Word 文書には、目次、図とセクションへの相互参照、前後にリンクする脚注、外部 Web サイトへのハイパーリンクが含まれています。これを PDF にエクスポートし、結果を開き、「14 ページのセクション 3.2 を参照」という相互参照をクリックします。何も起こりません。参照はデッドテキストです。 Word 文書のナビゲーションを容易にするクリック可能な構造は、変換後も残っていませんでした。
相互参照、ハイパーリンク、目次エントリはすべて Word から PDF への変換後も存続しますが、これは適切なエクスポート設定が有効であり、文書が手動による回避策ではなく Word の組み込み機能を使用している場合に限られます。すべての参照が有効なリンクである PDF と、すべての参照がデッドテキストである PDF の違いは、チェックに数秒かかるいくつかの設定によって決まります。
中心原則: 手動による書式設定ではなく、Word の組み込み機能を使用する
Word から PDF への変換中にクリック可能なリンクを作成する Word のすべての機能は、手動のテキスト入力ではなく Word の自動ツールを使用する文書に依存します。 「挿入」で作成された目次は、クリック可能なエントリとしてエクスポートされます。手動でプレーン テキストとして入力した目次は、デッド テキストとしてエクスポートされます。 「挿入」によって挿入された相互参照。相互参照はクリック可能なリンクとしてエクスポートされます。 「14 ページを参照」として手動で入力したテキスト。 Word ではそれが参照であることを知る方法がないため、デッド テキストとしてエクスポートされます。
この原則は、あらゆるナビゲーション要素に適用されます。外部 URL には「www.example.com」と入力するのではなく、「挿入」、「ハイパーリンク」を使用してください。プレーンテキストとして保存し、Word の自動書式設定を利用してリンクのように見せます。 [挿入]、[ブックマーク] を使用して、内部ナビゲーション用のアンカー ポイントを作成します。太字やフォント サイズが変更された見出しのように見えるようにテキストを手動で書式設定するのではなく、Word の組み込みの見出しスタイル (見出し 1、見出し 2、見出し 3) を使用します。各組み込み機能は、PDF エクスポート エンジンが機能する PDF リンク、ブックマーク、相互参照に変換できる構造化データをドキュメント内に生成します。
作業リンクの PDF エクスポート設定の構成
[ファイル]、[名前を付けて保存]、[PDF]、または [ファイル]、[エクスポート]、[PDF の作成] を使用して Word から PDF にエクスポートする場合、デフォルト設定ではインタラクティブな要素が常に保持されるわけではありません。 [PDF として保存] ダイアログの [オプション] ボタンをクリックして、エクスポート設定を開きます。 [印刷以外の情報を含める] で [見出しを使用してブックマークを作成する] がオンになっていることを確認します。にチェックが入っています。これにより、見出しスタイルが PDF ブックマークに変換されます。 「ドキュメントのプロパティ」が正しいことを確認します。 PDF メタデータに Word 文書のタイトルと作成者を含める場合は、チェックマークを付けます。 PDF オプション セクションで、「ISO 19005-1 準拠 (PDF/A)」にチェックを入れます。 PDF/A アーカイブへの準拠が必要であり、この設定により一部のインタラクティブ機能が無効になる可能性があることを理解している場合にのみ使用してください。
相互参照の最も重要な設定は、[オプション] ダイアログにはまったくありません。これは Word の主な環境設定にあります。 [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順に移動し、[ドキュメント コンテンツの表示] セクションまでスクロールします。 「値の代わりにフィールド コードを表示する」ことを確認します。チェックが外されています。フィールド コードが表示されている場合、PDF エクスポートでは、「{ REF _Ref12345 \h }」のような生のフィールド コード テキストがエクスポートされます。解決された参照テキストの代わりに。エクスポートされた PDF には、ページ番号やセクション タイトルの代わりにフィールド コードが表示されますが、これはデッドリンクよりもはるかに悪いです。
相互参照が変換後に存続していることを確認する方法
PDF をエクスポートした後、すべてがうまくいったと考えないでください。 PDF を開いて、いくつかのリンクを系統的にテストします。目次エントリをクリックします。対応する見出しにジャンプするはずです。 「7 ページの図 3 を参照」のような相互参照をクリックします。図 3 にジャンプするはずです。外部ハイパーリンクをクリックします。デフォルトのブラウザで URL が開くはずです。これらのいずれかが失敗した場合は、エクスポート設定を調整する必要があるか、ソース文書が組み込み機能の代わりに手動フォーマットを使用していることになります。
脚注と文末脚注には双方向リンクが含まれるため、特に注意が必要です。本文内の脚注参照番号をクリックします。ページ下部の脚注にジャンプします。次に、脚注自体で、本文の参照ポイントに戻る戻りリンクを探します。文書で手動で入力された上付き数字ではなく挿入や脚注が使用されている場合、Word は下向きリンクと上向きリンクの両方をエクスポートします。手動の脚注番号は両端で無効になっています。
エクスポート中に相互参照が壊れた場合の対処法
エクスポートされた PDF で相互参照が壊れている場合、修正は PDF ではなくソース Word 文書内にあります。 Word に戻り、各相互参照が手動で入力されたものではなく、挿入、相互参照を使用して作成されたことを確認します。 Ctrl+A を押してすべてを選択し、F9 を押してすべてのフィールドを更新してすべてのフィールドを更新します。これにより、Word はすべての相互参照、目次エントリ、およびフィールド コードを再計算するようになります。フィールド キャッシュが古いと、参照が間違ったページを指したり、意図した参照ではなくエラー テキストが表示されたりする可能性があります。更新後、PDF に再エクスポートし、リンクを再度確認します。
フィールドを更新しても問題が解決しない場合は、ドキュメントに壊れたフィールド コードが含まれている可能性があります。 Alt+F9 を押して、フィールド コードの表示を切り替えます。 「エラー!」のようなエラー メッセージを表示する相互参照フィールドを探します。参照元が見つかりません。」これらの壊れた参照は、文書できれいな PDF Export を生成する前に、Word で再作成する必要があります。壊れた相互参照を削除し、ターゲットの場所に移動し、ブックマークを挿入し、参照の場所に戻り、そのブックマークを指す新しい相互参照を挿入します。この手動修復プロセスは面倒ですが、壊れた相互参照を修復する唯一の信頼できる方法です。
Google ドキュメントおよびその他のワープロによる変換
Google ドキュメントは、PDF リンク および相互参照を Word とは異なる方法で処理します。 Google ドキュメントを PDF としてダウンロードすると、外部 URL へのハイパーリンクは保持され、クリック可能なままになります。 Google ドキュメントの組み込みの見出しスタイルで書式設定された見出しは、自動的に PDF ブックマークになります。ただし、Google ドキュメントでは、Word のように特定のセクションやページ番号への相互参照はサポートされていません。 Google ドキュメントに内部ナビゲーションが含まれている場合は、[挿入]、[ブックマーク] を使用してアンカーを作成し、[挿入]、[リンク] を使用してブックマークへのリンクを作成します。これらのブックマーク リンクは PDF エクスポート後も存続し、結果の PDF 内で機能的な内部ナビゲーションを生成します。
Apple Pages も同様に PDF エクスポートを処理します。外部ハイパーリンクは保持されます。 Pages の挿入、目次機能によって生成された目次は、クリック可能なエントリとしてエクスポートされます。 Pages ではセクション間の相互参照がネイティブにサポートされていないため、内部相互参照が必要な文書は、主流のワード プロセッサの中で最も成熟した相互参照システムを備えた Word で作成する方が適しています。 WukongPDF の Word から PDF への変換ツールは、相互参照構造がそのままの状態で文書を処理します。また、作成時にエクスポート設定が失われていた文書の場合、PDF 編集ツールは手動でハイパーリンクを追加して壊れた参照を置き換えることができますが、手動によるリンクの追加は、最初にエクスポート設定を正しく行うよりもはるかに時間がかかります。