PDF フォームのフラット化の意味とそれを行う理由
PDF Forms ドキュメントをフラット化すると、入力可能なフォーム フィールドがページ コンテンツにマージされ、入力されたデータが PDF の永続的な部分になります。フラット化後は、フォーム フィールドはインタラクティブではなくなります。入力したデータは変更できません。チェックボックスは選択された状態でロックされます。署名フィールドはページ画像の一部になります。
平坦化には 2 つの主な目的があります。まず、文書を完成させます。フラット化されたフォームには、送信された内容が正確に表示され、後で変更される可能性はありません。受信者は、完成したフォームを、データを変更できる編集可能なフォームとしてではなく、静的なドキュメントとして認識します。次に、フラット化により、すべての PDF ビューアでフォーム データが正しく表示されるようになります。一部の PDF ビューアは対話型フォーム フィールドをサポートしておらず、データが入力されていても空のボックスとして表示されます。フラット化により、データがどこにいても表示されることが保証されます。
フラット化のPDF セキュリティ の側面により、完成したフォーム データの改ざんが防止されます。フラット化されていないフォームは、任意の PDF エディターで開くことができ、フォーム フィールドを変更できます。フラット化されたフォームには編集可能なフィールドがありません。データは印刷されたページと同様に永続的です。法的文書、財務フォーム、申請書では、完成後に平坦化するのが標準的な方法です。
フラット化用の PDF Editor ツールは、プロフェッショナル PDF アプリケーションの専用フラット化機能から、新しい PDF 作成の副作用としてフラット化する PDF への印刷方法まで多岐にわたります。
Adobe Acrobat およびその他のツールを使用して PDF フォームをフラット化する方法
Adobe Acrobat Pro には、専用のフラット化機能が含まれています。完成したフォームを開き、[ツール] メニューに移動して、[印刷制作] を選択します。 「フラット化プレビュー」を選択し、フラット化を適用します。 Acrobat は、すべてのフォームフィールド、注釈、レイヤーをページコンテンツにマージします。フラット化されたドキュメントを新しいファイル名で保存します。
無料版の Adobe Acrobat Reader には直接平坦化機能は含まれていませんが、PDF に出力する方法でも同じ結果が得られます。完成したフォームを Acrobat Reader で開き、「ファイル」、「印刷」の順に選択し、プリンターとして「Adobe PDF」または「Microsoft Print to PDF」を選択して印刷します。結果として得られる PDF には、すべてのフォーム フィールドがフラット化されています。この方法は、開いて印刷できるあらゆる PDF に対して機能します。
WukongPDF のブラウザベースのフラット化ツールは、PDF フォームを処理し、フラット化された出力を生成します。完成したフォームをアップロードし、フラット化操作を実行して、完成したドキュメントをダウンロードします。ブラウザベースのアプローチは、ソフトウェアをインストールしなくても、どのオペレーティング システムでも機能します。
一部の PDF エディターは、他のフォーム フィールドをインタラクティブに保ちながら、特定のフォーム フィールドをフラット化できる選択的フラット化オプションを提供します。これは、一部のフィールドを次の受信者が編集できるようにしておき、入力後に他のフィールドをロックする必要があるフォームに便利です。
Mac および iPhone で PDF フォームをフラット化する
Mac では、プレビューは PDF への印刷方法を通じて PDF フォームをフラット化できます。完成したフォームをプレビューで開き、[ファイル]、[印刷] の順に移動し、左下隅にある [PDF] ボタンをクリックして、[PDF として保存] を選択します。結果として得られる PDF はフラット化されます。この方法は、プレビューで開いて正しく表示できる PDF フォームであればどれでも機能します。
Mac の PDF Expert には、フォーム ツールに Flatten コマンドが含まれています。フォームを開いてフィールドに入力し、フォーム メニューから [フラット化] を選択します。操作は 1 ステップで完了し、印刷の回避策は必要ありません。
iPhone では、組み込みのマークアップ ツールにはフラット化機能が含まれていません。 iPhone で PDF フォームをフラット化するには、ファイル アプリまたは任意の PDF ビューアで完成したフォームを開き、共有シートを使用して印刷し、印刷プレビューで外側にピンチして、新しい PDF として保存します。新しい PDF はフラット化されます。この方法は機能しますが、複数の手順が必要です。
Adobe Acrobat Reader や PDF Expert などの iPhone 用サードパーティ PDF アプリは、有料版で直接フラット化機能を提供します。 PDF フォームを定期的に入力して完成させる iPhone ユーザーの場合、これらのアプリの 1 つを使用すると、フラット化ワークフローが簡素化されます。
フラット化する前に、すべてのフォームフィールドが正しく入力されていることを確認してください。平坦化は元に戻すことはできません。フォームがフラット化されると、フォーム フィールドからデータを変更することはできなくなります。編集機能を維持する必要がある場合は、未入力または部分的に入力されたフォームのコピーを作成します。
平坦化されたフォームが完全で正しいことを確認する
フラット化後、フラット化された PDF を開き、すべてのフォーム データが表示され、正しく配置されていることを確認します。テキスト フィールドに、フィールド境界で切り捨てられることなく、入力された完全なテキストが表示されていることを確認します。チェックボックスとラジオ ボタンに正しい選択が表示されていることを確認します。署名フィールドに適用された署名が表示されていることを確認します。
フラット化されたドキュメントのすべてのページをスクロールします。フラット化プロセスでは、ページ レイアウトや非フォーム コンテンツの外観が変更されるべきではありません。フォームフィールドの外側のテキスト、画像、書式設定は変更しないでください。
フラット化されたフォームを紙の形式で送信する場合は、テスト ページを印刷します。印刷出力は画面上の表示と一致する必要があります。フラット化プロセスによってフォーム フィールドのコンテンツの色や位置が変更された場合、画面上では正しく見えるフォーム データが異なって印刷される場合があります。
フラット化されたドキュメントを、元の入力可能なフォームと区別できるファイル名で保存します。 Application-Completed-Flattened.pdf のようなファイル名は、内容と処理状態の両方を示します。フラット化されたバージョンが正しく、受信者に受け入れられたことを確認するまで、元の入力可能なフォームを保管しておいてください。
フラット化は、フォームを大規模に処理する業界では標準的な手法です。保険請求、ローン申請書、政府の給付金フォーム、医療摂取フォームはすべてデジタルで入力され、処理システムに入る前にフラット化されます。平坦化されたフォームが、提出された内容の公式記録となります。
一部のフォームでは、ドキュメント ポータルまたは提出システムにアップロードする前にフラット化する必要があります。インタラクティブなコンテンツにはセキュリティ上のリスクがあるため、システムはアクティブなフィールドを含むフォームを拒否する場合があります。アップロード前にフラット化することで確実に受け入れられます。
フォームのバッチをフラット化した後、フォームの種類、送信者名、日付を含むわかりやすいファイル名でフォームを整理します。一貫した命名規則により、何百ものフラット化された送信の中から特定のフォームを簡単に見つけることができます。
フラット化されたフォームは、元の入力可能なフォームの外観を保持しますが、インタラクティブなフォーム フィールドは失われます。フォームにデジタルで記入することはできなくなりました。印刷して手書きでのみ記入できます。これは、フォームを継続的なデータ入力ドキュメントではなく最終レコードとして機能させたい場合の意図された結果です。
組織によっては、改ざんを防ぐために、送信されたフォームをフラット化することを要求しています。フラット化により、受信したデータが送信後の変更がなく、送信されたデータであることが保証されます。この要件は、政府調達、法的申請、金融サービスでは一般的です。
フォームがフラット化されると、インタラクティブな要素は残りません。 JavaScript、フォーム計算、フィールド検証は機能しなくなります。フォームは静的なドキュメントです。この対話性の喪失は永続的であり、元に戻すことはできません。
自動ドキュメント システムによって処理されるフォームの場合、フラット化により、システムが処理できる形式でデータが確実にキャプチャされます。自動化されたシステムは対話型フォーム フィールドを正しく処理できず、フィールドが入力されていても空として読み取られる場合があります。平坦化により、この処理の問題が解消されます。
印刷から PDF への統合方法は、特定の PDF アプリケーション機能ではなくオペレーティング システムの印刷システムに依存するため、汎用的に機能します。印刷可能な PDF はすべて、この方法を使用してフラット化できます。
フォームのフラット化は、ほとんどのオンライン ポータルやドキュメント管理システムにフォームを送信する前の最後のステップです。フラット化されたフォームは、受信側システムにセキュリティ リスクを引き起こす可能性のあるアクティブ コンテンツが含まれていないため、受け入れられます。
複数のページがあるフォームの場合、フラット化はすべてのページまたは選択したページ範囲に適用されます。ワークフローでこれらのページの編集を継続する必要がある場合は、他のページにアクティブなフィールドを残したまま、署名ページのみをフラット化することができます。
フラット化する前に、最終ドキュメントに含めるべきではない非表示のフォーム データまたはメタデータをすべて削除します。一部の PDF エディターは、フラット化またはサニタイズ プロセスの一環として、メタデータと非表示のコンテンツを削除できます。
フラット化プロセスでは、計算または検証のためにフォームに埋め込まれた JavaScript も無効になります。フラット化後のフォームは、実行可能コードを含まない静的なドキュメントになります。
フラット化用にフォームのバッチを準備する場合は、フォームの種類または送信日ごとにグループ化して処理します。この構成により、バッチ内のすべてのフォームが正しく処理されたことを簡単に検証できます。
フラット化されたフォームは、フラット化プロセス中にインタラクティブなフィールド データと JavaScript が削除されるため、入力可能なフォームよりもファイル サイズが小さくなり、ドキュメントの保存と共有がより効率的になります。
政府機関や金融機関に送信されるフォームの場合、フラット化は、送信後にフォーム データが変更されないように、送信手順に指定されている必須の手順であることがよくあります。
毎月数千のフォームを処理する組織の場合、バッチ処理ツールまたはスクリプトを使用して自動フラット化を行うと、各フォームを個別にフラット化する場合に比べて時間を大幅に節約できます。バッチ手法により、すべてのドキュメントにわたって一貫した処理が保証されます。
フラット化はドキュメント送信前の最後の品質保証ステップであり、フォーム データがドキュメントに永続的にコミットされ、ファイルが管理下を離れた後はそのファイルを処理する誰もが変更できないことを確認します。