Google スプレッドシートには専用の「PDF としてエクスポート」機能がありません。ボタンはデスクトップのスプレッドシート アプリと同じように使用できますが、シートや選択範囲を PDF としてダウンロードでき、見た目を適切に制御できます。このプロセスには予想よりもいくつかの手順が必要ですが、設定場所がわかれば、作業は簡単です。
Google シートを PDF に変換する方法
Google スプレッドシートを開きます。 [ファイル] > [ファイル] に移動します。ダウンロード > PDF (.pdf)。これにより、Google の印刷設定ダイアログが新しいウィンドウで開きます。名前に反して、これは実際には PDF エクスポート ダイアログであり、紙に印刷するダイアログではありません。
「エクスポート」をクリックする前に、右側のパネルの設定を確認してください。デフォルトでは、特にシートの幅が広い場合や列が多い場合には、スプレッドシートとまったく同じに見えない PDF が生成されることがよくあります。
キー PDF Google スプレッドシートの設定をエクスポート
エクスポート ダイアログの右側にある設定パネルは、PDF ページ上でのデータのレイアウト方法を制御します。最も重要なオプション:
- 用紙サイズ: 対象読者に応じて、A4 またはレターを選択します。幅の広いシートは、多くの場合、横方向の方が見栄えが良くなります。
- スケール: 「幅に合わせる」これは通常、幅の広いスプレッドシートにとって最も信頼できるオプションです。すべての列を 1 ページの幅に押し込みます。 「普通」スケールによって右側の列が切り取られる場合があります。
- マージン: マージンが狭いと、データ用のスペースが広くなります。共有する場合は、通常のマージンの方がよりプロフェッショナルに見えます。
- グリッド線: シート内に明示的な境界線を設定していない場合でも、セル間に境界線を表示したい場合は、これらをオンにします。
- 固定された行を繰り返す: シートに固定されたヘッダー行がある場合、これを有効にすると、各 PDF ページの先頭でヘッダー行が繰り返し表示されます。
特定のシートまたは範囲を PDF としてエクスポートする
デフォルトでは、Google スプレッドシートは現在アクティブなシートをエクスポートします。ファイルに複数のタブがある場合、表示しているタブのみがエクスポートされます。すべてのシートをエクスポートするには、「エクスポート」を探します。ダイアログ上部のドロップダウンをクリックし、「現在のシート」から切り替えます。 「ワークブック」に。
特定の範囲のセル (集計表など) のみをエクスポートするには、エクスポート ダイアログを開く前にシート内のセルを選択します。ダイアログで、エクスポート オプションを「選択したセル」に変更します。 PDF にはシートのその部分のみが含まれます。
Google スプレッドシート PDF が画面と異なる理由
Google スプレッドシート PDF のエクスポートに関する最も一般的な苦情は、列が切り取られたり、レイアウトが窮屈に見えたりすることです。これは、デフォルトの縮尺設定がコンテンツを標準のページ サイズに合わせようとするために発生しますが、データの幅が必ずしも一致するとは限りません。
この問題を修正するには、向きを横向きに切り替え、スケールを「幅に合わせる」に設定します。それでもデータが圧縮されすぎているように見える場合は、エクスポートする前に重要度の低い列を非表示にするか、データが単一ページには広すぎる場合はシートを複数のエクスポートに分割することを検討してください。
モバイルで Google スプレッドシートを PDF に変換する
Google スプレッドシート モバイル アプリは PDF エクスポートをサポートしていますが、デスクトップ バージョンよりもレイアウト オプションが少なくなっています。三点メニューをタップし、[共有と共有] を選択します。エクスポートし、名前を付けて保存します。形式リストから PDF を選択し、「保存」をタップします。
モバイル エクスポートが正しく表示されない場合は、デスクトップ ブラウザで同じシートを開き、[ファイル] > [ファイル] を使用します。ダウンロード > PDF ルート — 出力をより詳細に制御できるようになります。
エクスポート後: PDF の操作
PDF を取得したら、他のドキュメントと同様に扱うことができます。表紙を追加したり、別のソースからグラフを追加したりするなど、他のファイルと結合する必要がある場合は、WukongPDF の Merge PDF ツールが迅速に処理します。
エクスポートされた PDF が予想より大きい場合 (これは、多くのセルまたは埋め込み画像を含むシートで発生する可能性があります)、PDF Compression ツールを使用して実行すると、通常、データの読みやすさに影響を与えることなくサイズが大幅に削減されます。