I limiti degli allegati e-mail, in genere 10-25 MB a seconda del provider, colgono le persone alla sprovvista più spesso di quanto dovrebbero. La buona notizia è che esistono diversi modi affidabili per inviare PDF di grandi dimensioni e la maggior parte di essi sono gratuiti.
Prima comprimi, poi decidi
Prima di considerare metodi di consegna alternativi, controlla se il file deve effettivamente essere così grande. Uno strumento PDF Compressione può ridurre la maggior parte dei PDF del 50-80% senza una perdita visibile di qualità: un file da 30 MB spesso si comprime in 5-6 MB, il che passa attraverso la posta elettronica senza soluzioni alternative. Richiede circa un minuto e vale la pena provare prima.
I casi in cui la compressione non aiuta molto: PDF che sono già ben ottimizzati o file in cui il contenuto è principalmente fotografia ad alta risoluzione che non può essere ulteriormente ridotta senza un visibile degrado. Per questi, un metodo di consegna diverso è la risposta giusta.
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Collegamento al cloud storage: l'opzione più pratica
Carica il PDF su Google Drive, Dropbox o OneDrive e condividi un collegamento. Il destinatario fa clic sul collegamento e scarica direttamente: nessun limite di dimensione dell'e-mail, nessuna attesa per il trasferimento di un allegato di grandi dimensioni, nessun messaggio restituito al mittente. Google Drive consente fino a 5 TB per file, quindi la dimensione non è effettivamente un vincolo.
Quando condividi documenti sensibili in questo modo, imposta le autorizzazioni di collegamento in modo appropriato. "Chiunque abbia il link" è conveniente ma significa che chiunque riceva quel collegamento può anche accedere al file. Per i documenti riservati, limita a indirizzi e-mail specifici o imposta una data di scadenza del collegamento se la piattaforma lo supporta.
WeTransfer per trasferimenti una tantum
Il livello gratuito di WeTransfer consente file fino a 2 GB senza account richiesto. Carica il file, inserisci l'indirizzo email del destinatario e WeTransfer gli invia un collegamento per il download. Il file è disponibile per 7 giorni prima di essere eliminato. È una buona opzione quando devi inviare un file di grandi dimensioni a qualcuno che non dispone di Google Drive o Dropbox e non vuoi occuparti della configurazione dell'archiviazione nel cloud.
Quando il destinatario ha un limite di dimensioni per le sue estremità
Alcuni sistemi di posta elettronica aziendali rifiutano allegati di grandi dimensioni in entrata indipendentemente da ciò che consente il provider del mittente. Se l'organizzazione di un destinatario ha un limite di 10 MB per gli allegati e stai inviando 8 MB, l'invio potrebbe comunque non essere recapitato a seconda del sovraccarico del server di posta elettronica. Un collegamento cloud elude completamente questo problema: l'e-mail stessa è piccola (solo un URL) e l'effettivo trasferimento del file avviene al di fuori del sistema di posta elettronica.
Se invii regolarmente file di grandi dimensioni alle stesse persone, creare una cartella condivisa su Google Drive o Dropbox è più semplice che inviare ogni volta collegamenti individuali. Trascina i file nella cartella e saranno immediatamente disponibili, senza bisogno di inviarli.
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