入力可能な PDF フォーム を使用すると、受信者は印刷、手書き、スキャンすることなく、指定されたフィールド (テキスト ボックス、チェックボックス、ドロップダウン、署名領域) に直接入力できます。ゼロから作成することは思ったほど複雑ではありませんが、単にフォーム レイアウトをデザインして完了する場合とは少し異なるワークフローが必要です。完全なプロセスは次のとおりです。
入力可能な PDF を作成する 2 つの方法
根本的に異なる 2 つの開始点があり、どちらが適切かは利用可能なものによって異なります。
- デザインされたレイアウトから開始します: 最初にフォームを視覚的にデザインし (Word、InDesign、または任意のレイアウト ツールで)、PDF にエクスポートしてから、PDF ツールを使用して静的デザインの上にインタラクティブ フィールドを追加します。
- PDF フォーム ツールで直接構築する: Adobe Acrobat Pro または同様のツールを使用すると、別の設計手順を行わずに、同じ環境でレイアウトを設計し、フィールドを追加できます。
ほとんどの人にとって、最初のアプローチの方が現実的です。使い慣れたツールで視覚的なレイアウトをデザインし、その上にインタラクティブなフィールドを重ねます。 2 番目のアプローチでは、より詳細な制御が可能になりますが、より特殊なソフトウェアが必要になります。
ステップ 1: フォーム レイアウトをデザインする
Word で、ラベル、回答が入る空白行やボックス、指示やセクション見出しなど、フォームの視覚的な構造を作成します。この段階では、インタラクティブな機能ではなく、視覚的なデザインを構築しているだけです。
入力可能なフォームを使いやすくするための設計原則をいくつか示します。
- 各フィールドに十分なスペースを確保します。一般的な回答に対してテキスト ボックスが小さすぎると、窮屈で読みにくいフォームが作成されます。
- 入力する場所には明確な視覚的手がかりを使用します。下線、ボックス、または影付きの領域は、フィールドが入力可能であることを示します。
- 関連する分野を論理的にグループ化します。個人情報と専門的な詳細情報をまとめます。
- 説明が必要なフィールドがある場合は、上部またはセクションのヘッダーに指示を含めます。
レイアウトが完了したら、Word の [ファイル] > [PDF] を使用してレイアウトをエクスポートします。名前を付けて保存 > PDF。これは、入力可能なフォームの視覚的なベースになります。
ステップ 2: インタラクティブなフォーム フィールドを追加する
これは、静的 PDF を対話型の PDF Editor 対応フォームに変えるステップです。ここで選択するツールは、最も包括的なフォームフィールド作成ツールを備えた Adobe Acrobat Pro です。エクスポートされた PDF を Acrobat Pro で開き、[ツール] > [ツール] に移動します。フォームを準備します。
Acrobat は、フォームフィールドの自動検出を試みることができます。レイアウトをスキャンして空白行やボックスを探し、それに応じてフィールドを配置します。自動検出は不完全ですが、明確な視覚的構造を持つフォームで時間を節約できます。自動パスの後、必要に応じてフィールドを手動で追加、調整、または削除します。
利用可能なフィールド タイプ
- テキスト フィールド: 名前、住所、説明などの自由形式のテキスト入力用。単一行または複数行にすることができます。
- チェックボックス: は、はい/いいえの質問、または複数の回答が有効な複数選択オプションの場合です。
- ラジオ ボタン: 回答が 1 つだけ有効な単一選択オプションの場合、回答者はグループから 1 つだけ選択できます。
- ドロップダウン リスト: 事前定義されたオプションのリストから選択します。国、部門、カテゴリなどのフィールドに便利です。
- 署名フィールド: 受信者がデジタルまたは電子署名を適用できる指定された領域。
ステップ 3: フィールド プロパティを設定する
Acrobat のフィールドをダブルクリックすると、プロパティ パネルが開きます。構成する価値のある主な設定:
- フィールド名: 各フィールドに、デフォルトの「Text1」ではなく、わかりやすい名前 (「first_name」、「date_of_birth」) を付けます。これは、フォーム データがエクスポートまたは処理される場合に重要です。
- 必須: フォームを送信する前に入力する必要があるフィールドにマークを付けます。
- ツールチップ: ユーザーがフィールド上にマウスを移動したときに表示されるテキスト。フォームのレイアウトを乱雑にせずに指示を提供するのに役立ちます。
- 形式: テキストフィールドの場合、入力が数値、日付、電話番号、または特定の形式であることを指定できます。Acrobat は形式要件に対してエントリを検証します。
ステップ 4: フォームを送信する前にテストする
フォームを配布する前に、徹底的にテストしてください。 Acrobat では、プレビュー モード (手動ツール) を使用して、受信者のエクスペリエンスをシミュレートします。すべてのフィールドを Tab キーで順番に移動します。タブ シーケンスは、ページ内をランダムに移動するのではなく、論理的な読み取り順序に従う必要があります。すべてのフィールドの種類を入力し、入力が正しく受け入れられることを確認します。フォームに署名が必要な場合は、署名フィールドをテストします。
Adobe Reader (無料版) でもテストしてください。これは、ほとんどの受信者が使用するものです。 Acrobat Pro で動作する一部の機能は、Reader では動作が異なるか、まったく動作しない場合があります。完成したテスト フォームを保存し、ファイルを再度開いたときにデータが保持されていることを確認します。
1 つのフォーム、印刷不要
適切に構築された入力可能な PDF フォームを使用すると、それを受け取るすべての人にとって、印刷、入力、スキャンのループが不要になります。きれいなレイアウト、正しく設定されたフィールド、徹底的なテストなど、適切に設定するための投資は、誰かが紙を扱うのではなくデジタルで完了するたびに報われます。定期的に送信するフォームであれば、一度は正しく送信する価値があります。