PDF/A è un formato di archiviazione standardizzato ISO progettato per garantire che i documenti rimangano leggibili tra decenni senza dipendere da software specifici o risorse esterne. La conversione di un normale PDF in PDF/A è un'operazione di conformità: il convertitore controlla cosa contiene il file, rimuove o modifica tutto ciò che viola lo standard e produce una versione di archivio autonoma.
Cosa richiede effettivamente PDF/A
PDF/A impone vincoli che i normali PDF non impongono. Tutti i caratteri devono essere completamente incorporati, non solo i sottoinsiemi, ma i dati completi dei caratteri. Il contenuto esterno è vietato: nessun collegamento a file esterni, nessun audio o video incorporato, nessun JavaScript, nessuna crittografia. Gli spazi colore devono essere definiti con profili ICC incorporati anziché fare affidamento sul dispositivo di output per interpretarli. I metadati devono seguire standard specifici. Un file PDF/A è completamente autonomo e autodescrittivo.
Esistono diverse varianti di PDF/A: PDF/A-1 (l'originale, più restrittiva), PDF/A-2 (consente trasparenza e compressione JPEG2000) e PDF/A-3 (aggiunge il supporto per file incorporati di qualsiasi formato, utile per incorporare dati di fattura XML insieme a una fattura leggibile dall'uomo). La versione da scegliere dipende dai requisiti: l'archiviazione legale e governativa spesso specifica PDF/A-1b o PDF/A-2b. In caso di dubbio, PDF/A-2b è una buona impostazione predefinita che gestisce la maggior parte dei documenti moderni senza le rigide limitazioni di PDF/A-1.
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Conversione con Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro fornisce la conversione PDF/A più completa. Vai a File → Salva con nome → PDF/A, scegli il livello di conformità (PDF/A-1b, PDF/A-2b, ecc.) e salva. Acrobat esegue un controllo preliminare, contrassegna tutto ciò che non può essere convertito automaticamente e segnala le modifiche apportate. Per i problemi che non è possibile risolvere automaticamente (ad esempio alcuni contenuti multimediali incorporati, crittografia in conflitto con lo standard) ti dice cosa impedisce la conformità e cosa dovresti modificare.
Lo strumento di preflight di Acrobat (Strumenti → Produzione di stampe → Preflight) offre un controllo ancora più granulare. Puoi eseguire prima un controllo di conformità PDF/A per visualizzare l'elenco completo dei problemi prima di impegnarti nella conversione, quindi decidere se risolverli individualmente o lasciare che Acrobat li gestisca automaticamente.
Convertire senza Acrobat
Diversi strumenti gestiscono la conversione di PDF/A senza un abbonamento ad Acrobat. Ghostscript, un processore PDF open source gratuito, si converte in PDF/A tramite riga di comando: i flag rilevanti sono -dPDFA=2 e -dPDFACompatibilityPolicy=1. Questo è affidabile ma richiede familiarità con gli strumenti da riga di comando. Per un approccio più semplice, LibreOffice può esportare i documenti direttamente in PDF/A: nella finestra di dialogo di esportazione, seleziona la casella "PDF/A-1a" opzione nella scheda Generale.
Esistono convertitori basati su browser per la conversione PDF/A ma variano in termini di qualità. Alcuni modificano solo l'intestazione dei metadati del file per dichiarare la conformità PDF/A senza effettivamente risolvere i problemi sottostanti: un file che non supera un adeguato controllo di conformità continuerà a fallire dopo questo tipo di conversione. Per una vera conformità PDF/A in grado di soddisfare i requisiti di un archivista o del governo, Acrobat o Ghostscript sono più affidabili di uno strumento browser.
Verifica della conformità PDF/A
Dopo la conversione, verifica che il file soddisfi effettivamente lo standard anziché dare per scontato che la conversione abbia funzionato. Adobe Reader mostra una barra blu nella parte superiore di un file PDF/A quando viene aperto, indicando che il documento è in modalità PDF/A. Per un controllo più approfondito, lo strumento online gratuito veraPDF convalida dettagliatamente la conformità PDF/A: carica il file e segnala quale livello di conformità soddisfa ed elenca eventuali problemi rimanenti.
Quando invii file PDF/A per la conformità con una normativa specifica o a un istituto specifico, conferma sempre quale livello PDF/A è richiesto e verifica che il tuo output soddisfi quel livello esatto. PDF/A-2b e PDF/A-1b non sono la stessa cosa e un invio che richiede PDF/A-1b non sarà soddisfatto da un file PDF/A-2b anche se quest'ultimo è tecnicamente più capace.
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