複数シートの Excel ワークブックを PDF に印刷すると、各ワークシートでわずかに異なる寸法のページが生成されます。 3 ページ目は 2 ページ目よりも数分の 1 インチ幅が広いです。 7 ページの余白は 5 ページと一致しません。 PDF をスクロールすると、ページの境界がシートからシートへと目に見えて飛び移ります。これは、Excel がページ サイズと余白の設定を各ワークシートに個別に割り当てるためであり、さまざまなユーザーが異なるシートを編集するため、ブックの存続期間中にこれらの設定がばらつくことがよくあるためです。ページ サイズの不一致が発生する理由を理解することは、Excel を PDF 出力に修正するための第一歩です。
Excel が各ワークシートのページ サイズを決定する方法
すべての Excel ワークシートは、セル データとは別に保存された独自のページ設定構成を維持します。この設定には、用紙サイズ、向き、余白の幅、ヘッダーとフッターの内容、および印刷領域の定義が含まれます。印刷または PDF にエクスポートすると、Excel は各ワークシートを個別に処理し、独自のページ設定を適用します。 Sheet1 が狭い余白のレター サイズに設定され、Sheet2 が広い余白のある A4 に設定されている場合、結果の PDF にはさまざまなページサイズが含まれます。
各シートのページ設定は、通常のセル グリッド ビューでは表示されません。現在の設定を確認するには、ページ レイアウト ビューに切り替えるか、[ページ設定] ダイアログを開く必要があります。この非表示性が、不一致の PDF ページ サイズ 設定が、PDF が生成されて誰かがページ境界の飛びに気づくまで気付かないことが多い理由です。異なる国の同僚の間で受け渡されるワークブックは、ある人がシートを A4 に設定し、別の人がレターを使用している可能性があるため、特に脆弱です。
すべてのシートにわたるページ設定の確認と標準化
不一致のページ設定を特定する最も信頼できる方法は、エクスポートする前に各シートを個別に確認することです。任意のシート タブを右クリックし、[すべてのシートを選択]を選択します。これにより、すべてのシートがグループ化され、ページ設定の変更がすべてのシートに同時に適用されるようになります。すべてのシートを選択した状態で、リボンの [ページ レイアウト] タブを開きます。 [サイズ] ドロップダウンをクリックし、すべてのシートで同じ用紙サイズが使用されていることを確認します。 [方向] ドロップダウンをクリックして、すべてのシートを一貫して縦または横に設定します。 [余白] をクリックし、すべてのシートに同じ余白プリセットを選択します。
すべてのシートをグループ化してページ設定を標準化した後、シート タブを右クリックし、[シートのグループ解除] を選択してグループを解除します。次に、ページ レイアウト ビューで各シートをスクロールして、改ページと余白が一貫していることを視覚的に確認します。ワークブックの残りの部分では縦長が使用されているのに、横長に設定されている可能性がある幅の広いテーブルを含むシートには特に注意してください。これらの意図的な方向の違いは有効ですが、PDF 出力で異なるページ寸法が生成されます。各シートの最適な向きよりも一貫したページ サイズの方が重要な場合は、向きも標準化します。
拡大縮小オプションを使用してコンテンツを均一のページに合わせる
用紙サイズと余白を標準化しても、コンテンツが各ページにきれいに収まるという保証はありません。以前は横向きで 2 枚のシートにまたがって印刷されていた幅の広い表が、縦向きモードではページの境界からはみ出す場合があります。 [ページ設定] ダイアログの拡大縮小オプションを使用して、各シートのコンテンツを標準化されたページにどのようにマッピングするかを調整します。 [フィット] オプションでは、指定した幅のページ数、指定した高さのページ数内に収まるようにシート全体が拡大縮小されます。
高さのフィールドを空白のままにして「1 ページ幅に合わせる」を設定すると、Excel は幅を 1 ページに収まるように調整し、高さは必要な数のページにわたって拡張できます。これにより、余分な列が 1 つあるテーブルによって、狭いデータ列が 1 つだけ含まれたほとんど空白の 2 ページ目が生成されるという、一般的な PDF 印刷 の問題が防止されます。拡大縮小されたテキストが小さすぎて読めない場合は、シート全体を強制的に 1 ページに収めるのではなく、印刷領域を調整して重要でない列を除外するか、拡大縮小を可読最小のパーセンテージに設定します。
シートごとに印刷範囲を設定する
未定義または一貫性のない印刷領域は、予期しないページ サイズの変動のもう 1 つの一般的な原因です。 1 つのシートに A1 ～ K45 の印刷領域が定義されており、別のシートに印刷領域が定義されていない場合、Excel では 2 番目のシートの使用範囲全体が印刷され、意図した範囲をはるかに超えてしまう可能性があります。 PDF にエクスポートする前に、シートごとに印刷範囲を設定します。出力に表示するセルを選択し、「ページレイアウト」タブをクリックして、「印刷領域」、「印刷領域の設定」の順に選択します。
すべてのシートに印刷領域を設定した後、PDF にコミットする前に、印刷プレビュー画面を使用して各シートの出力を確認します。プレビューには、シート間で表を分割する改ページなど、PDF に表示される内容が正確に表示されます。行の高さ、列の幅、または印刷領域の境界を調整して、不自然な改ページを解決します。印刷プレビューに余分な時間を費やすことで、PDF の生成、レイアウトの問題の発見、修正、ファイルの再生成といった手間が省けます。
一貫した設定で PDF にエクスポートする
すべてのシートを同じページ サイズ、方向、余白、印刷領域に設定して、ワークブックを PDF にエクスポートします。 Excel で、[ファイル]、[エクスポート] の順に移動し、[PDF の作成] を選択します。エクスポート オプション ダイアログの [発行内容] で、[アクティブ シート] ではなく [ワークブック全体] を選択します。これにより、すべてのシートが確実に含まれるようになります。 [オプション] ボタンをクリックし、公開設定が標準化の選択と一致していることを確認します。 PDF が広範囲に配布される場合は、アクセシビリティのためのドキュメント プロパティとドキュメント構造タグが有効になっていることを確認してください。
PDF が生成されたら、それを開いてすべてのページをスクロールします。ページの寸法はシート間で一貫しているはずです。それでもシートのページ寸法が異なる場合は、Excel でそのシートに戻り、個別のページ設定を確認します。非表示または保護されている場合、グループ選択から除外されている可能性があります。 WukongPDF では、マルチシート ワークブックのファイル サイズが電子メール添付ファイルの制限を超えた場合、最終的な PDF を圧縮または結合できますが、ページ サイズの不一致を防ぐには、エクスポート前に Excel ページ設定を標準化することが依然として最も効果的な方法です。
異なるオペレーティング システムで作成された Excel ワークブックの処理
Windows と Mac の両方のコンピューターで編集された Excel ブックは、2 つのオペレーティング システムで使用される既定の用紙サイズとプリンター ドライバーが異なるため、特にページ サイズの不一致が発生しやすくなります。 Windows のデフォルトのレター用紙サイズは 8.5 x 11 インチです。 macOS もデフォルトで US Letter に設定されていますが、Mac のプリンタ サブシステムは CUPS 印刷システムを通じてページの寸法をマッピングするため、余白とスケールの解釈が Windows GDI 印刷サブシステムとは若干異なる場合があります。
これらのオペレーティング システムの違いにより、ページ サイズに数十分の 1 インチの違いが生じる可能性があります。これは、画面上では気づかないほど微妙ですが、印刷したページを重ねて表示したり、見開きページを完全に揃える必要がある 2 ページの見開きで PDF を表示したりすると、明らかです。 PDF をエクスポートする前に複数のオペレーティング システムでワークブックを編集する場合は、1 つのシステムを最終エクスポート マシンとして指定し、PDF を作成する前にそのマシン上ですべてのページ設定の標準化を実行します。
最終エクスポートの前に、WukongPDF を使用して補足ページを結合するか、マルチシート PDF が電子メール添付ファイルの制限を超える場合は出力を圧縮します。 Excel のページ設定を標準化することでサイズの不一致を防ぎ、専用の PDF ツールがエクスポート後のファイル管理を処理します。
Excel で非表示の行と列があると、PDF 出力で予期しないページ サイズの動作が発生する可能性があります。ワークシートに、表示されている印刷領域を超える非表示の列が含まれている場合、Excel ではページ幅の計算に非表示のコンテンツが含まれる場合があります。エクスポートする前に、すべての行と列を一時的に再表示してデータの全範囲を表示し、その後、非表示のコンテンツを削除するか、印刷領域を調整して明示的に除外します。
Excel はサポートされている用紙サイズとデフォルトの余白をプリンタに問い合わせるため、Excel で選択したプリンタ ドライバは PDF ページの寸法に影響を与える可能性があります。選択したプリンタが非標準の用紙を扱う物理デバイスである場合、PDF 出力は予期しないページ サイズ設定を継承する可能性があります。一貫した PDF 出力を得るには、Excel ファイルを開く前に、デフォルトのプリンターを Microsoft Print to PDF に設定します。
Excel for Mac と Excel for Windows では、特定のページ設定機能、特にグラフィックを含むヘッダーとフッターの処理方法が異なります。ヘッダーに会社のロゴが含まれるワークシートは、画像のスケーリング アルゴリズムが異なるため、オペレーティング システムごとにわずかに異なる寸法で表示される場合があります。ワークブックを両方のプラットフォームで PDF にエクスポートする場合は、それぞれのプラットフォームで出力をテストし、どのプラットフォームが最終的な配布コピーに適切な結果を生成するかを特定します。
エクスポートに使用したものとは異なる用紙サイズで印刷する可能性がある受信者に PDF を配布する場合は、電子メールまたはドキュメントのヘッダーに、対象の用紙サイズを示すメモを含めてください。北米の受信者によって A4 用紙用にフォーマットされた PDF をレターに印刷すると、余白がわずかに切り取られる場合があります。 PDF ページ サイズを受信者の間で最も一般的な用紙サイズと一致するように設定すると、この問題は最小限に抑えられます。