40 ページのレポートを開くと、目次がありません。必要なセクションを見つけるには、すべてのページをスクロールする必要があります。文書には見出しがありますが、それらはページ上の単なるテキストです。これらはクリックできず、ナビゲートできず、誰もが何かをすばやく見つけるのに役立ちません。次に、すべての章とセクションがクリック可能なリンクとしてリストされているサイドバー パネルを備えた同じレポートを想像してください。ワンクリックで該当ページへ直接ジャンプします。それが PDF ブックマークの役割です。
ブックマークは PDF に相当する目次であり、どのページを閲覧していても表示されたままになります。これらはドキュメントの横にあるパネル (通常はビューア ウィンドウの左側) に表示され、読者がスクロールしてもアクセスできます。ブックマークをクリックすると、対応するページとセクションに即座にジャンプします。数ページを超えるドキュメントの場合、ブックマークは読書エクスペリエンスを直線的なページめくりからターゲットを絞ったナビゲーションに変換します。
ブックマークと印刷された目次の違い
印刷された目次は、ページ上のテキストです。これにより、文書に何が記載されているか、各セクションが何ページから始まるかが読者に示されますが、読者はスクロールするかページ番号を入力して手動でそのページに移動する必要があります。 PDF ブックマークは、対話型のナビゲーション要素です。これはビューアのブックマーク パネルに表示され、クリック可能で、読者を即座に目的地に連れて行きます。ブックマークは階層的にネストすることもできます。章のブックマークを展開して、その章内の各セクションのサブブックマークを表示できます。この階層構造は、フラットに印刷された目次では表現できない方法で、ドキュメントの論理構成を反映しています。
ブックマークはセッション間でも保持されます。閲覧者が PDF を再度開くと、ブックマーク パネルはそのまま表示され、閲覧者に応じて以前に展開または折りたたまれたブックマークの状態が保持されます。印刷された目次は、文書を開くたびに再検索して再読み取りする必要があります。人々が繰り返し参照する参考文書、ポリシーマニュアル、技術仕様書、従業員ハンドブック、ブックマークと使用するたびにページをめくる複合物のナビゲーション速度の違いなど。
Word の見出しスタイルからブックマークを自動的に作成する
ブックマーク付き PDF を作成する最も効率的な方法は、ソース文書で見出しスタイルを使用し、PDF エクスポート プロセスでブックマークを自動的に生成させることです。 Microsoft Word では、見出し 1、見出し 2、および見出し 3 のスタイルを章のタイトルとセクションの見出しに適用します。 PDF にエクスポートする場合は、[見出しを使用してブックマークを作成する] オプションをオンにします。 [オプション] の下の [PDF として保存] ダイアログで。 Word は、各見出しを対応するブックマークに変換し、見出し階層をブックマーク階層として保存します。見出し 1 はトップレベルのブックマークになり、その下にネストされた見出し 2 は子ブックマークになります。
同じ原則が Google ドキュメントにも当てはまります。 Google ドキュメントを PDF としてダウンロードすると、組み込みの見出しスタイルで書式設定された見出しが自動的にブックマークに変換されます。チェックするチェックボックスはありません。これはデフォルトで発生します。 Adobe InDesign では、[ブックマークの作成] を使用して PDF にエクスポートするときに、目次機能からブックマークも生成します。エクスポート設定でオプションが有効になっています。このパターンは普遍的です。ソース アプリケーションの構造化された見出しにより、PDF に構造化されたブックマークが作成されます。
既存の PDF へのブックマークの手動追加
ソース文書が利用できない場合、または PDF がブックマークなしで作成された場合は、PDF エディターを使用してブックマークを手動で追加できます。 Adobe Acrobat Pro で、ウィンドウの左側にあるブックマークパネルを開きます。ブックマークしたいページとセクションに移動します。ブックマーク パネル ツールバーの [新しいブックマーク] アイコンをクリックします。新しいブックマークが表示されるので、名前を入力します。ブックマークは、現在のページとズーム レベルを自動的にポイントします。セクションごとにこのプロセスを繰り返します。ブックマークをドラッグして順序を変更したり、親子階層にネストしたりできます。
WukongPDF の PDF Bookmarks ツールは、ブラウザーでのこのプロセスを合理化します。 PDF を開き、ブックマークするページに移動して、[ブックマークの追加] をクリックします。ブックマーク名を入力して確認します。ブックマークがドキュメントのブックマーク ツリーに追加されます。ページごとにブックマークを追加したり、ブックマーク名を編集したり、不要なブックマークを削除したり、階層を再編成したりできます。このプロセスは手動ですが、50 ページまたは 60 ページまでのドキュメントの場合は簡単です。非常に長い文書の場合は、プログラムで見出しテキストを抽出してブックマークを生成する方が効率的ですが、一般的なレポートや提案の場合、手動でブックマークを付けると 10 ～ 15 分かかり、永続的に使いやすい文書が作成されます。
ブックマークを論理階層に編成する
40 件のブックマークのフラット リストは、ブックマークがまったくないよりもわずかに優れているだけです。読者は依然として、正しいセクションを見つけるために長いリストに目を通す必要があります。 3 つまたは 4 つのトップレベルのブックマークからなる階層構造は、それぞれが拡張されて 6 つまたは 8 つの子ブックマークを表示し、同じ情報をスキャン可能で整理された方法で表示します。読者はトップレベルの構造をすぐに確認し、必要なセクションを展開して、特定のトピックに移動します。
階層を作成するには、文書をパート、章、セクションの 3 つのレベルで考えます。パートは、「はじめに」、「はじめに」などの最も広範な部門です。 「財務データ」 「付録」。章は各パート内の次のレベルです。セクションは、各章内の個別のトピックです。ブックマーク パネルでパート レベルのブックマークを作成し、その下にチャプタ ブックマークをドラッグして子にします。セクションのブックマークを親章の下にドラッグします。ブックマーク パネルのインデントは階層を視覚的に表します。読者は構造が一目でわかり、ワンクリックで任意のレベルに移動できます。
ブックマーク名は簡潔にしてください。 「第 3 章: 米国南東部の地域市場動向と競争力学の分析、2020 年から 2025 年」というブックマーク。ブックマーク パネルでは 3 行に折り返されるため、「第 3 章: 地域市場分析」よりも目を通すのが困難です。ブックマークはナビゲーションを補助するものであり、セクションのタイトル全体を再度記載する場所ではありません。ページ自体のセクション見出しは、必要な長さにすることができます。しおりは一目で読める程度に短くする必要があります。
最高のユーザー エクスペリエンスのためのブックマークの宛先の設定
ブックマークはページにジャンプするだけではありません。読者が到着時に何を見るかを正確に制御できます。デフォルトの動作では、ページにジャンプし、現在のズーム レベルとスクロール位置で表示します。ほとんどの PDF エディターでは、これをカスタマイズできます。現在のズームと位置を継承したり、ページをウィンドウに合わせたり、ページ幅に合わせたり、特定の倍率にズームしたりするようにブックマークを設定できます。最適な選択はドキュメントのレイアウトによって異なります。
テキストの多いドキュメントの PDF ナビゲーション の場合は、ブックマークを [幅に合わせる] に設定します。読者は適切なページに読みやすいサイズのテキストを表示し、ズームを調整することなくすぐに読み始めることができます。画像の多いドキュメントやデザイン ポートフォリオの場合、ページに合わせることで、読者は構成全体を一度に確認できます。エンジニアリング図面やスプレッドシート ページなど、小さく詳細なコンテンツを含む文書の場合、150% または 200% の固定ズームにより、読者は必要な詳細ビューに直接アクセスできます。宛先の動作を設定するのに数秒を費やすことで、すべての読者がブックマークをクリックした後にズームしたりスクロールしたりする手間が省けます。
すべてのブックマークを追加して整理した後、構造全体をテストします。すべてのブックマークをクリックして、正しいページに移動することを確認します。親ブックマークを展開したり折りたたんだりして、階層が論理的であることを確認します。別のビューアで PDF を開き、ブックマークがアプリケーション間で正しく表示されることを確認します。 Acrobat では機能するが、Mac のプレビューやモバイル PDF リーダーでは機能しないブックマークは、宛先を調整する必要があります。数分間のテストにより、読者が「財務概要」というラベルの付いたブックマークをクリックしてイライラすることがなくなります。そして表紙に着地。