毎週、世界のどこかで、誰かが PDF フォームを印刷し、手書きで記入し、スキャンして返送し、そのスキャン結果を電子メールで送信します。一連の作業全体には 15 分かかりますが、フォームに入力するだけの場合よりも品質の低い結果が生成されます。この問題が引き続き発生する理由は、PDF フォームは印刷することを目的としているという広く行き渡った思い込みです。それらの多くはそうではありませんが、そうでないものはそうする必要はありません。
2 種類の PDF フォーム — そしてそれが重要な理由
すべての PDF フォームが同じように作成されているわけではありません。どのタイプを扱っているかを理解することで、それに対して何ができるかが決まります。
インタラクティブ PDF フォーム には、テキスト ボックス、チェックボックス、ドロップダウン メニュー、ラジオ ボタンなどの組み込みフォーム フィールドがあります。フィールドをクリックすると、カーソルが表示されます。答えを入力してください。次のフィールドをクリックします。これらのフォームはデジタルで記入できるように設計されています。入力を保存し、エントリを検証し、電子的に送信できます。適切な PDF ビューアであれば、これらを処理できます。
フラット PDF フォーム フォームのように見えますが、インタラクティブなフィールドはありません。線とボックスは単なる視覚要素であり、クリックするものは何もありません。これらは通常、紙のフォームをスキャンするか、実際のフォーム フィールドを追加せずに Word または InDesign でフォーム レイアウトをデザインすることによって作成されます。デジタルで入力するには、ページ上の任意の場所にテキストを配置できる PDF Editor が必要です。
印刷とスキャンのループが続く理由
印刷してスキャンして電子メールで送信するという習慣が今も残っている理由はいくつかあります。デジタルフォームへの入力が可能であることを知らない人もいます。フラットな PDF フォームをクリックしようとしたところ、機能しないことがわかり、そのフォームはデジタルで入力できないと結論付けた人もいます。本当の問題は、デジタル入力が不可能ではなく、フォームにインタラクティブなフィールドがないことでした。
信頼という要素もあります。印刷された文書に署名してスキャンすることは、デジタルフィールドに名前を入力するよりも公式であると感じる人もいます。この認識はほとんど時代遅れです。PDF 署名フィールドに入力された名前は、ほとんどの管轄区域でほとんどの標準的なビジネス文書の手書き署名と同じ法的重要性を持ちますが、それは依然として残っています。
フラットフォームの送信にかかる実際のコスト
組織がインタラクティブなフォームではなくフラットな PDF フォームを送信すると、すべての受信者に負担がかかることになります。フラットフォームを受け取った人には、印刷、記入、スキャン、PDF Editor を使用してフォームフィールドに手動で入力する、または不完全なフォームを返送するという 3 つの選択肢があります。これらはどれも摩擦のないものではありません。
規模が大きい場合、これは重要です。すべての新規顧客にフラットな受付フォームを送信する企業は、オンボーディングのたびに数分間の手間がかかることになります。フラットな申請書を発行する役所は、プリンターを持たない人にとって障壁になります。フラットフォームを社内で回覧している人事部門では、存在する必要のないスキャンのオーバーヘッドが発生しています。
この修正 (フラット フォームからインタラクティブなフォームへの変換) は 1 回限りの投資で、繰り返し発生する摩擦を排除できます。インタラクティブな PDF フォーム は、Adobe Acrobat Pro またはその他のいくつかのツールを使用して作成できます。作成後は、開く、クリックする、入力する、保存する、送信するなど、受信者は余分な労力を必要としません。
印刷せずにフラットフォームに記入する方法
フラット フォームを受信していて、それを印刷したくない場合は、PDF エディターが実用的な解決策です。ページ上の任意の場所にテキストを追加できるツールでフォームを開きます。回答を入力する場所をクリックして入力し、空白行またはボックスの上に配置します。 www.wukongpdf.com の WukongPDF の PDF Editor がこれを処理します。フラット フォームをアップロードし、テキスト ツールを使用して各フィールドに入力し、完成したバージョンをダウンロードします。
結果は手書きのスキャンよりもきれいに見えます。入力されたテキストは読みやすく、ファイルは小さいままであり、スキャンの手順はありません。署名が必要なフォームの場合は、同じ方法でデジタル的に追加します。完成した PDF はプロフェッショナルな見た目で、受信者にとってはスキャンした画像よりも処理が簡単です。
行う価値のある 1 つの変更
定期的にフォームを他の人に送信する場合は、フォームをインタラクティブな PDF に変換してください。フラットフォームを定期的に受け取る場合は、PDF エディターをブックマークしておいて、プリンターをスキップしてください。いずれにせよ、印刷、スキャン、電子メールのループは解決された問題です。必要なのは、解決策が存在することを知っていることだけです。