Un PDF scansionato di una lettera di cinque pagine non dovrebbe essere 80 MB. Ma spesso lo è, e il motivo dipende quasi sempre da come è stata impostata la scansione piuttosto che da qualcosa che riguarda il documento stesso. La dimensione del file di un PDF scansionato non ha nulla a che fare con la quantità di testo presente sulla pagina: è determinata interamente dai dati dell'immagine acquisiti dallo scanner. Comprendere questa distinzione porta direttamente alla soluzione.
La risoluzione dello scanner era troppo alta
Questa è la causa più comune di PDF scansionati di grandi dimensioni con un ampio margine. La risoluzione dello scanner viene misurata in DPI (punti per pollice). Maggiore è il DPI, maggiore è la quantità di dati dell'immagine acquisiti e maggiore è il file risultante. Molti scanner hanno come impostazione predefinita una risoluzione di 300 o 600 DPI, che è appropriata per l'archiviazione di documenti che potresti dover stampare in grande formato o ingrandire da vicino. Per un documento di testo standard che condividi via e-mail o carichi su un portale, è eccessivo.
A 300 DPI, una singola pagina A4 a colori produce circa 25 MB di dati di immagine grezzi prima di qualsiasi compressione. Moltiplicalo per un documento di 10 pagine e inizierai con 250 MB prima ancora che il PDF venga salvato. La maggior parte degli scanner applica la compressione automaticamente, ma il punto di partenza sono ancora molti dati.
Per i documenti di solo testo, 150 DPI sono sufficienti per un output pulito e leggibile. Per documenti con foto o diagrammi dettagliati, 200 DPI è un limite ragionevole per scopi di condivisione. Risparmia oltre 300 DPI per esigenze di archiviazione reali in cui potresti dover riprodurre il documento alla massima qualità in un secondo momento.
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Scansione a colori anziché in scala di grigi o in bianco e nero
Le scansioni a colori memorizzano tre canali di dati per ogni pixel: valori rosso, verde e blu. Una scansione in scala di grigi ne memorizza solo uno. Una scansione in bianco e nero (bitonale) memorizza un bit per pixel: bianco o nero, niente in mezzo. La differenza nella dimensione del file è significativa: una scansione a colori di un documento di solo testo può essere 10-20 volte più grande dello stesso documento scansionato in bianco e nero.
Se il tuo documento è inchiostro nero su carta bianca, che descrive la maggior parte dei documenti aziendali, dei contratti e dei moduli, non vi è alcun vantaggio nella scansione a colori. La scansione catturerà il leggero colore crema della carta, le ombre grigie vicino ai fori dei punti metallici e la sottile variazione nella densità dell'inchiostro, nessuna delle quali è necessaria. Il passaggio alla modalità bianco e nero o scala di grigi nelle impostazioni dello scanner riduce drasticamente le dimensioni del file.
Nessuna compressione è stata applicata al momento del risparmio
Alcuni software per scanner salvano le immagini scansionate con una compressione minima o nulla. Lo scanner acquisisce i dati grezzi dell'immagine e li scrive nel PDF quasi così come sono, risultando in un file inutilmente grande per ciò che contiene. Questo varia a seconda dello scanner e del software: alcuni applicano una compressione aggressiva per impostazione predefinita, altri la toccano appena.
Se disponi già di un PDF scansionato di grandi dimensioni, eseguirlo tramite uno strumento di PDF Compressione è spesso la soluzione più rapida. Un buon strumento di compressione applicato a un PDF scansionato può ridurre le dimensioni del file del 60-80% senza alcun cambiamento visibile nella qualità, soprattutto per i documenti di testo in bianco e nero in cui i dati dell'immagine vengono compressi in modo estremamente efficiente.
La scansione include pagine non necessarie o pagine vuote
Gli scanner con alimentatori automatici di documenti a volte caricano pagine bianche extra, soprattutto se il documento ha il retro vuoto. Ogni pagina vuota viene comunque archiviata come immagine completa nel PDF, contribuendo alla dimensione del file senza aggiungere alcun contenuto utile. Una scansione di 20 pagine con 6 pagine bianche accidentali è più grande del 30% rispetto a quanto dovrebbe essere.
Dopo la scansione, rivedi rapidamente il PDF ed elimina eventuali pagine vuote o duplicate prima di salvare o condividere. La maggior parte degli strumenti PDF ti consente di rimuovere singole pagine: l'operazione richiede circa 30 secondi e può ridurre in modo significativo la dimensione finale.
Come ridurre le dimensioni di un documento scansionato esistente PDF
Se la scansione è già stata eseguita e il file è troppo grande, hai due opzioni principali: comprimerlo o scansionarlo nuovamente con impostazioni migliori. La nuova scansione è la soluzione più pulita se hai ancora accesso al documento fisico e desideri il miglior risultato possibile. Ma se hai solo bisogno di portare rapidamente il file al di sotto di un limite di dimensione, la compressione funziona bene.
Lo strumento PDF Compression di WukongPDF gestisce bene i PDF scansionati perché ottimizza direttamente le immagini incorporate, che è esattamente ciò di cui è fatto un PDF scansionato. Carica il file, scegli il livello di compressione e scarica il risultato. Per un tipico documento di testo scansionato, l'output è solitamente più piccolo del 70-85% rispetto all'originale senza alcuna perdita di qualità visibile.
Impostazioni di scansione da utilizzare in futuro
Alcune modifiche alle impostazioni dello scanner manterranno i file gestibili fin dall'inizio:
- Documenti di solo testo: modalità bianco e nero, 150 DPI
- Documenti con foto o grafica: scala di grigi o colore, 200 DPI
- Potrebbe essere necessario riprodurre gli originali di archiviazione: 300 DPI, a colori se applicabile
- Abilita sempre la compressione PDF nel software dello scanner, se l'opzione è disponibile
I PDF scansionati non devono essere enormi. Le giuste impostazioni al momento della scansione mantengono i file piccoli senza sacrificare la qualità di cui hai effettivamente bisogno e un passaggio di compressione successivo gestisce tutto ciò che è sfuggito.
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