PDF/A è un sottoinsieme del formato PDF progettato specificamente per l'archiviazione a lungo termine. La "A" sta per archivio. Un file PDF/A è un PDF valido che segue regole aggiuntive che garantiscono che rimanga leggibile e autonomo per un tempo indefinito, senza dipendere da software, caratteri o profili colore esterni che potrebbero non esistere in futuro.
Che cosa può contenere un PDF normale che PDF/A non può
Un PDF standard può fare riferimento ai caratteri senza incorporarli, facendo affidamento sul visualizzatore per trovare un carattere corrispondente nel sistema dell'utente. Può contenere JavaScript che viene eseguito all'apertura del documento. Può incorporare audio e video. Può collegarsi a URL esterni e file esterni. Può utilizzare la crittografia. Tutte queste cose creano dipendenze dall'ambiente in cui viene visualizzato PDF: se un carattere esce dalla distribuzione, o un comportamento JavaScript cambia o una risorsa esterna si sposta, PDF potrebbe non essere visualizzato correttamente.
PDF/A vieta tutto ciò. I caratteri devono essere completamente incorporati. Nessun JavaScript, nessun audio, nessun video, nessun collegamento esterno, nessuna crittografia. Gli spazi colore devono essere definiti con profili ICC incorporati. Il documento deve essere completamente autonomo: tutto il necessario per visualizzarlo correttamente è all'interno del file stesso. Ciò garantisce che un file PDF/A aperto tra cinquant'anni, quando metà dei caratteri a cui avrebbe potuto fare riferimento non esisterà più, avrà ancora esattamente l'aspetto previsto.
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Le diverse varianti PDF/A
PDF/A si è evoluto attraverso diverse versioni. PDF/A-1 (rilasciato nel 2005) è il più restrittivo: nessuna trasparenza, nessuna compressione JPEG2000, gestione del colore limitata. PDF/A-2 (2011) ha aggiunto il supporto per la trasparenza, JPEG2000 e una gestione del colore più sofisticata, rendendolo compatibile con i flussi di lavoro di progettazione moderni. PDF/A-3 (2012) ha esteso PDF/A-2 per consentire l'incorporamento di formati di file arbitrari all'interno del contenitore PDF, utile per documenti ibridi come le fatture elettroniche che incorporano dati XML insieme a una pagina PDF leggibile dall'uomo.
Ogni versione ha anche livelli di conformità: "b" (base) garantisce la riproducibilità visiva, "a" (accessibile) aggiunge una struttura con tag per l'accessibilità e "u" (Unicode) garantisce che il testo sia mappato in Unicode per un'estrazione affidabile. PDF/A-2b è il più utilizzato per l'archiviazione generale di documenti: è più flessibile di PDF/A-1b pur soddisfacendo i requisiti della maggior parte degli standard di archiviazione.
Quando PDF/A è richiesto
Agenzie governative, tribunali, istituti sanitari, regolatori finanziari e molte grandi aziende specificano PDF/A per i documenti che devono essere conservati per anni o decenni. Nell'UE, molti portali governativi richiedono PDF/A per gli invii ufficiali. ISO 32000 (la specifica PDF) e vari standard di archiviazione nazionali fanno riferimento esplicitamente a PDF/A. Se un regolamento, un contratto o un'istituzione specifica PDF/A per un invio, di solito significa PDF/A-1b o PDF/A-2b: controlla il requisito esatto anziché dare per scontato che qualsiasi versione lo soddisfi.
Per l'archiviazione di documenti personali (mantenere una copia pulita di un contratto di locazione, di una dichiarazione dei redditi, di un diploma) il normale PDF funziona bene per scopi pratici. PDF/A è importante soprattutto nei contesti istituzionali in cui il rispetto degli standard archivistici è esplicitamente richiesto.
Aprire e lavorare con PDF/file A
I file PDF/A si aprono in qualsiasi visualizzatore PDF: sono PDF validi. Adobe Reader mostra una barra blu nella parte superiore di un file PDF/A che indica che è in modalità archivio e suggerisce di non modificarlo. Puoi leggere, cercare, copiare testo e stampare da un PDF/A esattamente come faresti da un normale PDF. La restrizione riguarda la modifica: la modifica di un file PDF/A in modi che violano i suoi vincoli di archiviazione lo converte in un PDF non conforme, di cui alcuni strumenti ti avviseranno.
Se è necessario modificare sostanzialmente un file PDF/A, il flusso di lavoro tipico è convertirlo in un PDF normale (rimuovendo le restrizioni PDF/A), apportare le modifiche e quindi riconvertirlo in PDF/A se è necessario preservare la designazione di archivio. Adobe Acrobat Pro gestisce questo; uno strumento di conversione PDF può anche rimuovere i metadati PDF/A per consentire la modifica, sebbene la rimozione della designazione di archivio significhi che il file risultante non soddisfa più gli standard di archiviazione.
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