルとして開始されません。年次報告書は、セクションごとにさまざまな人々によって作成されます。契約パッケージは、追加条項や修正が数週間にわたって追加されるにつれて増大します。入札提出には、4 つの異なる情報源からの技術仕様、価格設定表、サポート証明書、およびカバーレターがまとめられます。この種のマルチパート ドキュメント プロジェクトをシステムなしで管理すると、バージョンの混乱、部分の欠落、間違ったタイミングでの間違ったファイルの送信が発生します。きれいに処理する方法をご紹介します。
フェーズ 1: 作業中は部品を分離しておきます
早い段階ですべてを 1 つのドキュメントにまとめたいという本能は理解できます。そのほうがすっきりしていると感じられます。実際には、パーツが完成する前にマージすると、解決するよりも多くの問題が発生します。 1 つのセクションが変更されるたびに、再結合し、ページ番号を再確認し、プロセス中に何も変更されていないことを再確認する必要があります。
各セクションが完全に終了して承認されるまで、セクションを別個のファイルとして保管してください。意図した順序が明確になる単純な命名規則を使用します。各ファイル名の先頭に「01_executive-summary.pdf」、「02_methodology.pdf」、「03_budget.pdf」のように番号を付けます。フォルダーを開くと、順序がすぐに明確になり、マージ順序がすでに決定されています。
フェーズ 2: 混乱を生じさせずにバージョンを追跡
複数の部分からなるプロジェクトには、ほとんどの場合、改訂が含まれます。誰かが方法論のセクションをレビューし、変更を送り返します。予算は価格決定後に更新されます。重要なのは、「final」、「final_v2」、「final_ACTUAL」、「final_USE_THIS_ONE」という名前のファイルでいっぱいのフォルダーができてしまうことのないように、各パーツのどのバージョンが最新であるかを常に把握できるようにすることです。
効果的なバージョン番号付けアプローチ
ファイル名の最初からバージョン番号と日付を含めます:「02_methodology_v1_2024-11-01.pdf」。リビジョンが到着したら、それを「02_methodology_v2_2024-11-08.pdf」として保存します。前のバージョンを「アーカイブ」に移動します。サブフォルダーを削除するのではなく、最上位には常に現在のバージョンが表示され、後で参照する必要がある場合は完全な履歴が表示されます。
外部に共有されているファイルは決して上書きしないでください。セクションがクライアントまたはレビュー担当者に送信された場合、そのバージョンは記録となります。リビジョンを新しいファイルとして保存します。
フェーズ 3: 最終ドキュメントを正しい順序で組み立てる
すべての部分が完成したら、マージは簡単ですが、順序は重要であり、何かを結合する前に慎重にチェックする必要があります。各セクションを順番に確認し、次のことを確認します。
- 各パーツの正しい最新バージョンを使用している
- すべてのセクションが存在し、欠落した部分はありません
- 意図したシーケンスは番号付きのファイル名と一致します
- サインオフが必要なセクションはすべて承認されました
その後、マージします。 www.wukongpdf.com にある WukongPDF の Merge PDF ツールを使用すると、ファイルを順番にアップロードし、ワンステップで単一の PDF に結合できます。これらを正しい順序でアップロードし、結合されたファイルをダウンロードして、最終的なレビュー パスを 1 回実行してから、ファイルを作成します。
フェーズ 4: マージ後に確認すること
結合された PDF には、パーツが別々だったときには見えなかった問題が発生する可能性があります。最終文書を送信する前に、次の点を確認してください。
ページ数
個々のセクションのページ数を合計し、結合されたドキュメントのページ数がその合計値であることを確認します。誤って省略されたセクションは自動的に通知されません。マージされたファイルが本来よりも短くなるだけです。
セクション境界
文書をスクロールして、セクションが開始すべき位置から始まっているかどうかを確認します。単独では 1 ページだったセクションの最後に空白ページがあった可能性がありますが、結合されたドキュメントではセクション間の空白ページとして表示されます。これらは見落としやすく、プロフェッショナルらしくないと思われます。
ファイルサイズ
複数のソースからのセクションを含む結合ドキュメントはサイズが大きくなる場合があります。マージされたファイルが電子メール添付ファイルの制限を超えているか、開くのが遅い場合は、マージ後に圧縮ツールを使用してファイルを実行します。個々のセクションではなく、最終的に結合されたファイルを圧縮します。実際に共有されるドキュメントに縮小を適用する必要があります。
マージ後もパーツを保持
結合ドキュメントを作成した後は、個々のセクション ファイルを削除しないでください。特定のセクションを後で更新して再マージする必要がある場合、または他の部分を必要とせずに 1 つの部分だけが必要な場合は、それらのファイルを利用できるようにする必要があります。それらを、マージされた最終ファイルと一緒にサブフォルダーにアーカイブします。フォルダー構造は、ドキュメントがどのように作成されたかを物語っており、プロジェクトが終了した後も役立つ場合があります。