本の原稿、会社のハンドブック、技術マニュアル、複数の章からなるレポートなどの長い文書を、書式を失わずに PDF に変換することは、簡単そうに見えて実際はそうではないタスクの 1 つです。短いドキュメントはワンクリックできれいに変換されます。複雑な書式設定、埋め込み画像、相互参照、ヘッダー、フッターを含む長い文書の場合は、要求がさらに高くなります。正しい結果を得るには、プロセスの各段階でいくつかの慎重な手順が必要です。
変換直前にソースドキュメントの構造を取得
PDF 出力の品質は、ソース ドキュメントの品質を直接反映します。 Word の書式設定の問題は、PDF の書式設定の問題になります。場合によっては、より目立つ場合もあれば、若干異なる方法で発生することもあります。何かを変換する前に、ソース文書が適切に構造化されている必要があります。
- 適切な見出しスタイルを使用します: 見出し 1、見出し 2、見出し 3 — 手動での太字やフォント サイズの変更は行わないでください。これにより、PDF 内にナビゲート可能な構造が作成され、作業用の目次が有効になります。
- 一貫した段落スタイルを設定する: 本文テキスト、キャプション、ブロック引用符はそれぞれ、アドホックな書式設定ではなく名前付きスタイルを使用する必要があります。一貫したスタイルは一貫して変換されます。
- 空の段落ではなく改ページを使用します: Enter キーを 20 回押して新しい章を開始すると、予期せず改ページされる脆弱なスペースが作成されます。 [挿入] > [挿入] を使用します。代わりに改ページまたはセクション区切りを使用します。
- 画像を適切に埋め込む: 画像は外部ファイルにリンクするのではなく、ドキュメントに挿入する必要があります。リンクされた画像はドキュメントと一緒に移動しないため、PDF では空白のボックスとして表示される場合があります。
ページ設定: エクスポートする前に正しく設定してください
Word 文書のページの寸法、余白、向きによって、PDF のページの寸法が決まります。これらはエクスポート前よりも事後の変更が難しいため、最初に注意深く確認してください。
ページサイズ
開始する前に、ドキュメントが A4 (国際標準) であるかレター (米国標準) であるか、または業界のペーパーバック本のような特定の目的に合わせたカスタム サイズであるかを決定します。長い文書を作成した後にページ サイズを変更すると、文書全体でテキストがリフローされ、通常は再フォーマット作業が必要になります。
余白
印刷して製本する文書の場合、ミラーマージン (製本用に内側の端が広くなっている) により、テキストがとじしろに隠れるのを防ぎます。デジタルのみの文書の場合、ほとんどの用途には標準的な四辺の余白 2 ～ 2.5 cm が適しています。ヘッダーとフッターを表示するには十分な余白が必要です。印刷プレビューでページ番号と章のタイトルが切れていないことを確認してください。
目次と PDF ナビゲーション
ナビゲーションのない長い文書は使用するのにイライラします。 Word で、見出しスタイルに基づいて自動目次を挿入します ([参考文献] > [目次])。 PDF にエクスポートすると、この目次をクリックできるようになり、読者は任意の章またはセクションに直接ジャンプできます。
PDF ブックマーク (Adobe Reader のサイドバーに表示されるナビゲーション パネル) は、Word の組み込み PDF エクスポートを使用してエクスポートするときに、Word の見出しスタイルから自動的に生成されます。必ず [ファイル] > [ファイル] を使用してください。名前を付けて保存 > PDF (PDF に出力しない) を使用してこの構造を保持します。 Print to PDF メソッドではすべてがフラット化され、ブックマーク ナビゲーションが失われます。これは、長い文書の PDF Navigation にとって非常に重要です。
長いドキュメント内の画像の管理
多くの画像を含む長い文書は、サイズが大きすぎる PDF やファイルの読み込みが遅い原因として最も一般的です。ドキュメント内の画像はファイル サイズの主な要因であり、高解像度の画像はすぐに重量を増加させます。
エクスポートする前に: Word ですべての画像を選択し、[画像の圧縮] を使用します (任意の画像を右クリック > [画像の圧縮] > [このドキュメント内のすべての画像に適用])。デジタル配布の場合は解像度を画面 (150 DPI)、ドキュメントを印刷する場合は印刷 (300 DPI) に設定します。多くの場合、この 1 つの手順により、非圧縮画像を使用してエクスポートする場合と比較して、エクスポートされる PDF サイズが 60 ～ 80% 削減されます。
エクスポート後も PDF が大きすぎる場合は、www.wukongpdf.com にある WukongPDF の PDF Compression ツールを実行してさらに縮小します。書籍やマニュアルをデジタルで配布する場合、ファイルを 10 MB 未満に抑えると、電子メールで共有することが容易になり、ダウンロードも早くなります。
重要なエクスポート設定
Word の PDF エクスポート ダイアログ ([ファイル] > [名前を付けて保存] > [PDF]) では、いくつかのオプションが出力品質に影響します。
- 最適化: 「標準」を選択します。印刷品質の出力または「最小サイズ」の場合画質よりもファイル サイズが重要な Web/電子メール配布用
- アクセシビリティのための文書構造タグ: これを有効にすると、見出し構造が保存され、PDF がスクリーン リーダーで読み取れるようになります。
- 見出しを使用してブックマークを作成: これを有効にすると、ドキュメントの見出しから PDF ビューアにナビゲーション パネルが生成されます。
- ISO 19005-1 準拠 (PDF/A): ドキュメントがアーカイブ標準を満たす必要がある場合にのみこれを有効にします。フォント埋め込み要件が追加され、一部の機能が制限されます。
配布前の最終チェック
エクスポート後、PDF を開いて、ナビゲーション パネルにブックマークが表示されるかどうかを確認します。目次は正しいページにリンクしていますか?すべての画像は正しくレンダリングされていますか?ファイルサイズは配布方法に対して適切ですか?文書の途中にある数ページを抜き取りチェックします。長い文書の書式設定の問題は、多くの場合、最初に見るのが自然な冒頭ではなく、途中に現れます。配布前に 10 分間レビューすることは、苦情を集めて事後にファイルを再発行するよりもはるかに苦痛が少ないです。