幅の広い Excel スプレッドシートは、縦向きのページには適合しません。列が右端からはみ出しているため、単一の論理テーブルが複数の印刷シートに分割されており、これらのシートをテープで貼り付けるか、読者が頭の中で再組み立てする必要があります。 Excel スプレッドシートを横向きで PDF に変換すると、ページが 90 度回転し、すべての列を 1 ページ幅に収めるのに必要な水平方向のスペースが確保されます。横向きモードでのExcel から PDF への変換は簡単ですが、拡大縮小、余白、印刷領域を正しくするには、Excel のページ レイアウト ダイアログに埋め込まれているいくつかの設定に注意する必要があります。
ページの向きを横向きに切り替える
Excel ワークブックを開き、変換するワークシートを選択します。リボンの「ページ レイアウト」タブをクリックします。 [ページ設定] グループで [方向] をクリックし、[横] を選択します。画面上のグリッドは目に見えて変わりませんが、破線の改ページ線が新しい方向でページ境界がどこに位置するかを示すようになります。横向きの設定は各ワークシートに個別に適用されるため、1 つのシートを横向きに切り替えても、同じワークブック内の他のシートの縦向きには影響しません。
横向きに切り替えた後、ワークシートの幅全体をスクロールして、すべての列が改ページの境界内にあることを確認します。列が右の改ページ線を超えて広がっている場合、列の幅を小さくする、フォント サイズを小さくする、ページの余白を狭くするように調整する、または拡大縮小オプションを使用してワークシート全体をサイズに合わせて縮小するなど、列を印刷可能領域内に収めるためのいくつかのオプションがあります。標準レターシートの横向きのPDF ページ サイズ は、幅 11 インチ、高さ 8.5 インチで、縦向きの寸法の逆です。
横長出力時の印刷領域を設定する
Excel ワークシートには、PDF に表示すべきではないデータ、計算、参照テーブルが含まれている場合があります。印刷領域は、どのセルがエクスポートされるかを正確に定義します。 PDF に表示するセルの範囲を選択します。 「ページレイアウト」タブをクリックし、「印刷範囲」を選択し、「印刷範囲を設定」を選択します。 Excel は、選択した範囲の周囲に破線の境界線を配置し、PDF エクスポート中にその範囲の外側のすべてを無視します。
ワークシートに複数の個別の表が含まれており、それらをすべて横向き PDF に表示する必要がある場合は、Ctrl キーを押しながら各範囲を選択し、印刷領域を設定します。 Excel では、選択されたすべての範囲が改ページで区切られて印刷領域に含まれます。よりクリーンなランドスケープ出力を実現するには、エクスポート前に個別のテーブルを 1 つのシートに統合するか、個別のシートに分割するかを検討してください。論理的な読み取り順序で配置された複数の表を含む横向き PDF は、表が一見ランダムな位置に表示される PDF よりもナビゲートしやすくなります。
すべての列に合わせてスケーリングを調整する
[ページ設定] ダイアログの拡大縮小オプションは、印刷ページに合わせて Excel がワークシートのコンテンツをどのように縮小または拡大するかを制御します。 [ページ レイアウト] タブの [ページ設定] グループの隅にある小さな矢印をクリックして、[ページ設定] ダイアログを開きます。 [ページ] タブの [拡大縮小] で [合わせる] を選択し、幅を 1 ページに、高さを空白に設定します。これにより、Excel に 1 ページに合わせて幅を拡大縮小し、必要な数のページにわたって高さを拡張できるように指示します。
[1 ページ幅に合わせる] 設定は、横向き Excel から PDF への変換で最も一般的です。横向きに切り替える主な目的は、列が 2 ページ目の幅にはみ出さないようにすることです。スケーリングによってテキストが小さすぎて読めない場合は、スケーリングのみに依存するのではなく、列の幅とフォント サイズを手動で調整します。テキストを読むために虫眼鏡が必要な横長の PDF では、向きを切り替える目的が無効になります。
ヘッダー、フッター、繰り返し行の構成
横長の PDF では、幅の広いページに合わせてヘッダーとフッターが正しく配置されていると便利です。 [挿入] タブをクリックし、[ヘッダーとフッター] を選択して、横幅全体にわたるヘッダーをデザインします。プロフェッショナルなレポート形式のレイアウトを作成するには、左側にドキュメントのタイトル、中央にページ番号、右側に日付を含めます。ヘッダーとフッターはページの向きに合わせて自動的に回転するため、横向きの特別な設定は必要ありません。
最初の行の列ヘッダーによって各列の内容が識別されるワークシートの場合、それらのヘッダー行が各印刷ページの先頭で繰り返されるように構成します。 [ページ レイアウト] タブをクリックし、[タイトルの印刷] を選択し、[先頭で繰り返す行] フィールドに行範囲を入力します (最初の行は $1:$1 など)。垂直方向に複数の印刷用紙にまたがる横長のページでは、ヘッダー行が繰り返されると、読者の方向を意識しやすくなります。
ランドスケープ PDF のプレビューとエクスポート
PDF にコミットする前に、印刷プレビューを使用して、ランドスケープ出力がどのように見えるかを正確に確認してください。 [ファイル]、[印刷] に移動し、プレビューで各ページを確認します。すべての列がページ幅に収まっていること、1 列または 2 列のみの余分なページにデータがこぼれていないこと、ヘッダーとフッターが正しく配置されていることを確認してください。プリンターを Microsoft Print to PDF またはプリンター ドロップダウンでお好みの PDF プリンターに切り替え、[印刷] をクリックして PDF を生成します。
複数のシートが横向きのワークブックの場合は、印刷設定で「ワークブック全体を印刷」を選択して、ワークブック全体を 1 つの PDF としてエクスポートします。各シートは新しいページから始まります。生成された PDF で、ページの向きがすべてのシートにわたって一貫して横向きであることを確認します。いずれかのシートが縦長に戻った場合は、そのシートを Excel で開き、個別の向きの設定がデフォルトの縦長設定を継承するのではなく、横長になっていることを確認します。
ランドスケープのエクスポートに関する一般的な問題のトラブルシューティング
横長の Excel PDF で最も一般的な問題は、印刷出力が印刷プレビューと異なって見えることです。これは、選択したプリンタ ドライバがプレビュー レンダラーとは異なる余白のデフォルトを使用している場合に発生します。 Excel は選択したプリンターの機能に基づいてプレビューと改ページの計算を調整するため、ページ レイアウトを構成する前に、必ずアクティブなプリンターを Microsoft Print to PDF または Adobe PDF に設定してください。
もう 1 つの一般的な問題は、Excel ビューのフリーズしたペインまたは分割されたウィンドウが PDF 出力に影響を与えることです。 Excel では、印刷されるすべてのページで、正しく見えるように固定された行または列が繰り返されることがありますが、ページの向きが変わると予期しない結果が生じることがあります。エクスポートする前に、すべてのペインのフリーズを解除し、分割されたウィンドウを削除します。ペインを固定せずに印刷プレビューを確認して、実際の出力がどのように見えるかを確認してください。
WukongPDF では、複数シートの Excel エクスポートからのファイル サイズが電子メール添付ファイルの制限を超えた場合、結果の横長 PDF を結合または圧縮できます。ページ設定作業はExcelで行います。エクスポート後のファイル管理は PDF ツールによって処理されます。
PDF 出力での数式とセル参照の保持
ランドスケープ Excel から PDF へのエクスポートでは、値を生成した数式ではなく、セルに表示されている値がキャプチャされます。 PDF に値とその計算方法の両方を表示する必要がある場合は、エクスポートする前に、数式を文書化する別のシートまたはテキスト注釈を追加します。 PDF には結果が保存されます。注釈は方法論を保持します。
定期的に更新されるワークブックの場合は、各シートのページ設定、方向、印刷領域、拡大縮小を標準化する PDF エクスポート マクロを作成します。このマクロにより、各エクスポート前に各シートを手動で構成する必要がなくなり、誰がエクスポートを実行するかに関係なく、一貫した出力が保証されます。単純な VBA マクロを一度記録してリボン上のボタンに割り当てると、エクスポート サイクルごとに構成時間を数分節約できます。
Excel から PDF への繰り返しのランドスケープ エクスポートの場合は、すべてのページ設定構成を含むワークブックをテンプレート ファイルとして保存します。テンプレートには、横向き、印刷領域、拡大縮小、ヘッダーとフッター、および繰り返し行が含まれます。新しいバージョンをエクスポートする必要がある人は、テンプレートを開いてデータを更新し、すべての設定がすでに正しく構成された状態で PDF にエクスポートします。
Excel から出力された横向きの PDF が正しいことを簡単に確認するには、ドキュメントのプロパティで PDF ページの寸法を確認します。横長のレターページの寸法は 11 x 8.5 インチでなければなりません。寸法が 8.5 x 11 と表示されている場合、ページはまだ縦向きであり、その特定のワークシートの方向設定はエクスポート前に適用されていません。
ランドスケープExcel から PDF へのアプローチは、スプレッドシートが最終的な PDF を念頭に置いて設計されている場合に最も効果的です。画面表示用に選択された列幅、フォント サイズ、グラフの寸法は、横長の印刷ページにはうまく変換されない場合があります。最終的な出力媒体に合わせてスプレッドシートを最初から設計します。
ランドスケープ Excel を PDF 出力に配布する前の最終チェック: 携帯電話で PDF を開き、スプレッドシートの列が過剰なズームなしで読み取れることを確認します。縦向きの携帯電話の画面で閲覧した横向きのページは、読みにくい場合があります。
すべてのプリンタが横向きを適切に処理できるわけではないため、横長スプレッドシートの PDF 印刷 ステップには特別な注意が必要です。予期しない縦向き出力を避けるために、プリンターの設定が PDF の向きと一致していることを確認してください。